Diplomado en secretariado ejecutivo

Diplomado en Secretariado Ejecutivo

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¿Cuáles son las funciones del secretariado?

En primer lugar, cabe destacar que un secretario es aquella persona que se encarga de ofrecer un apoyo a distintos profesionales, como pueden ser los directivos. Este apoyo suele ser generalmente de carácter administrativo. Las personas que desempeñan este puesto de trabajo, deberán contar con características determinadas como tener conocimientos de mecanografía y tratamiento de textos, habilidades de planificación de tareas, capacidad para actuar de forma autónoma, ser eficaz y metódico o respetar la confidencialidad, entre otras muchas características. Una vez sabemos esto, pasamos a conocer cuáles son sus funciones principales. Nosotros destacamos las siguientes:

• Gestión de documentos: esto significa que el secretario/a se encargará de recibir, almacenar y tramitar los documentos.
• Gestión de agenda: esta suele ser una de las funciones más prioritarias. Consiste en la gestión del tiempo que se le dedicará a cada tarea, así como establecer cuáles son aquellas que tienen mayor prioridad y actuar con ellas como tal.
• Atención al cliente: se encargará de las relaciones con clientes de la empresa.
• Comunicación interna entre departamentos: la comunicación con los distintos departamentos de la empresa con el objetivo de que todos trabajen para conseguir las mismas metas u objetivos.
• Organización de viajes y desplazamientos: se encargará también de la gestión de los viajes de la directiva, incluyendo aspectos como los presupuestos, los motivos o el por qué de dicho desplazamiento. De esta forma, se tratará de tener una organización óptima del mismo de cara a su efectividad.

¿Cuáles son los tipos de secretariado que nos podemos encontrar?

• Secretaría administrativa. En primer lugar, este tipo de secretariado se caracteriza por desempeñar tareas de implementación de sistemas y políticas de la empresa. Estas tareas tienen como fin principal que la actividad de la empresa sea lo más efectiva posible.
• Secretaría ejecutiva. Las funciones principales de este secretariado no son otras que el manejo de peticiones de información, la organización de reuniones y la gestión de programas, entre muchas otras.
• Secretaría científica. Este tipo de secretariado se encargará principalmente de revisar la calidad y conveniencia científica de todos los trabajos y actividades desarrollados en la empresa.

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