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Si estás familiarizado con el ámbito empresarial o mercantil, seguramente te suena haber escuchado la palabra albarán. El albarán es un documento imprescindible en estos dos mundos, ya que sirve para dar fe de la entrega de un producto o servicio. Sin eso, ¿quién puede demostrar ese intercambio?
Sin embargo, el albarán encierra varias cuestiones que hoy te queremos explicar.
Por ejemplo, cuáles son los requisitos que debe cumplir un albarán para tener validez legalmente. Por otro lado, ¿cuánto tiempo lo debes reservar? Al final, son cuestiones imprescindibles para no tener ningún contratiempo.
Así pues, empezamos este post sobre qué es un albarán.
Como decimos, el albarán se define como el documento mercantil que certifica la entrega de un producto o servicio. En la mayoría de los casos, el vendedor es el encargado de elaborar este documento en el momento en el que envía la mercancía.
La función que cumple un albarán es básica: detallar lo que se ha entregado. De esta manera, tanto vendedor como comprador tienen un documento legal para dar fe de esta operación comercial.
¿Pero si pierdo los albaranes, Hacienda me perseguirá? Para nada, un albarán no tiene efectos tributarios directos. Solo lo tendría al estar acompañado de la factura.
Resumiendo, un albarán cuenta con información del producto, la cantidad y bajo qué condiciones se ha entregado, por ejemplo. Cuando el receptor de la mercancía lo recibe, lo firma si todo está bien.
No cualquier albarán puede ser válido. Debes tener especial cuidado con esto tanto si eres el vendedor como el comprador, ya que un albarán reglamentario tiene que cumplir con estos requisitos:
Una vez que conocemos qué requisitos debe cumplir un albarán, vamos a presentar un ejemplo totalmente ficticio que nos ayude a visualizar las distintas partes:
Empresa Emisora: Canal & Asociados
Calle Mayor, 123
28001, Madrid, España
CIF: B12345678
Cliente: Distribuciones Globales S.L.
Avenida del Comercio, 45
41001, Sevilla, España
CIF: B87654321
Albarán N.º: 000123
Fecha de Emisión: 19 de septiembre de 2024
Fecha de Entrega: 22 de septiembre de 2024
Descripción de la Mercancía:
| Cantidad | Descripción | Unidad |
|---|---|---|
| 50 | Ordenadores portátiles modelo X | Unidad |
| 100 | Teclados inalámbricos | Unidad |
| 75 | Ratones ópticos | Unidad |
Observaciones:
La mercancía se ha entregado en perfecto estado y conforme a lo solicitado.
Receptor de la Mercancía: Distribuciones Recharte S.L.
Nombre y Firma: _________________________
Fecha de Recepción: 22 de septiembre de 2024
Un albarán no tiene efectos tributarios, pero, aun así, es recomendable guardarlo como parte de la documentación comercial. Puede darse el caso de que, después de la entrega de la mercancía, se abra algún tipo de disputa para la que resulta esencial.
Podemos concluir que tanto el proveedor como el comprador deben guardar copas de los albaranes durante un periodo de cinco años, aunque tendrás que comprobar la legislación de tu país.
Existen varios tipos de albaranes, sobre todo en función del tipo de operación comercial que se esté llevando a cabo. Sin embargo, en este post te vamos a acercar los dos tipos más comunes: el albarán de entrega y el albarán de devolución.
El albarán de entrega es que se usa para documentar la recepción de bienes por parte del cliente. Como hemos mencionado anteriormente, sirve para certificar que todo el proceso comercial fue todo un éxito.
Por otro lado, el albarán de devolución conforma otro tipo que se emite en el momento en el que el cliente decide devolver parte o la totalidad de la mercancía entregada. Este albarán de devolución tiene como objetivo regularizar la situación de inventario en el proveedor.
¿Pero estos dos son los únicos? ¡Para nada! Te queremos acercar el albarán valorado y sin valorar.
¿Conoces la diferencia entre albarán valorado y sin valorar? ¡Te la explicamos! Por un lado, el albarán valorado incluye información detallada sobre los precios de los productos. Básicamente, se añade para facilitar la conciliación contable entre las partes.
Por otro lado, el albarán sin valorar no incluye ningún tipo de información sobre el precio. Solo contiene el detalle de las cantidades y de las características de los productos. Este tipo de albarán se utiliza cuando se desea mantener la confidencialidad de los precios.
Para terminar nuestro post sobre el albarán, vamos a repasar los errores comunes, con el objetivo de que seas capaz de detectarlos. El primero que te acercamos: la falta de coincidencia entre el contenido del albarán y lo realmente entregado. Recuerda revisar siempre detenidamente este documento mercantil.
Otro error general es la falta de información esencial como la fecha de emisión o los datos identificativos de ambas partes. Usa plantillas predefinidas y así nunca caerás en una disputa legal por un albarán mal redactado.
Por último, otro error frecuente es el de firmar el documento sin ni siquiera revisarlo. No tengas prisa, comprueba bien todo antes de firmar el albarán.
Antonio Gutiérrez Pérez
COPYWRITER
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