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Un control de ventas es un proceso indispensable en cualquier empresa que se emplea para rastrear, supervisar y analizar todas las actividades relacionadas con las ventas y sus resultados. El principal objetivo de un control de ventas es mantener un registro detallado de la situación comercial de cada uno de los productos o servicios que ofrece la empresa para poder visualizar su rendimiento y tomar decisiones financieras acertadas.
Con este instrumento, podemos llevar un registro pormenorizado de todas las transacciones de ventas enfocándolas desde diferentes indicadores de rendimiento y parámetros, como las ventas totales, las ventas por producto, las fechas y los ingresos. En función de los objetivos de ventas generales y específicos, a partir del control de ventas se pueden extraer conclusiones para ajustar la estrategia de precios, apostar por unos productos frente a otros, identificar necesidades en nuestra audiencia real y desarrollar otras tácticas de marketing como el cross-selling.
Además, sirve para medir el rendimiento general del equipo de ventas, así como de cada uno de los vendedores de forma individualizada. Al servir como un registro de ventas, las empresas disponen de un histórico de datos al que pueden recurrir para realizar predicciones y tomar decisiones que lleven a confeccionar una estrategia de ventas más beneficiosas.
En esta entrada, te ilustramos sobre la importancia del control de ventas en una empresa.
Los objetivos de ventas son pueden alcanzarse cuando se han cumplido todos los microobjetivos y tareas propuestas en la estrategia de ventas. Un control de ventas sirve principalmente para evaluar en tiempo real el rendimiento comercial de la empresa, así como más detalladamente de productos y servicios que oferta la empresa. Por ejemplo, a través del control de ventas podemos valorar si retirar algunos productos desfasados por su demanda decreciente o si potenciar un producto con potencial de ventas.
Además, el control de ventas también tiene una función centralizadora, ya que aúna todos los datos de ventas en un mismo punto, eliminando duplicidades administrativas. De esta forma, estos datos quedan interconectados en todos los departamentos. Así pues, el departamento de marketing también puede acceder fácilmente a estos datos sin necesidad de crear un registro propio o de comunicaciones interdepartamentales redundantes. Esto, adicionalmente, contribuye a la transparencia de operaciones y transacciones de la empresa.
Y es que un control de ventas no solo sirve para registrar ventas e ingresos, sino también información relevante sobre los clientes. Esto resulta especialmente valioso para segmentar a nuestra base de clientes y acercar nuestro concepto de audiencia objetivo a la audiencia real que nos compra. De esta forma, podremos ajustar nuestra oferta de productos y servicios a las necesidades reales de nuestros clientes.
¿Quieres aprender a crear un control de ventas útil y esclarecedor? Depende de cómo se estructure tu empresa, puede ser una tarea sencilla y lógica, o una hazaña titánica de gran envergadura. En cualquier caso, en Euroinnova hemos creado una sucinta guía para que puedas idear tu propio control de ventas:
Decide cómo registrarás tus ventas en función de la estrategia y estructura de tu empresa. Puedes optar por utilizar software especializado en ventas, hojas de cálculo como Excel o incluso un sistema de registro en papel (algo poco recomendable hoy día). Asegúrate de que la herramienta que elijas sea adecuada para tus necesidades y recursos. Si tienes que almacenar una gran cantidad de datos, es mejor considerar una base de datos e incluso implementar un CRM.
A la hora de escoger una herramienta tecnológica para tu control de ventas deberás tener en cuenta unos criterios: a saber, si está alojado en la nube o de forma interna, si es intuitivo o necesitarás impartir formación para los empleados, si tiene todas las funcionalidades que vas a necesitar y su coste.
Organiza tus registros en categorías clave y diseña cómo será gráficamente. Estas categorías pueden incluir:
Ahora solo queda registrar todas las ventas de acuerdo con el formato que diseñaste con diligencia y de forma consistente para ir recabando poco a poco información de tus ventas. Hoy día gracias a la automatización y a los software de CRM puedes registrar datos y crear informes automáticos a golpe de clic sin tener que introducir datos manualmente todos los días.
Para sacar conclusiones de un control de ventas, primero debes analizar detenidamente los datos recopilados, examinando las cifras y tendencias en pos de identificar patrones significativos. Por ejemplo, podrías observar si ciertos vendedores o productos tienen un rendimiento excepcional o si algunas tiendas superan a otras en ventas.
Luego, interpreta estos hallazgos a la luz de los objetivos comerciales predefinidos. ¿Se están cumpliendo los objetivos de ingresos y rentabilidad? ¿Qué estrategias han sido más efectivas en alcanzar estos objetivos? Además, es importante considerar factores externos que puedan haber influido en las ventas, como eventos estacionales o cambios económicos.
Finalmente, con base en el análisis anterior, se tomarán decisiones pertinentes para impulsar la estrategia de ventas y alcanzar las metas comerciales de la empresa, ya sea ajustando la asignación de recursos, modificando las estrategias de marketing o enfocándose en productos o vendedores de alto rendimiento. La capacidad de extraer conclusiones precisas de tu control de ventas es esencial para la toma de decisiones estratégicas y el crecimiento del negocio.
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Pablo Rafael Blanco
COPYWRITER
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