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La secretaria ejecutiva prestará apoyo administrativo a los directivos y otros profesionales. Entre las actividades que realiza una secretaria y sus responsabilidades incluyen utilizar el computador para escribir cartas, informes y otros documentos, atender llamadas telefónicas, ordenar reuniones, etc.
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Las secretarías prestan apoyo administrativo a uno o más jefes, aun cuando ciertas secretarías permanecen al servicio de pequeños grupos o apartamentos de la organización.
Los asistentes administrativos organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su líder y generalmente, poseen un sistema de ubicación de archivos en PC o en archivo físico.
Las actividades que realiza una secretaria son muy importantes, las cualidades del perfil de una secretaria o llamada también auxiliar administrativo son:
Las personas que ocupan estos cargos de gran importancia o con cierto poder necesitan de un ayudante o secretaria que los ayude a manejar sus asuntos y en ellas están las actividades que realiza una secretaria. Por esto, lo más habitual es que jefes, directivos, políticos, burócratas, etc. cuenten con secretarias.
Las actividades que realiza una secretaria puede variar conforme con la actividad a la que se dedica su líder. Además de haber completado una buena formación para el puesto de secretaria o de auxiliar administrativo.
Entre las actividades que realiza una secretaria es de mayor relevancia tener un óptimo grado de inglés, en especial si el puesto necesita el trato, así sea por teléfono o por escrito, con consumidores o proveedores extranjeros.
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Las actividades que realiza una secretaria es ofrecer soporte y participación a su Jefe para que pueda consumar a cabalidad con su puesto en la organización, sin retrasos ni distracciones.
Aun cuando la naturaleza de la compañía incide en el tipo de tareas que hace falta de una secretaria, se podría mencionar que sus funcionalidades primordiales son:
Es responsabilidad de la secretaría conservar al día la agenda del individuo para la cual labora. Teniendo en cuenta que debe ser muy eficiente en no dejar pasar algún evento importante.
Debería contestar las llamadas y registrar la razón de las mismas, así como todos esos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del tema.
Además de ser el individuo que obtiene y gestiona la correspondencia de su líder, una secretaria redacta, lee, responde correos y archiva la más grande parte de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.
La secretaría debería organizar y conservar en la empresa los conjuntos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.
Comúnmente un ejecutivo debería exponer sus informes a modo de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta labor frecuenta solicitar ayuda a su secretaria a cargo.
Las actividades que realiza una secretaria van variando dependiendo de las políticas o responsabilidades que les indique el comercio o empresa del gobierno donde ejerce su profesión.
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El perfil profesional constituye el grupo de conocimientos, capacidades y habilidades que debería tener la secretaría o el secretario para desarrollar de forma eficiente su tarea profesional en la oficina.
En la formación de este profesional hay cualidades que debería tener de forma sustancial para el desarrollo de sus tareas diarias, brindar un servicio de calidad y calidez humana a los usuarios, líder y colegas, para poder hacer las metas y a la vez conservar un elevado grado de rendimiento institucional.
Cada vez más las secretarias son como las asistentes debido a que se han involucrado en las gestiones administrativas y tareas de apoyo de variada naturaleza y para eso, tienen que capacitarse y actualizar sus conocimientos en todos los entornos laborales.
Dependiendo del cargo y el valor del mismo, las actividades que realiza una secretaria son variadas. Una vez que se trata del ayudante de una persona con un cargo fundamental, la secretaria hace labores de auxiliar administrativo. En dichos casos, sus ocupaciones son esas primordiales de oficina, aun cuando hay secretarias ejecutivas que hacen labores más relevantes.
En medio de las actividades que realiza una secretaria se hallan esas asociadas al trabajo de oficina. Tal cual cumple labores como atender llamadas telefónicas y a las visitas, recibir, procesar y archivar documentos. Además, debería informar los procesos al departamento que corresponda, tramitar expedientes, llevar la agenda del líder, entre otras.
Con el auge de los trabajos Online, nace la figura de las secretarias en línea o asistentes virtuales. Las secretarias realizan la mayor parte de las labores previamente descritas, pero de manera remota. En dichos casos, las secretarías cobran sus servicios por hora o por proyecto.
En la actualidad es muy mandante los trabajos virtuales, entre ellos están los asistentes administrativos, operadores, etc. Las actividades que realiza una secretaria, son muy importantes para el contratista.
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Comúnmente actividades que realiza una secretaria virtual de un auxiliar administrativo, sin embargo, la verdad es que hace de todo un poco, vamos a ver varias de sus funcionalidades.
Algunas de las actividades que realiza una secretaria virtual son:
Las actividades que realiza una secretaria, juega un papel muy importante para el contratante. Esta persona confía en la información suministrada por su asistente. Comúnmente entre el perfil que requieren para este cargo es que sea bilingüe y el manejar otro idioma es muy relevante para estos cargos.
Las actividades que realiza una secretaria virtual contribuye a cualquier tipo de comercio o empresario en sus tareas diarias, debido a que el objetivo de la secretaria es beneficiar y liberar tiempo para que el líder se dedique a hacer crecer más su compañía y logre tener mejor control de todos los puntos de la compañía que ocupe.
Una secretaria puede ayudarle a hacer labores que si usted está fuera de su oficina o viajando no podría hacer, ordenar y hacer cada una de sus tareas más cómodamente.
Dispone de todos los grupos necesarios para comentar la tarea, computadoras, internet, impresora, sitio para realizar su trabajo, instrumentos y programas tecnológicos que ayudan en la tarea, etc.
La compañía no tendría todos aquellos costos de oficina que necesitaría para contratar una secretaria, podría contratar por horas o mensualmente conforme con la necesidad de la compañía, contraria a una persona que realizara su trabajo con un tiempo benéfico al 100%, si tiene que ofrecer vacaciones o tiene alguna baja de personal o está comenzando su comercio y si su comercio es virtual, etc.
Las actividades que realiza una secretaria son de mucha importancia, sea virtual o presencial de este profesional depende muchas actividades importantes de la empresa.
Cristina Polo Calvo
COPYWRITER
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