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Conoce cuáles son las habilidades de una secretaria administrativa requeridas en las empresas

En cada empresa, compañía, negocio o comercio necesita de personal que ayude a gestionar y promueva el buen funcionamiento del trabajo en la oficina, para esto se contrata una secretaria administrativa o asistente que tenga las destrezas básicas para el cumplimiento de sus funciones. Estos profesionales se encargan de realizar las labores administrativas, como, por ejemplo, sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras actividades.

Si te llama la atención el trabajo de secretaria administrativo en este artículo te daremos una breve descripción de las habilidades de una secretaria y el perfil profesional, para que puedas saber lo que se requiere en un puesto administrativo.

¡Continúa leyendo!

¿Qué encontrarás aquí?

1. Conoce cuáles son las habilidades de una secretaria administrativa requeridas en las empresas
1.1. ¿Qué es una secretaria administrativa?
2. Habilidades y competencias que debe tener una secretaria administrativa
2.1. Competencias de una secretaria
2.2. Habilidades de una secretaria
2.3. Descripción del trabajo de una secretaria administrativa
2.4. Cursos relacionados con el área administrativa
3. CURSO SUPERIOR DE TÉCNICO DE SECRETARIADO

¿Qué es una secretaria administrativa?

La secretaria o asistente administrativa es un profesional que se encarga de asegurar el buen manejo de las actividades de una oficina realizando labores administrativas y generales de la oficina o departamento de recursos humanos, además de redactar los reportes correspondientes durante sus rutinas diarias de trabajo.

Para aplicar al puesto secretaria administrativa en una empresa de renombre el o la postulante debe contar con experiencia profesional de al menos 1 año en su currículo vitae, tener las competencias y laborales requeridas. Aunado a esto, el aspirante debe cumplir con las habilidades requeridas en el perfil de secretaria administrativa.

Asimismo, es importante destacar que hoy en día el término “secretaria administrativa” ha sido reemplazado por “asistente administrativo”, ya que es un poco anticuado. Además, cabe destacar que existe una diferencia entre una Asistente o secretaria Administrativa y una Asistente Ejecutiva, entre ellas podemos notar:

Primeramente, son sus supervisores, un asistente administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina y la asistente ejecutiva, como son básicamente asistentes personales, se encargan de una sola persona.
En segunda instancia, sus responsabilidades y funciones varían, es decir, las tareas de una Asistente Ejecutiva son menos administrativas y de carácter personal, en cambio, las responsabilidades de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.

Habilidades y competencias que debe tener una secretaria administrativa

Antes de describir las habilidades de una secretaria, es bueno tener en cuenta la diferencia entre habilidad y competencia. La primera se refiere a la capacidad de una persona de realizar una tarea, ya sea innata o desarrollada con el tiempo, también, dentro de esta categoría existen las habilidades blandas que se relacionan a la capacidad de comunicación y relación con las personas a nuestro alrededor. Por otro lado, las competencias refieren a la realización de tareas pero, esta vez, con experiencia y conocimiento para dar recomendaciones.

Habiendo aclarado esto, te presentamos las competencias y habilidades de una secretaria:

Competencias de una secretaria

Capacidad de resolución de problemas.
Capacidad de organización del trabajo.
Responsabilidad en el trabajo.
Capacidad de trabajar en equipo.
Autonomía y proactividad.
Relación interpersonal.

Habilidades de una secretaria

Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores.
Comprensión de lectura.
Gestión del tiempo.
Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes.
Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran.
Pensamiento crítico.
Aprendizaje proactivo.
Coordinación de personal, servicios.
Revisión de documentación.

En definitiva, todas estas habilidades y competencias son requeridas para poder ingresar a un departamento administrativo, ya que aseguran la eficiencia y eficacia de la persona en la realización de sus funciones como secretaria.

Descripción del trabajo de una secretaria administrativa

El cargo de administrativo tiene como función principal llevar a cabo las tareas administrativas de una oficina, el aspirante a este puede esperar estar a cargo de:

Archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina.
Redactar los reportes, correos electrónicos, documentación contable.
Manejar programas informáticos, como por ejemplo: Microsoft office, sobre todo el programa Excel.

En otros casos, como los emprendimientos pequeños, los asistentes administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas del departamento de recursos humanos, tales como gestión de la nómina, el reclutamiento y la logística.

Cursos relacionados con el área administrativa

En la Escuela de Negocios especializada en Formación Online, Euroinnova, encontrarás los siguientes cursos que te ayudarán a desarrollar las habilidades de una secretaria para obtener el trabajo que quieres.

Estos cursos están orientados para preparar a los estudiantes para conocer a fondo la función del secretario dentro de una empresa, las características de esta profesión, así como adquirir las técnicas y conocimientos que le harán desempeñar esta labor con eficiencia.