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En un mundo cada vez más tecnológico, el concepto de back office se erige como un aspecto de especial relevancia dentro del ecosistema empresarial. Aunque parezca un término complejo, es mucho más sencillo de lo que parece, ya que hace referencia a las partes que el cliente no ve.
En Euroinnova, queremos explicar en profundidad qué es el back office. Como venimos diciendo, se trata de la parte operativa que el cliente no ve, pero que es imprescindible. Por otro lado, también te queremos acercar los distintos tipos que existen y, además, hablarte del back office automatizado, un aspecto interesante.
¡Vamos a ello!
Cuando hablamos de back office, hablamos de la parte de la empresa que no tiene contacto directo con el cliente, pero es crucial para que la organización funcione de manera correcta. Así, abarca todo el conjunto de actividades que potencian la parte operativa de la empresa, como la administración de recursos, el manejo de los inventarios o la contabilidad.
La relevancia del back office está en esa labor de facilitar el trabajo del front office. En cierto modo, trabajan en la sombra para que los empleados que tienen contacto con el cliente no tengan absolutamente nada por lo que preocuparse.
Por otro lado, aunque no tienen contacto con los clientes, velan porque la calidad del servicio no se vea mermada. Por último, garantizan el cumplimiento legal de la empresa.
Dentro del back office nos encontramos con distintos equipos disciplinares. Por ello, las funciones que cumple esta parte de una empresa van desde el reclutamiento hasta la gestión del inventario. Tareas de gran relevancia que permiten que el cliente tenga una buena experiencia. Vamos a ver algunas de esas funciones:
Como vemos, el back office es una garantía de que todas las operaciones internas de la empresa apoyan al front office en la entrega de servicios (Miller, 2021).
Como venimos diciendo, existen numerosos departamentos en una empresa que no tienen contacto directo con el cliente. Por ello, también contamos con diferentes tipos de back office. ¡Descubre los más importantes!
Este back office se centra en la gestión de tareas como la contabilidad, la gestión financiera y el control de inventarios. Sin duda alguna, estas actividades son fundamentales para la estabilidad económica de la organización.
¿Qué hace el back office de soporte técnico? Se encarga de gestionar las infraestructuras tecnológicas de la empresa, como pueden ser la administración de tecnología de la información, redes o software.
Este tipo de back office se encarga de gestionar al equipo humano de la empresa. Son los responsables de la contratación, la gestión de nóminas, del desarrollo del personal y del cumplimiento de las normativas laborales. En este punto, las obligaciones legales adquieren una gran importancia.
Por último, debes saber que estos tipos de back office pueden trabajar entre ellos, con el objetivo de satisfacer las necesidades del front office. Por ello, puede haber líneas de trabajo que involucren a los tres tipos.
Venimos hablando del front office durante todo el artículo, ¿pero sabes exactamente a qué nos referimos? La principal diferencia entre el back office y el front office radica en la interacción con los clientes.
Mientras que el front office tiene contacto directo con el cliente, como, por ejemplo, el equipo de ventas, el back office se centra en las operaciones internas. Mientras que el front se dedica a ofrecer los productos y los servicios, el back ayuda con tareas administrativas y operativas.
Un aspecto relevante es que el front office se mide por la satisfacción del cliente y el número de ventas o beneficios. Sin embargo, sin el back office no se podrían ejecutar todos los procesos con la eficacia necesaria.
El impacto del back office en una empresa es enorme, ya que ayuda a su correcto funcionamiento. Aunque su trabajo no sea visible para el cliente, tiene una incidencia notable. Sobre todo, porque son los encargados de asegurar el cumplimiento legal de las actividades comerciales. Así, le evitan sanciones a la empresa.
Otro motivo por el que el back office es realmente importante es que porque sirve de apoyo para el front office, proporcionando la infraestructura y los recursos necesarios para que las interacciones con los clientes sean fluidas. Un buen back office permite al comité de dirección centrarse en actividades más estratégicas.
La automatización es una de las principales preocupaciones de todas las empresas del país. Y es que con la automatización del back office se consigue mejorar la eficiencia y reducir costes operativos. Al final, existen tareas como el procesamiento de facturas o gestión de inventarios que no necesitan de una intervención humana.
La eliminación de estas tareas repetitivas gracias a la automatización del back office suma valor añadido. Además, estos sistemas aseguran un mayor control sobre los procesos y facilitan la trazabilidad de las operaciones.
La automatización del back office también libera al equipo especializado de esta área. Así, se pueden concentrar en tareas estratégicas que requieren de una mayor atención y análisis. Empresas que adoptan estas tecnologías se adelantan a sus competidores al reducir el tiempo de respuesta y mejorar la precisión en sus operaciones (Wilson, 2021).
Antonio Gutiérrez Pérez
COPYWRITER
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