funciones de un secretario

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Entérate de las funciones de un secretario

En términos de secretariado, lo más común es que se vean mujeres desempeñando sus labores en dicha área; sin embargo, así como las secretarias, también existen hombres que cumplen deberes administrativos en organizaciones. Por eso en este caso detallaremos las funciones de un secretario, tanto del asistente de oficina que comúnmente conocemos, como de otros cargos más extensos que pueden ser general, judicial y particular.

Este es un cargo que puede ser diplomático o de gestión administrativa y que podemos encontrar en distintos organismos mundiales, así como en organizaciones regionales y empresas. Asimismo, descubriremos cuál es su perfil y qué carreras debes estudiar si quieres llegar a secretario o si quieres especializarte.

¿Qué encontrarás aquí?

1. Entérate de las funciones de un secretario
2. Comencemos por las funciones de un secretario administrativo
2.1. En todo caso, las principales funciones de un secretario administrativo son las siguientes:
3. ¿Y qué hay de un secretario general?
3.1. ¿Cuáles son las funciones de un secretario general?
4. También existe el secretario judicial
4.1. ¿Cuáles son las funciones de un secretario judicial?
5. Por último, hablemos del secretario particular
5.1. ¿Cuáles son las funciones de un secretario particular?
6. Capacítate y conoce más con Euroinnova
7. Cursos especializados en secretaría

Comencemos por las funciones de un secretario administrativo

Aunque a veces damos por sentado las labores que lleva a cabo este profesional, realmente es necesario detallar las funciones que cumple pues puede llegar a confundirse con otras profesiones.

De manera general, podemos decir que la figura de un secretario o secretaria es necesaria en cualquier compañía, empresa, organización u oficina grande o pequeña. Gracias a ellos es que muchas cosas se mantienen en orden y al día; además, se dice que son la cara principal de cualquiera de estos entes, puesto que son la primera persona a la que visitantes, empresarios, socios o clientes verán al momento de llegar o solicitar un cita.

En todo caso, las principales funciones de un secretario administrativo son las siguientes:

Gestionar y mantener actualizada la agenda de su jefe o la persona para la cual trabaja. Es decir llevar cuenta de las reuniones a las que debe asistir, papeles que debe entregar o firmar, personas con las que debe hablar o cualquier otro compromiso de carácter laboral.
Atender al público, visitantes, personas que llaman para solicitar información o dejar recaudos y facilitar el poder hacer seguimiento de cada una de estas.
Leer y redactar reportes y documentos de todo tipo, así como archivarlos, escanearlos o hacer los envíos correspondientes de los mismos bien sea por correo electrónico o físico.
En toda compañía puede existir información sensible o que sea confidencial y entre las funciones de un secretario se encuentra el poder manejarla de forma discreta independientemente de con quien esté relacionada.
Realizar el inventario del mobiliario y materiales de oficina necesarios, hacer las solicitudes de compra correspondientes y asegurarse de que todo de mantenga en correcto orden. Esto incluye archivos tanto físicos como digitales, impresoras, etc.
Dependiendo del tipo de empresa, puede ser necesario que los ejecutivos tengan que realizar viajes de negocios. El secretario o secretaria deberá encargarse de gestionar y reservar los boletos para su traslado así como el lugar de estadía y cualquier cosa que sea necesaria.
Otra de las funciones de un secretario es que se encarga de mantener la comunicación con otros departamentos de forma que pueda luego hacerle llegar de forma concisa y precisa el mensaje a su empleador.

¿Y qué hay de un secretario general?

Mucho hemos escuchado hablar sobre algún secretario general, por ejemplo, el de las Naciones Unidas, o de algún partido político de nuestra localidad. Sin embargo, no tenemos claro cuáles son las funciones de un secretario de este tipo, qué tan importante es su cargo y qué perfil debe tener una persona para llegar a ocupar dicha responsabilidad laboral.

Entendemos por secretario general, secretario ejecutivo o primer secretario, al puesto que se designa a una persona, para convertirse en el jefe principal de ciertas organizaciones sindicales, partidos, asociaciones, organismos internacionales multilaterales, entre otros.

Cabe destacar, que en ciertas ocasiones, este cargo le sigue al presidente y vicepresidente de una organización. Aunque también puede presentarse el caso en el que el secretario general asume el segundo en el orden jerárquico en una institución.

¿Cuáles son las funciones de un secretario general?

A continuación, detallamos algunas de las principales responsabilidades que ejecuta un secretario general dentro de una organización:

Asistir al director general en la definición de políticas, estrategias, objetivos relacionados a la gestión del talento humano, recursos físicos, financieros y tecnológicos.
Analizar qué programas pueden emplearse para el bienestar del personal, administración, selección, salario, entre otros.
El secretario general, además, dirige la Secretaría General, supervisando actividades diarias y reportándolas en un informe periódico.

También existe el secretario judicial

Mayormente, encontramos este tipo de auxiliares en el ámbito de Ministerio de Justicia, por lo tanto, su trabajo lo desempeñan en los sitios donde se prestan servicios de juzgado y tribunales. En ese orden de ideas, los secretarios judiciales se ocupan de funciones que se relacionan a la administración, control y proceso penal, civil, laboral, entre otros.

¿Cuáles son las funciones de un secretario judicial?

Ocupa la dirección en la oficina judicial y ordenación de procesos.
Tiene la función de autorizar con su firma las actuaciones judiciales.
Elabora y supervisa los documentos que contengan todo lo relacionado a casos judiciales.
Se encarga de equipar debidamente la sala tribunal, tal y como se requiere.
Sirve como intermediario entre las partes (defensa y denunciante) y el juez.

Por último, hablemos del secretario particular

Como su nombre lo indica, este tipo de asistentes, se encargan de brindar apoyo a los gerentes administrativos, presidentes, directores generales y otros, con el objetivo de impulsar de forma organizada el trabajo y las estrategias que tengan en mente sus superiores.

¿Cuáles son las funciones de un secretario particular?

Elaborar documentos de trabajo e informes periódicos sobre incidencias y otros términos.
Dar seguimiento a todas las actividades, citas y eventos pendientes para el gerente ejecutivo.
Planificar las actividades en horarios que sustenten los objetivos y metas programadas.
Realizar enlaces con otras empresas, organizaciones, clientes y asociados, con el fin de coordinar compromisos.
Gestionar las solicitudes realizadas por socios de la empresa, clientes, personal operativo, entre otros.
Organizar y almacenar la documentación administrativa.
Cuidar todos los detalles logísticos pendientes en la oficina.

Capacítate y conoce más con Euroinnova

Las relaciones personales, la comunicación, el buen trato a las personas, son cualidades que posee un auxiliar o asistente administrativo. Quizás pudiste darte cuenta que entre los tipos que mencionamos muchas de las funciones de un secretario son bastante parecidas; no obstante, debemos decir que dependiendo del lugar en el que se desempeñe, la empresa y muchos factores más, los trabajos pueden llegar a ser muy distintos de otros.

De cualquier forma, para llegar a ser un excelente profesional del ámbito es necesario que se cursen carreras administrativas, financieras, de diplomacia, relaciones internacionales y otros, pues son las que están más afines con el área. La buena noticia es que no tienes que buscar tanto, pues aquí mismo en Euroinnova contamos con gran cantidad de cursos, posgrados y diversos programas de formación para que puedas especializarte junto a los mejores.

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