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¿Sabías que para establecer la estructura organizacional de tu empresa es importante que elabores un manual de organización y funciones (MOF)? Definir cuáles son los procedimientos a cumplir en cada área, la misión y visión de la empresa, la estructura ideal para su funcionamiento, son solo algunos de los intereses del manual de organización y funciones. Además, permite establecer que son los instrumentos de evaluación más adecuados para medir el desempeño.
Sigue leyendo y aprende más sobre qué son los manuales de organización.
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento de uso interno, informativo y de consulta. Está escrito, principalmente, para establecer la estructura organizacional de la empresa, a través de un organigrama. A través de este documento, el gerente elegirá si se definen las funciones por área o por puesto individual; estableciendo el perfil deseado y los indicadores de evaluación, así como las herramientas de evaluación necesarias para ello. Esto también implica seleccionar los instrumentos de evaluación adecuados que respondan a las necesidades del cargo.
Luego de años de uso, se ha determinado que este manual ayuda a asegurar el cumplimiento de las funciones, y a su vez aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las especificaciones laborales que incluye. En el manual se pueden aplicar gráficas, para facilitar el entendimiento de algunos temas en específico, para ello se puede hacer uso de Power Point u otros instrumentos y herramientas de evaluación. Incluso se pueden considerar instrumentos de evaluación ejemplos como rúbricas o listas de cotejo. Estos ejemplos de instrumentos de evaluación permiten estandarizar criterios.
Además, es fundamental tener claras las características de un manual como este, que debe ser claro, accesible y completo.
Aunque este documento sea de carácter informativo e interno, saber qué son los manuales de organización tiene diversas ventajas. También es clave entender cual es el objetivo de un manual de funciones en el entorno laboral, ya que contribuye a la eficiencia organizativa.
Estos son los tres principales tipos de manuales organizativos: manuales de organización, manuales de normas y procedimientos, y manuales de puestos y funciones. Esta división también permite comprender mejor los tipos de manuales administrativos que una organización puede implementar.
Explica todos aquellos aspectos de observación general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus empleados para mostrar que son los manuales administrativos en cuanto a organización los que dan a detalle la estructura de la empresa. Contiene aspectos similares a los de un manual administrativo de una empresa bien estructurado:
Describe las tareas diarias de trabajo, con la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y su secuencia lógica. También hay que señalar que son los manuales administrativos de normas y procedimientos los que ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad y pasos innecesarios dentro de los procesos. Sirve como referencia para ejemplos de manuales de procedimientos administrativos que se aplican en distintas áreas.
Son las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, por medio de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Este documento ilustra como se elabora un manual de funciones desde la identificación del puesto hasta los requisitos del ocupante.
En conjunto, estos documentos conforman lo que podría llamarse una clasificación de los manuales administrativos de referencia para cualquier organización. Además, su aplicación efectiva constituye un manual de procesos administrativos que optimiza la operativa interna.
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