que es lo que hace una secretaria recepcionista

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Aprende qué es lo que hace una secretaria recepcionista

La atención al público y el manejo de una agenda apretada no siempre es una tarea sencilla, debido a esto los profesionales que se desempeñan en esta área deben contar con ciertas cualidades y estar dispuestos a ejercer todas sus funciones, por ello hoy hablaremos de qué es lo que hace una secretaria recepcionista ¡Acompáñanos!

Para comprender un poco más de las labores que ejecutan estas personas es necesario saber que se trata de profesionales encargados de ofrecer la bienvenida a los clientes en una empresa y a la vez llevar el registro de diferentes documentos, así que continua leyendo este post hasta el final y aprende más.

¿Qué encontrarás aquí?

1. Aprende qué es lo que hace una secretaria recepcionista
1.1. Perfil del profesional
1.2. Funciones de una secretaria recepcionista
1.3. Importancia de la labor de una secretaria recepcionista
1.4. Secretaria a Distancia
2. Cursos especializados en secretaría

Perfil del profesional

Una buena forma de comprender qué es lo hace una secretaria recepcionista es conociendo su perfil, pues de acuerdo a las capacidades o los conocimientos con los que cuenta cada persona es posible desarrollar ciertas tareas o no.

Dentro de los rasgos que se buscan en estos profesionales están:

Contar con la capacidad para manejar diferentes centrales telefónicas.
Tener la habilidad de contestar llamadas de manera educada.
Capacidad para comunicarse de forma correcta y asertiva.
Poder expresarse con fluidez de forma escrita.
Contar una correcta organización del tiempo para el desarrollo de las actividades.
Habilidades para poder resolver los conflictos.

El nivel educativo con el que deben contar estos profesionales es mínimo el de bachillerato, pues es necesario que tengan la habilidad de poder leer y escribir, para que puedan desarrollar sus actividades con total comodidad.

Funciones de una secretaria recepcionista

Es importante conocer qué es lo que hace una secretaria recepcionista, pues esto permite delimitar el puesto sin ningún tipo de problema, permitiendo que aquellos que quieran postular tengan en claro las actividades que van a desempeñar en su rutina diaria.

Dentro de una empresa todo el equipo debe manejarse de acuerdo a lapsos de tiempo, bien sea para reuniones o entregas de proyectos, por lo que debe existir alguien encargado de todo este registro. Dentro de las funciones de estas profesionales podemos encontrar:

Crear un ambiente acogedor para aquellas personas que ingresan a la compañía, bien sea en la modalidad de visitantes o como clientes.
Guiar a las personas de acuerdo a sus requerimientos y a la disponibilidad de la agenda con la que se cuente en ese determinado momento.
Manejar una lista de acceso que no sólo controle el flujo de empleados sino también de cualquier visitante.
Recepción y distribución de mensajes o de cualquier tipo de información que deba ser manejada por la oficina o por un determinado departamento.
Realizar tareas de apoyo en lo que corresponde al área administrativa, como la revisión de textos o el mantenimiento de los registros de pagos.

Importancia de la labor de una secretaria recepcionista

Cuando se habla de qué es lo que hace una secretaria recepcionista se debe comprender que este puesto representa la cara de la compañía, pues los clientes son recibidos por este tipo de personas, por lo que deben ser amables y atentos en todo momento.

Con respecto a la importancia de este puesto podemos encontrar:

Establecer una relación amena con los clientes y generar un ambiente agradable.
Mantener el orden en los tiempos que deben cumplirse.
Generar propuestas que promuevan la mejora de la compañía.

Si lo que se quiere es conocer más sobre qué es lo que hace una secretaria recepcionista una gran opción es realizar cursos de formación relacionados con este tema.

Secretaria a Distancia

Para aquellos que quieren capacitarse en este tipo de áreas la Escuela de Negocios Euroinnova es la opción ideal, ya que cuenta con una amplia variedad de cursos.

Este curso de secretariado a distancia cuenta con una duración de 300 horas y dentro de su contenido podemos encontrar: la agenda, control del tiempo, técnicas de organización, entre otras. Así que no lo dudes más y comienza tu formación hoy mismo.