Los 7 conocimientos de una secretaria más útiles

¿Cuáles son los principales conocimientos de una secretaria? ¡Descúbrelos!

Las secretarias (y los secretarios) son piezas clave dentro del buen funcionamiento de una empresa, ya que poseen conocimientos específicos en el área administrativa, siendo una gran ayuda en diversos departamentos de una organización. ¿Quieres aprender cuáles son los conocimientos básicos de una secretaria? Entonces acompáñanos hasta el final de este artículo.

Las secretarias son el principal apoyo en la gerencia de una empresa, ya que, son las encargadas de mantener el orden dentro de la oficina, al planificar el cronograma del departamento y de los ejecutivos, además de llevar a cabo diversas responsabilidades administrativas. Es por ello, que los conocimientos de una secretaria son bastante amplios y variados.

¿Qué tienes que estudiar para trabajar como secretario?

Los secretarios forman parte fundamental de todo departamento administrativo, tanto en entidades públicas como privadas. Para alcanzar este importante puesto, lo más recomendable es que se cuente con una formación universitaria que te permita obtener una visión global de cómo funciona una organización y que te permita ascender por tu titulación. Además, si quieres conseguir un puesro seguro, deberás realizar después una formación especializada como, por ejemplo, un Máster en Secretariado y Dirección de Empresas.

En cuanto a las carreras universitarias recomendadas, son estas:

• Administración de empresas.
• Economía y finanzas
• Marketing y estudio de mercados.
• Biblioteconomía.

¿Cuáles son los 7 conocimientos de una secretaria esenciales para el día a día?

Los conocimientos de una secretaria corporativa son muy generales y se centran en la resolución de problemas inminentes. Se concentran en las siguientes áreas.

• Dominio de herramientas de oficina: es crucial contar con habilidades en el uso de software de procesamiento de texto (como Microsoft Word), alto dominio de Excel y programas de presentaciones (como PowerPoint). Además, conocimientos básicos de gestión de correo electrónico y calendarios son esenciales.
• Habilidades de organización: una secretaria debe ser altamente organizada para manejar eficientemente agendas, programar reuniones, coordinar viajes y realizar múltiples tareas simultáneamente.
• Excelente comunicación: la capacidad de comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, es fundamental para interactuar con clientes, proveedores y otros miembros del equipo de manera efectiva.
• Destrezas en gestión de archivos: saber organizar archivos físicos y digitales de manera ordenada facilita el acceso a la información cuando sea necesario.
• Conocimientos en gestión administrativa: entender los procedimientos administrativos y tener nociones sobre gestión de recursos humanos, contabilidad básica y manejo de presupuestos puede ser fundamental en el rol de secretaria.
• Habilidades de atención al cliente: una secretaria frecuentemente actúa como el primer punto de contacto para clientes y visitantes, por lo que debe tener habilidades para brindar un trato amable, profesional y resolver problemas de manera eficiente.
• Competencias en tecnología: estar al tanto de las nuevas tecnologías y su aplicación en el entorno laboral puede mejorar la eficiencia en tareas diarias, como el uso de sistemas de gestión empresarial (ERP) o herramientas de videoconferencia.

Funciones de una secretaria

Gracias a todos los conocimientos de una secretaria, se pueden cumplir con una serie de funciones dentro de las empresas. Y es que sin el apoyo de estas profesionales, las empresas no serían lo mismo e incluso podrían estar sumidas en el caos. Entre las tareas más destacadas se encuentran las siguientes.

• Organizar las agendas de los ejecutivos y de los departamentos.
• Gestionar datos y documentos.
• Servir como enlace comunicativo entre diversos departamentos.
• Realizar la gestión de nóminas.
• Desarrollar presentaciones y redactar documentos.
• Recibir a los visitantes en la empresa.
• Organizar eventos y reuniones.
• Aconsejar y planificar estrategias de negocios gracias a sus conocimientos en leyes corporativas y finanzas.

Como puedes ver, los conocimientos de una secretaria la capacitan para mantener el orden dentro de una organización y para que los objetivos de la misma se cumplan. ¿Te interesa aprender mucho más sobre secretaría? Entonces te recomendamos realizar cursos especializados en Euroinnova

Softskills para ser un buen, o una buena, secretaria

El puesto de secretaria es un cargo con muchas responsabilidades, sin embargo, es necesario tener presente que estas profesionales cuentan con un perfil específico y que las describe muy bien. Conozcamos algunas de sus características:

• Deben ser bastante precisos en cada una de sus tareas.
• Cuentan con excelentes habilidades comunicativas.
• Saben trabajar bajo presión.
• Son responsable y puntual.
• Buena organización y habilidad para ordenar tareas.
• Capacidad de adaptación.
• Destreza con el uso de la tecnología.
• Cuentan con habilidades para la gestión y la dirección empresarial.
• Tienen capacidad para evaluar información financiera compleja.

Las habilidades y conocimientos de una secretaria la convierten en una profesional altamente competente y digna de confianza gracias a su sentido de responsabilidad. Así que, si cuentas con la mayoría de estas características en tu perfil, el cargo de secretaria se podría ajustar muy bien a tu futuro profesional.

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