Curso práctico protocolo en eventos

Curso Práctico Protocolo en Eventos

¿Qué el protocolo en eventos?

El protocolo en eventos consiste en una serie de reglas de actuación que se establecen por norma o costumbre. El tipo de evento es el que determina qué protocolo debe seguirse, pero aun así existen una serie de directrices que serán comunes para cualquier tipo de acto.

Un evento constará con diferentes fases, donde encontramos una organización previa, el propio evento en sí y una fase posterior al evento. En cada una de estas fases existirán determinadas particularidades a tener en cuenta, que además se verán afectadas por el tipo de evento. Es por ello que se hace imprescindible consultar el tipo de evento, sus características, los invitados, las actividades a realizar y el estatus del mismo antes de comenzar a organizarlo.

Protocolo previo a la organización del evento

• Tener clara la fecha y establecer el lugar: El emplazamiento de un evento es un factor clave en el desarrollo y diseño del mismo. Podemos ver por ejemplo que los eventos que se celebran al aire libre suelen tener un estilo más informal que los que se celebran en congresos o salones. Se debe establecer un horario y es importante ser puntual en su comienzo y finalización.
• Invitados: El público que asista al acto va a ser clave en el protocolo a llevar a cabo. Por ejemplo, para eventos políticos se llevará un protocolo más formal, ya que estos asistentes tienen grandes responsabilidades a su cargo. Por otro lado, un evento de una marca joven será mucho más distendido. En este punto debemos cuidar también el diseño que va a llevar la invitación.
• El programa de actos: Es el programa donde van a incluirse todas las acciones a realizar, las personas o figuras que van a intervenir, el tiempo de cada acto y otros aspectos necesarios. Este programa se debe dejar cerrado antes de iniciar el evento, y en él debe aparecer un timing que tenemos que intentar cumplir completamente para que se puedan realizar todas las actividades programadas sin ningún tipo de inconveniente.
• Infraestructura del lugar y elementos necesarios: Antes de comenzar el evento se tiene que tener en cuenta todo lo que se necesita para que este se desarrolle correctamente. Cada cuestión se debe planificar con antelación, teniendo en cuenta sistemas de sonido, vídeo, atriles, tarima, material informativo, etc.

Protocolo durante el evento

• Anfitrión: La persona que se encargue de llevar el acto, debe dar la bienvenida a los asistentes, coordinar cada actividad y despedirse de los asistentes. 
• Comida: Si el evento incluye comida, estas deben basarse en el protocolo de eventos para banquetes. En estos casos es muy importante controlar la distribución de las mesas, los invitados, la decoración y el tipo de alimentos que se van a servir según el evento.
• Recepción de los invitados: En este paso se tiene que dar la bienvenida y explicar acerca del lugar y las actividades que se van a realizar. Además se proporcionará material en caso de ser necesario.

Protocolo después del evento

En la fase final del evento se aconseja realizar un acta pública que recoja todas las conclusiones del evento. Además, se agradecerá a los asistentes por su asistencia.

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