El desarrollo profesional del administrativo: conoce su labor

Conozcamos una de las profesiones más esenciales y multifacéticas dentro del entorno empresarial: la figura del administrativo. En los últimos años, los cargos administrativos han evolucionado significativamente llegando a adaptarse a los cambios tecnológicos y a las nuevas exigencias del mercado laboral. El rol del administrativo se ha convertido en un componente estratégico dentro de las organizaciones.

Esta evolución de las labores de un administrativo ha influido en las empresas y su forma de gestionar sus recursos y procesos internos. Además, los avances tecnológicos han redefinido las competencias necesarias para que los cargos administrativos de una empresa desempeñen eficazmente esta profesión. Veamos cuáles son las funciones del departamento administrativo y cómo se desarrolla el sector administrativo.

Descripción del puesto

El administrativo es aquel trabajador que tiene a su cargo una gran cantidad de trámites y gestiones que se realizan en una empresa. A través de gestión eficiente y eficaz, el administrativo cumple con las tareas de administración como la organización interna, la circulación de la información y comunicaciones, el registro de documentos o la ejecución de trámites. Gracias a las labores de un administrativo, la empresa desarrolla un funcionamiento ágil y correcto.

El área administrativa de una empresa tiene una presencia transversal en todos los sectores y abarca varias áreas dentro de la empresa. Según cómo sea el tamaño de la empresa, las tareas administrativas y de gestión pueden ser más generales o más específicas, y pueden proporcionar apoyo a áreas como contabilidad, fiscalidad, finanzas o recursos humanos. 

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CURSO TÉCNICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Técnico Auxiliar Administrativo

CURSO NUEVA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Curso de Ley de Procedimiento Administrativo Común: Ley 39/2015 (Titulación Universitaria + 6 Créditos ECTS)

Funciones que desempeña el administrativo

El administrativo, de manera general, cumple con las funciones del departamento administrativo que son gestionar, comunicar, organizar, planificar, atender y efectuar las tareas administrativas, de apoyo y de soporte de una empresa. En resumen, el administrativo vela por una gestión administrativa precisa de las empresas. Pero sus funciones se pueden ampliar mucho más y profundizar en ser más específicas:

• Organizar, coordinar, supervisar y proponer mejoras en el sector administrativo de la empresa 
• Atender al público, procesando incidencias y respondiendo reclamaciones de los clientes por varias vías: email, telefónica, etc.
• Clasificar, registrar y archivar documentos del área administrativa según los procedimientos establecidos por la entidad
• Presentar y tramitar documentos en diferentes organismos y administraciones públicas dentro de un plazo y forma requeridos
• Elaborar informes y documentos a partir de órdenes recibidas, información dada y necesidades detectadas
• Realizar cobros a clientes y pagos a empleado y proveedores, cumpliendo la documentación requerida como facturas, nóminas o albaranes
• Gestionar comunicaciones, internas o externas
• Asegurar que se cumple la normativa vigente, estándares de calidad y condiciones de seguridad de la información en todas las áreas de la empresa

Perfil profesional

Dentro del área administrativa, los perfiles que comprenden este sector, deben ser personas polivalentes con una alta capacidad organizativa para enfrentarse a las diversas y complejas tareas administrativas y sus altas cargas de trabajo en ciertos tiempos. Además, debe contar unas capacidades de liderazgo para dirigir y gestionar equipos, y unas habilidades comunicativas para atender y asesorar de la mejor manera a sus clientes o ciudadanos.

Incluso, el administrativo debe tener una aptitud de una buena redacción escrita y elaboración de informes. Un buen administrativo tiene que cumplir con un dominio de programas de ofimática, de correo y mensajería, de registro, gestión y archivo documental. Y otro factor fundamental en el perfil del administrativo es el conocimiento de inglés en términos de técnico-administrativo. Por otro lado, debe tener interés en prestar apoyo a otras personas; participar en ambientes y dinámicas de coordinación y comunicación constante con personas y equipos; mantener el orden y realizar tareas claras y conocidas; y por último, organizar información y desarrollar procedimientos de trabajo eficientes. 

Estudios para ser administrativo

Tras conocer en profundidad el perfil del administrativo y las tareas de administración que cumple en su puesto de trabajo, vamos a conocer qué estudios son aquellos que llevan a desempeñar este trabajo. Hay que tener en cuenta que, según el área de especialización, es posible que haya que complementar con otros cursos específicos del sector administra vio o empresarial. La formación se presenta de variada pero complementaria:

• Formación de administrativo contable
• Formación en secretariado en el ámbito sanitario
• Técnico superior en administración y finanzas
• Certificado profesional en asistencia documental y gestión de despachos y oficinas
• Certificado profesional en gestión integrada de recursos humanos

Sin embargo, para trabajar como administrativo necesitas un título como Técnico Superior en Gestión Administrativa o Técnico Superior en Asistencia a la Dirección. Si deseas profundizar en otros campos dentro de los cargos administrativos, te interesa alguna formación complementaria de las que hemos mencionado anteriormente. 

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