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La función que cumple un secretario es una de las más importantes dentro de una organización sea cual sea su estructura, ya que funge como la mano derecha del nivel superior más inmediato, llámese jefe, presidente, gerente o departamento de administración, ya que tiene bajo su responsabilidad apoyar en la ejecución de muchas tareas a estas personas.
Entre la principal función de un secretario está la gestión general de las tareas de una oficina. Trabajo que tiene funciones especificas que van desde la organización de la agenda, así como manejar información sobre los proyectos y decisiones cruciales para el porvenir de la empresa, asimismo la de mantener la comunicación telefónica hasta brindar atención al público.
El secretario es quien se encarga de realizar todas las tareas administrativas, por lo que es una pieza importante en una institución pública o privada. Incluso también se le denomina hoy día a este puesto laboral como asistente administrativo, todo depende del tipo de organización donde se encuentre.
El puesto de secretario o secretaria de dirección tiene funciones de vital importancia como la de manejar asuntos de confidencialidad de las más altas autoridades de la organización.
En este sentido, es necesario desglosar todas las potencialidades de alguien que asume la labor de un secretario, que debe vigilar que se cumplan los procedimientos y políticas necesarias para administrar los bienes de la oficina. Al mismo tiempo tendrá que validar los datos reflejados en las operaciones presupuestarias de la oficina, por lo tanto, tiene la gestión administrativa de los recursos en la empresa sin dejar lugar a las improvisaciones.
Otras de las funciones básicas y específicas de la secretaria ejecutiva o el secretario ejecutivo:
Las funciones de una secretaria de dirección o secretario de dirección se deben llevar con gran responsabilidad, con ética y disciplina en cada circunstancia para que todo salga como se tiene planificado en la junta directiva. Aunque se cree que el trabajo de un secretario administrativo o una secretaria administrativa, no es bien remunerado si lo es, ya que todo depende del grado de responsabilidad y compromiso que le ha sido asignado por sus jefes y compañía.
Es evidente que la labor de un secretario o secretaria técnica va a permitir el avance y alcance de los objetivos planteados por cada organización, ya que tienen muchas facultades para decidir y realizar acciones oportunas para el cargo que ejerce junto al director ejecutivo o su jefe más directo, y tiene el deber incluso de canalizar desde las tareas más básicas hasta garantizar que se atiendan solicitudes y solucionen los inconvenientes de otros empleados y departamentos.
Por consiguiente, es importante describir el rol del secretario dentro de una organización enmarcada en una estructura específica, existen las Organizaciones no gubernamentales (ONG), los partidos políticos y comités de ciudadanos que necesitan constituir un ente, que le permita de una manera ordenada llevar a cabo sus actividades habituales, mediante la cual se pone en relieve el papel de un secretario.
Es preciso señalar el rol tan importante que tiene la función de un secretario en una asamblea, también se le conoce como secretario ejecutivo o primer secretario, porque está investido de autoridad para ejercer como jefe o líder designado de una organización sindical, partidos políticos y asociaciones en el ámbito nacional e internacional.
Cuando las personas se unen con un fin específico se les denomina comité o junta, equipo o grupo de trabajo y tiene un propósito en conjunto que atender, entonces es necesario designar a las personas que van a ejercer como presidente, secretario, tesorero y vocal.
En este caso la función de un secretario se distingue de la siguiente manera:
Cada organismo o dependencia gubernamental va a desarrollar su propia estructura organizativa con sus necesidades particulares, a pesar de que la función de un secretario básicamente es la misma, aunque con las caracterizaciones distintivas del propio ente donde se ejercen funciones.
El secretario judicial es un funcionario público que ejerce una labor muy significativa integrada al sistema de justicia, una de las principales funciones es actuar como ministro de fe pública en los tribunales, asimismo trabaja como auxiliar del juez, realiza los escritos con sus correspondientes fechas y vela por el cumplimiento de la presentación y transcurso de los términos del caso.
Por lo general se necesitan un par de años para que se vean los resultados de la labor de un secretario, así que no esperes que a los primeros días ver grandes resultados en el plano económico, es un trabajo de largo plazo. Por otra parte, es evidente lo multidisciplinario que puede llegar a ser el trabajo y función de un secretario en una junta directiva de una empresa o en la función pública para un ente de gobierno.
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