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Descubre por qué es necesario actualizar los manuales

Un manual es un documento instructivo que indica y describe actividades o procedimientos a realizar por los miembros de un organismo, a su vez, detalla la forma en las que estas deberán ser realizadas. Con tales características es notoria su importancia dentro del ámbito empresarial, dándonos un indicio de por qué es necesario actualizar los manuales. ¿Quieres aprender más sobre el tema? ¡Con nosotros puedes hacerlo, sigue leyendo!

Los manuales pueden describir infinidad de procesos estandarizados y constantes regentes en la empresa, abarcando desde normas de convivencia en la oficina hasta inducción y manejo de un sistema operativo; ello implica factores no estáticos de interacción continua que reaccionan de acuerdo al entorno cambiante, poniendo en riesgo la utilidad de los manuales al dejarlos obsoletos. Pese a haber decenas de manuales en este ámbito, centraremos nuestra atención en el MOF, puesto que este brinda una representación general del panorama empresarial. ¡Sigue leyendo y no te pierdas de la interesante información!

¿Qué encontrarás aquí?

1. Descubre por qué es necesario actualizar los manuales
1.1. El Manual de Organización y Funciones (MOF)
1.2. ¿Por qué es necesario actualizar los manuales?
1.3. Procedimiento para actualizar los manuales
1.4. Si quieres saber más
2. Cursos relacionados con el nuevo empleado

El Manual de Organización y Funciones (MOF)

Es un documento normativo de carácter oficial cuyo propósito es describir la estructura funcional y departamental de una organización, incluyendo su manejo a nivel general e integrando la actividad administrativa, ejecutiva y operativa.

Es de gran importancia para cualquier institución ya que se puede optimizar su desarrollo al aprovechar las adecuadas interacciones entre el capital humano, sus materiales y recursos económicos en base a una estructura de formación integral que mejore el servicio.

El manual MOF se desempeña como un estándar general que debe ser del conocimiento de todo el personal, puesto que sirve, junto con el diagrama estructural, como fuente de introducción a áreas específicas dentro de la compañía.

¿Por qué es necesario actualizar los manuales?

En un contexto general, pueden enumerarse 3 razones básicas para actualizar uno o varios manuales:

Otorgar uniformidad a los procesos y sus indicaciones de ejecución.
Mantenerse actual y vigente frente al desarrollo de nuevos procesos.
Detectar y corregir posibles omisiones o deficiencias.

Sin embargo, en un contexto más cercano, es posible apreciar las ventajas directas que presenta la actualización de un manual específico y cómo puede afectar este a las distintas áreas de la esfera empresarial. Así pues, veamos por qué es necesario actualizar los manuales en distintos ámbitos:

Organización y funciones: refleja la nueva estructura organizativa de la institución.
Política: determina el rumbo general que tomará la empresa, así como sus normativas.
Departamental: presenta las normativas particulares de un grupo o sector específico.
Puesto: se refiere a cambios en un puesto de trabajo o labor determinado.
Procedimientos: conllevan una evolución en las actividades requeridas para llegar a un resultado o producto final.
Bienvenida: pretende ajustar mejores lineamientos de inclusión al personal de integración o políticas de capacitación inherentes.
Finanzas: verifica los procedimientos financieros en pro de aumentar la eficiencia.
Sistema: mantiene a vanguardia la red de software y los procedimientos automáticos que esta desempeña.
Calidad: generalmente presenta nuevos indicadores de productividad, rendimiento y eficiencia basado en técnicas o tecnologías que permitan su evolución.

Una vez entendemos por qué es necesario actualizar los manuales, es de utilidad conocer el proceso que estas requieren antes de ser implementadas.

Procedimiento para actualizar los manuales

Similar al procedimiento de elaboración de un manual, este consiste en una serie de pasos sistemáticos qué aseguran la validez y el sentido propio de las actualizaciones. Estos son:

Planeación del trabajo: implica considerar los múltiples factores que intervienen o están relacionados con el área que se va actualizar.
Aplicación de técnicas de investigación: considerando lo anterior, se deben utilizar herramientas, procedimientos e instrumentos que permitan determinar cuál es el impacto real que la actualización tendrá en las áreas y divisiones de la empresa.
Análisis y toma de decisiones: una vez evaluado a profundidad los resultados de la investigación, la gerencia procederá tomar una decisión.
Revisión: se somete inspección sus implicaciones se hacen preparativos finales para implementarla.
Actualización: se realiza la actualización y se distribuye en los ámbitos a los que competa.

Esperamos que la información que te hemos proporcionado te haya ayudado a aclarar por qué es necesario actualizar los manuales y que te haya sido de mucha utilidad, pero si no has quedado satisfecho y quieres aprender más puedes profundizar estos conocimientos con Euroinnova... ¡sigue más abajo!

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