Datos externos: definición, tipos e importancia

Los datos externos consisten en la información que obtienen las empresas a través de agentes ajenos a la empresa. Esta información proviene de los mercados, clientes potenciales, competidores, organismos públicos, entidades financieras, etc.

Esta información es importante para cumplimentar los datos internos de la empresa, ya que otorga otros puntos de vista y puede servir a la empresa para la toma de decisiones y la gestión de estrategias empresariales.

Los datos externos solicitados por una empresa son diversos, pero frecuentemente suelen ser estudios de análisis de mercados, estudios sobre la competencia y asesoría jurídica.

Los datos externos pueden ser de diferentes tipos:

• Datos pagados: Lo ofrecen empresas de servicios especializados a cambio de una compensación económica. Los datos externos pagados se hacen a medida para resolver los problemas de la empresa.
• Datos abiertos: Son todos los datos que se pueden encontrar de forma gratuita. Por lo general no son de mucha utilidad ya que dicha información no se realizó con el objetivo de dar respuesta al problema de la empresa, sin embargo, pueden ser muy útiles como datos complementarios de otro estudio de elaboración propia o pagado.
• Datos compartidos: Son los datos que se comparten entre empresas. Estos datos son compartidos por empresas que pertenecen a un mismo grupo o entre empresas aliadas. Es frecuente que compartan datos empresas que pertenecen a una misma cadena (proveedores-fabricante-distribuidor).
• Datos de internet: Son datos que se pueden encontrar en las redes por lo general de forma gratuita, sin embargo, este tipo de información debe tratarse con cuidado por el origen de los datos, a menudo desconocido o por fuentes con datos poco o nada contrastados.

Aunque es cierto que los analistas comerciales consideran que los datos internos de la empresa son mucho más valiosos que los externos, estos pueden ser claves a la hora. Sin embargo, los datos externos no son controlables por la organización, sino que viene impuestos.

Una vez recogidos los datos externos, se analizan y se realiza un informe que sea de útil para los directivos y así poder evaluar oportunidades de inversión dentro del mercado.

Las entidades bancarias aportan datos como los tipos de interés de los préstamos, y ofrecen información sobre la salud del mercado financiero. Prestar atención a la información que ofrecen puede ayudar a la empresa a aprovechar buenas oportunidades de inversión y adaptarse con tiempo a las recesiones económicas.

Las empresas de servicios de marketing ofrecen su base de datos internos para generar informes sobre el comportamiento y perfil del cliente, el nivel de conocimiento de marca y participación en el mercado, la participación en la página web… Los directivos usan estos datos para tomar decisiones relacionadas con las campañas de marketing. Aunque las grandes empresas cuentan con sus propios departamentos de marketing que elaboran este tipo de información, la mayoría de las empresas (pequeñas y medianas empresas) no cuentan con los recursos necesarios para mantener dicho departamento, por lo que contratan los servicios de este tipo de empresas especializadas.

El correcto uso de la información facilita a la empresa a tomar decisiones que satisfagan las necesidades reales de los clientes mejorando de esta forma los resultados de la entidad.

Para que la inversión en datos externos sea fructífera es necesario que la empresa colabore con estas entidades; sin embargo, es normal que sean reservadas con cierto tipo de información, que más tarde estas otras empresas podrían utilizar para vender a la competencia.

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