Plan de capacitación de una empresa: qué es y cómo se elabora

En el ámbito empresarial, la eficiencia es el principal valor sobre el cual reposan las acciones orientadas hacia la productividad. Los objetivos trazados por la empresa guía, por lo tanto, prácticas, procedimientos y estrategias para alcanzar un óptimo rendimiento en procesos, aprovechamiento de recursos y obtención de beneficios. En este sentido, el rol del talento humano –que planifica, opera y ejecuta tareas– es innegable para la consecución de las metas organizacionales. Te contamos todo lo que debes saber sobre el plan de capacitación de una empresa. 

¿Qué es un plan de capacitación? 

En recursos humanos, la palabra “capacitación” es quizá una de las importantes. ¿A qué se debe su relevancia si los/as trabajadores/as ya cuentan con un perfil profesional? La respuesta es sencilla: como parte de la gestión del talento humano, la formación continua de los miembros que componen el personal es imprescindible puesto que necesitan conocimientos y habilidades actualizados para sus funciones. En áreas de gran relevancia como la administración, por ejemplo, los/as trabajadores/as requieren actualizaciones en cuanto al uso de herramientas tecnológicas o software. Pero ¿cómo se implementa esta capacitación? 

En el ámbito organizacional, se habla de plan de capacitación. ¿En qué consiste uno? La capacitación es un proceso que exige una planificación; es decir, es fundamental trazar una estrategia y un conjunto de pasos. Con estos, se busca desarrollar y mejorar las competencias de un/a trabajador/a para un eficiente desenvolvimiento en el cargo que ocupa. Su principal objetivo es, por tanto, incrementar la productividad (individual y grupal), el rendimiento y, por supuesto, contribuir con la motivación. Se trata un itinerario formativo completo con base en ciertas necesidades de formación. 

De hecho, como es bien sabido, la competitividad de una empresa no solo depende de los beneficios obtenidos en el mercado –ya sea por ofertar bienes o servicios–, sino también de la eficiencia interna en las diferentes áreas y oficinas que la componen. De ahí la importancia de un plan de capacitación exitoso. Y, como lo hemos comentado, para impartir la capacitación en una empresa es necesario elaborar un plan. 

¿Cómo se elabora e implementa un plan de capacitación?

Para elaborar e implementar un plan de capacitación, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Identificar necesidades

Quienes componen el área de recursos humanos deben evaluar las necesidades de capacitación de sus trabajadores. ¿Habilidades? ¿Conocimientos? ¿Implementación de nuevas herramientas, maquinarias u otro tipo de recursos para el trabajo? Se trata de identificar si se requiere una actualización o, en todo caso, la capacitación para la ejecución de nuevas tareas. Las encuestas y evaluaciones de desempeño, por ejemplo, son formas de trazar qué es lo que requieren los/as empleados/as. 

Trazar objetivos

Con las necesidades identificadas, el plan previo a la postulación de un programa de capacitación es la formulación de objetivos. Deben caracterizarse por su claridad, alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, ser susceptible de medición y ser realistas. Este último punto es clave, ya que el programa debe hallarse en el marco de los recursos y tiempos de la empresa. 

Seleccionar/elaborar un programa de capacitación

En función de las necesidades y objetivos, es necesario determinar si se elabora o se implementa un plan de formación ya existente. Sea cual fuere el caso, suelen elegirse los cursos online, los talleres, así como programas presenciales que se llevan a cabo en las instalaciones de la empresa (se priorizan los casos prácticos). Asimismo, en este punto, la elaboración del presupuesto define cada una de las acciones o modalidades en las que se impartirá la capacitación. 

Confeccionar un cronograma

Para no interrumpir el trabajo rutinario de los/as empleados, deben quedar claros las fechas y los horarios en los que se desarrollará cada programa de capacitación. El objetivo es lograr que la capacitación se complete en el menor tiempo posible y que, a la vez, se extienda en un periodo prudente para un correcto estudio y asimilación de sus contenidos. 

Implementar el programa de capacitación

Teniendo en cuenta los pasos anteriores, el programa de capacitación debe implementarse según el cronograma y la modalidad elegidos (presencial, semipresencial o virtual). Los especialistas en recursos humanos deben monitorear la asistencia, la participación y, en general, el aprovechamiento de las sesiones o actividades propuestas como parte del plan de capacitación. 

Evaluar, revisar y actualizar el programa de capacitación

Los resultados del plan de capacitación son evaluables a mediano y largo plazo. Para obtener información sobre sus resultados, es común recurrir a encuestas así como a los comentarios de los/as trabajadores/as, quienes pueden señalar el nivel de utilidad o pertinencia de la capacitación.  

Asimismo, es necesaria una revisión y evaluación del desempeño antes y después de la evaluación, puesto que, de esa manera, puede conocerse el nivel de aplicación de los conocimientos adquiridos. Por supuesto, se debe indagar en torno a la satisfacción de los participantes. Todo lo anterior permite implementar correcciones a los programas de capacitación o, incluso, su replicación o escalabilidad a nivel organizacional. Sin evaluar los resultados, es imposible conocer el impacto de la capacitación.