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Se trata de documentos que se firman con la promesa de que se va a pagar determinado bien, servicio o producto en un lapso de tiempo que en la mayoría de los casos se encuentra establecido, estos lapsos suelen tener una fecha límite de la que no se puede pasar.
Al hablar de lo qué son los documentos por cobrar es necesario saber que son acuerdos que se generan a largo plazo, pues existe una estructura que se denomina cuentas por cobrar y corresponde a aquellos pagos que tienen que realizarse en periodos cortos de tiempo. En este sentido, es clave conocer qué es presupuesto de cuentas por cobrar y cómo se gestiona correctamente dentro de la empresa.
Por supuesto, en este tipo de acuerdos se incluyen los intereses, ya que forman parte de lo que vendría siendo el registro contable de la empresa, es necesario que los documentos sean detallados para evitar cualquier tipo de problema. También es relevante tener presente que los documentos por cobrar en contabilidad deben registrarse conforme a los principios contables aceptados.
Debido a que aceptar las notas con promesas de pago es una decisión que toma la empresa de forma personal, es importante conocer de qué forma debe estar estructurado el asiento contable de estos documentos.
Dentro de las maneras de llevar este registro podemos encontrar:
Corresponde a todas aquellas notas de pago que se generan, es importante a la hora de emitirlas tener en claro lo qué son los documentos por cobrar, ya que deben contener determinada cantidad de información.
Dentro de los datos que deben incluirse están:
Este tipo de documentos representan un activo circulante dentro de la empresa, pero manteniendo un saldo deudor, en el momento que se cobra este saldo se carga a la cuenta y es abonado a las ventas. Así se responde también a la duda sobre si los documentos por cobrar es activo o pasivo, considerándolos como parte del activo.
Al momento que se va a pagar un documento pendiente, el cliente no solo cancela el monto estipulado, sino además los montos compuestos que se han generado por el lapso de tiempo estimado.
Para determinar correctamente la cantidad que se debe pagar como interés es necesario hacerlo de la siguiente forma:
Se multiplica el valor nominal de la promesa de pago x la tasa de interés y el tiempo transcurrido.
Cuando se trata de lo qué son los documentos por cobrar, se divide la cantidad de días que ha estado pendiente el pago, por los 365 días del año. Este cálculo es fundamental para elaborar un adecuado presupuesto de cobranza dentro del sistema financiero de la organización.
El período de tiempo de estos documentos puede variar, de acuerdo al control interno de la empresa se pueden aceptar algunos lapsos mayores o menores.
Si el documento vence en menos de un año se trata de un activo circulante, si se cobra después de un año se trata de un activo fijo. En este último caso se clasifica como documentos por cobrar a largo plazo, lo cual influye directamente en los estados financieros.
Todos estos documentos se reportan en lo que vendría siendo el balance general, por supuesto cada uno en un sector diferente. Por ello es importante que los que se encarguen de este tipo de cuentas tengan conocimientos claros al respecto, se pueden realizar algunos cursos de formación que les permitan adquirir mayores conocimientos sobre cuentas y documentos por cobrar y su tratamiento contable adecuado.
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Cristina Polo Calvo
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