Aparecen de manera escrita y concentran una serie de elementos administrativos sobre las normas, funciones, procedimientos y vías de comunicación entre los integrantes de la empresa, con la intención de unificar criterios de desempeño para cumplir con los objetivos trazados. Además, siempre incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas para los diferentes procedimientos e instrucciones de una empresa.
¿Qué representan los manuales administrativos?
Joaquín Rodríguez Valencia, teórico administrativo, y otros autores, señalan qué cuando se habla de lo qué son los manuales administrativos se deben tomar en cuenta que estos poseen las siguientes características:- Ser una guía práctica.
- Representar la eficiencia de una empresa en los diferentes ámbitos de administración.
- Es una herramienta de soporte para la organización y comunicación.
- Contiene información ordenada y sistemática con base a la unidad administrativa.
- Allí aparecen los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.
8 Beneficios de los Manuales Administrativos
Los manuales organizacionales y sus procedimientos administrativos tienden a uniformar los criterios y conocimientos en las diferentes áreas de la organización, en concordancia con su misión, visión y objetivos. Por consiguiente, determinar que son los manuales administrativos esos documentos dinámicos con revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de la empresa; por tanto sin revisión y análisis se convierte en obsoleto, y lejos de ser la herramienta útil puede ser una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Entre los objetivos y beneficios de lo que son los manuales administrativos se destacan los siguientes:
- Siempre fija las políticas y establece los sistemas administrativos que rigen a la organización.
- Facilita la comprensión de las políticas, objetivos, estructuras y funciones de cada área de la organización.
- Delimita las funciones y responsabilidades de cada área administrativa.
- Asegura y facilita la información necesaria para realizar las labores encomendadas, logrando uniformidad en los procedimientos de trabajo.
- Permite el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando así el control y supervisión innecesaria.
- Evita el derroche de recursos humanos y materiales.
- Reduce los costos.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
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Para determinar que son los manuales administrativos los que tendrán plasmados los objetivos y actividades, se deben seguir unos lineamientos para la elaboración de los mismos, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
- Recopilación de información
Esta fase dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del documento.
- Interpretación y diseño de la información
No es más que darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos. Su importancia y aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos.
- Elaboración del manual
La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico. Aquí se deben incluir las conclusiones y recomendaciones que faciliten la interpretación del contenido del mismo.
- Aprobación y actualización del manual
La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organización en general. El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento o comité específico para el efecto.
Importancia de los manuales administrativos en las empresas
Saber que son los manuales administrativos un instrumento importante en la organización, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento.
Verificar que son los manuales administrativos los documentos que contienen datos agrupados para crear sistemas de información: de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, entre muchos otros; es decir, los manuales presentan una visión de conjunto del organismo social, así como las instrucciones para la ejecución correcta de las actividades o funciones a realizar por los integrantes del mismo. También el manual se puede dar a conocer al personal a través de herramientas como Prezi, con el fin de propiciar la uniformidad del trabajo.
3 tipos de manuales administrativos
Después de conocer qué son los manuales administrativos, encontramos que también están agrupados en tres tipos, a saber:
Manual de organización
Explica todos aquellos aspectos de observación general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus empleados para mostrar que son los manuales administrativos en cuanto a organización los que dan a detalle la estructura de la empresa. Contiene:
- Historia y Descripción de la Empresa.
- Misión, visión y objetivos de la empresa.
- Legislación o base legal.
- Organigrama General.
- Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área).
- Normas y políticas generales.
Manual de normas y procedimientos
Describe las tareas diarias de trabajo, con la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y su secuencia lógica. También hay que señalar que son los manuales administrativos de normas y procedimientos los que ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad y pasos innecesarios dentro de los procesos. Contiene:
- Identificación del procedimiento.
- Nombre.
- Área de desempeño.
- Codificación.
- Objetivos.
- Normas generales.
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran.
- Número de Paso o Sub-paso.
- Descripción de cada una de las actividades que lo integran.
Manual de puestos y funciones
Son las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, por medio de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Abarca:
- Identificación del Puesto de Trabajo.
- Nombre.
- Área de desempeño.
- Codificación.
- Descripción Genérica (objetivo).
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto.
- Diarias o frecuentes.
- Semanales.
- Quincenales.
- Mensuales.
- Trimestrales.
- Semestrales.
- Anuales.
- Ocasionales o eventuales.
- Requisitos del ocupante del puesto (perfil).
- Nivel académico.
- Habilidades y destrezas.
- Conocimientos técnicos y/o específicos.
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