que son los documentos por cobrar

¿Sabes qué son los documentos por cobrar? Aprende todo sobre ellos

Cuando se trabaja con mercancía es usual hacer diferentes transacciones a lo largo del día, no todas ellas generan ganancias de inmediato ni corresponden a un pago de momento, en algunos casos se realizan a créditos, es decir se emplean lo que son los documentos por cobrar ¿nunca has oído este termino? Pues no esperes más, ven y aprende de él con este artículo.

No todas las empresas manejan mercancía a crédito, ya que puede resultar un poco engorroso el proceso del pago, pero si se tiene un adecuado control no resulta una tarea titánica, así que si estás pensando poner en práctica esta opción continúa leyendo, ¡Tenemos más información para ti!

¿Qué son los documentos por cobrar?

Se trata de documentos que se firman con la promesa de que se va a pagar determinado bien, servicio o producto en un lapso de tiempo que en la mayoría de los casos se encuentra establecido, estos lapsos suelen tener una fecha límite de la que no se puede pasar.

Al hablar de lo que son los documentos por cobrar es necesario saber que son acuerdos que se generan a largo plazo, pues existe una estructura que se denomina cuentas por cobrar y corresponde a aquellos pagos que tienen que realizarse en periodos cortos de tiempo.

Por supuesto, en este tipo de acuerdos se incluyen los intereses, ya que forman parte de lo que vendría siendo el registro contable de la empresa, es necesario que los documentos sean detallados para evitar cualquier tipo de problema.

Maneras de llevar el registro de estos documentos

Debido a que aceptar las notas con promesas de pago es una decisión que toma la empresa de forma personal, es importante conocer de qué forma debe estar estructurado el asiento contable de estos documentos.

Dentro de las maneras de llevar este registro podemos encontrar:

Registro de documentos por cobrar 

Corresponde a todas aquellas notas de pago que se generan, es importante a la hora de emitirlas tener en claro lo que son los documentos por cobrar, ya que deben contener determinada cantidad de información.

Dentro de los datos que deben incluirse están:

• El valor nominal del documento o la cantidad determinada.
• La fecha de pago.
• La tasa de intereses.

Este tipo de documentos representan un activo circulante dentro de la empresa pero manteniendo un saldo deudor, en el momento que se cobra este saldo se carga a la cuenta y es abonado a las ventas.

Registro de pagos de documentos por cobrar

Al momento que se va a pagar un documento pendiente, el cliente no solo cancela el monto estipulado, sino además los intereses que se han generado por el lapso de tiempo estimado.

Para determinar correctamente la cantidad que se debe pagar como interés es necesario hacerlo de la siguiente forma:

Se multiplica el valor nominal de la promesa de pago x la tasa de interés y el tiempo transcurrido.

Cuando se trata de lo que son los documentos por cobrar, se divide la cantidad de días que ha estado pendiente el pago, por los 365 días del año.

Reporte de los documentos por cobrar 

El período de tiempo de estos documentos puede variar, de acuerdo al control interno de la empresa se pueden aceptar algunos lapsos mayores o menores.

Si el documento vence en menos de un año se trata de un activo circulante, si se cobra después de un año se trata de un activo fijo.

Todos estos documentos se reportan en lo que vendría siendo el balance general, por supuesto cada uno en un sector diferente. Por ello es importante que los que se encarguen de este tipo de cuentas tengan conocimientos claros al respecto, se pueden realizar algunos cursos de formación que les permitan adquirir mayores conocimientos.