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En el mundo de las empresas actualmente, cualquier tipo de negocio mercantil exige documentos que se encuentren firmados por parte de sujetos cualificados de las compañías, los cuales servirán como respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos en el marco de transacciones comerciales, económicas y financieras.
La importancia de la documentación mercantil es tal que se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
A continuación, en este post vamos a proceder a la definición de qué son los documentos mercantiles.
Se considera que son los documentos mercantiles aquel título, efecto, recibo, factura, nota de débito y crédito, etc., el cual sirva para legitimar el ejercicio de las transacciones, así como poder documentar las operaciones comerciales de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran, como mencionamos anteriormente, en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Además, son ejemplos de documentos mercantiles fundamentales para registrar legalmente las actividades comerciales.
Resultan esenciales para el registro y control de los estados financieros, ya que, además de dar fe del tipo de transacción, también sirven para precisar la figura que cumple cada una de las partes involucradas. Es decir, que son uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo análisis financieros, utilizados como información contable, puesto que pueden determinar quién vendió, quién compró, qué se negoció, así como reflejar el monto de la operación.
Para que un documento mercantil se considere legal debe poseer información relevante que le permita determinar los actores y qué transacción se lleva a cabo. Aunque los datos exigidos pueden variar según sea el tipo de documento, entre los que suelen exigirse se encuentran:
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A continuación se explorará la importancia y se presentarán algunos de los documentos comerciales más comúnmente empleados en las operaciones diarias del comercio y la industria.
La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por las siguientes propiedades:
Para conocer con detenimiento lo que son los documentos mercantiles, es importante saber sobre el derecho mercantil, también llamado derecho comercial, que es la rama del derecho privado que se encarga de la regulación de las relaciones comerciales entre personas, ya sean físicas o morales, así como los actos, lugares y contratos emanados del comercio en sí mismo. En este contexto, comprender cuál es la importancia de los documentos comerciales resulta clave para su adecuada gestión.
Son todos aquellos documentos mercantiles negociables a través de endosos o descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. Entre ellos se incluyen diversos tipos de documentos financieros que existen y que facilitan operaciones comerciales complejas.
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y, a la vez, pueden formar pruebas desde el punto de vista legal. Se trata de documentos negociables y no negociables ejemplos fundamentales para el orden financiero de las empresas.
Conoce los ejemplos de lo que son los documentos mercantiles negociables. En estos nos encontramos la Letra de Cambio, Cheque y los Pagarés, mientras que supuestos de no negociables son los Recibos, Facturas, Vales, Notas de Débito y Crédito, así como los Albaranes.
Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en negociables y no negociables, se tienen:
Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Este es un claro ejemplo dentro de los tipos de documento comercial con mayor circulación.
Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el girador o deudor. Representa uno de los tipos de documentos comerciales ejemplos más comunes en transacciones internacionales.
Orden de pago que se da ordinariamente por carta, contra aquel que tiene fondos o valores del que la expide. Es útil saber cómo se clasifican los documentos comerciales para identificar este tipo de instrumento con precisión.
Es un documento comercial negociable de tipo crediticio que libera el vendedor o girador al comprador o girado por venta real y efectiva de mercancías entregadas. Este tipo de documento comercial es común en operaciones de crédito.
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Algunos de los documentos comerciales no negociables son:
Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este papel comercial inicial da lugar a una operación formal.
Documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Es importante conocer cuál es la importancia de los documentos comerciales como este para la gestión interna de la empresa.
Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. Saber cómo se dividen los documentos comerciales permite comprender su función dentro de la logística empresarial.
Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un acto de compraventa de productos o servicios. Entre los elementos de los documentos comerciales destaca la descripción de productos, el precio y el identificador fiscal.
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Comprender el concepto de los documentos comerciales permite distinguir entre cargos y abonos.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe, y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda. En conjunto, estos son tipos de documentos comerciales ejemplos representativos de transacciones cotidianas. Si te preguntas para qué sirven los documentos comerciales, la respuesta está en su capacidad para evidenciar compromisos financieros y registrar operaciones comerciales formalmente.
Cristina Polo Calvo
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