Curso de aplicaciones de google

Curso de Aplicaciones de Google

En la actualidad estamos viviendo la mayor innovación tecnológica de la Historia. Una de las características que la diferencia a otras como las revoluciones industriales es que esta está totalmente extendida en la sociedad, da igual si vives en una aldea o una ciudad, si tienes mucho capital o poco. Es rara la persona que no tenga un smartphone, un ordenador o cuentas de correo electrónico. Por lo tanto, es muy importante saber manejar esta tecnología y convivir con ella, pues, especialmente con las comunicaciones, ha venido para cambiar cómo entendemos la vida.

En cuanto a las aplicaciones de comunicación, una de las más relevantes, desde el punto de vista profesional y en la vida cotidiana, es el correo electrónico. Si bien es cierto que su uso de comunicación cotidiana ha ido decrementando, siempre sigue siendo una herramienta fundamental para todo el mundo y en especial como forma de comunicación profesional. Muchas personas creen que tiene un alto nivel de manejo, tanto del correo como de otras aplicaciones de Google; no obstante, se quedarían sorprendidos viendo cuantas funcionalidades desconocen. Debido a esto, en Euroinnova hemos creado el Curso de Aplicaciones de Google.

La importancia del buen uso del correo profesional

El correo electrónico de una empresa otorga múltiples ventajas. La mayor disponibilidad, rendimiento y supervisión; la mayor seguridad y confiabilidad; o la administración flexible, entre otras. Como hemos comentado, son solo algunas de las principales razones para comenzar a utilizar dicha herramienta. No obstante, no solo debemos tener en cuenta el utilizarlo, sino también el cuándo utilizarlo y el cómo utilizarlo.

El correo electrónico puede llegar a ser una fuente de estrés y de más trabajo en nuestro horario laboral. A menudo y dependiendo de la carga de trabajo a la que se enfrente, una persona puede verse colapsada por ver la cantidad de correos a la que debe contestar y que estos puedan ser mandados durante todo el día y no únicamente en el horario laboral. Por lo tanto, si no se hace un buen uso de esta herramienta, puede ser una causa de distracción, interrupción de la concentración o de la disminución de la calidad del trabajo. Algunos estudios muestran que tardaremos 25 minutos en volver a la tarea original al ver un correo electrónico.

Optimización del trabajo

Conscientes de este posible problema al que se puede enfrentar cualquier persona, ya sea como empleado o como empresario, vamos a darte algunas recomendaciones que te servirán para optimizar el trabajo y para que no sea una carga más:

• Escribe correos útiles: son innumerables la cantidad de correos que escriben las personas que provocan una conversación innecesaria para las dos partes, con su consiguiente pérdida de tiempo. Por ejemplo, si queremos agendar una reunión con otra empresa para la semana que viene, no le digas “vamos a vernos la semana que viene en cualquier momento”, mejor di “tengo varios huecos, si quieres podemos vernos X día a las X horas, o X día a las X horas si no puedes en el otro momento”. Como se puede observar, en el primer caso se haría una cadena de mensajes para ver cuándo quedar, mientras que en el segundo solo habría un correo más. Además, mientras más posibilidades se pongan, mayor seguridad en que solo hará falta un correo más.
• Usar CCO: hay muchas personas que, pese a ver esta opción a diario, no saben de ella. La Copia de Carbón Oculta (CCO) está ubicada en la línea de los destinatarios. Al enviarles los correos de esta forma, cuando lo reciban, no verán a los otros destinatarios. Por lo tanto, es una opción ideal para el envío masivo de correos de forma manual.
• Tener un horario de lectura y contestación de correos: si pretendes contestar a todos los correos a medida que vayan llegando, tendrá como resultado que no te enfoques ni en tu tarea ni en el correo. Es por ello que es muy importante fijarse un horario y solo contestar en el mismo. Atendiendo siempre a la urgencia de estos.

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