Curso organización de reuniones

Curso Organización de Reuniones

Las reuniones de trabajo son una herramienta muy útil para la gestión y coordinación de los equipos, el inicio de nuevos proyectos o el análisis de los resultados de la empresa. Pero en la cultura empresarial actual podemos ver que quizá exista un exceso de estas reuniones y no todas se lleven a cabo de forma eficaz. Abusar de este tipo de reuniones puede suponer una pérdida de tiempo y de productividad.

Ahora con Euroinnova International Online Education te ofrece la posibilidad de formarte con el Curso Actividades de Organizador de Reuniones y de esta manera conocer más sobre el funcionamiento de las reuniones, los objetivos a los que se quiere llegar con su organización y a obtener los mejores resultados en tu compalía gracias a ellas. 

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Cuando se va a preparar una reunión de trabajo se debe llevar a cabo una planificación previa que nos ayude a garantizar la efectividad de la misma. Para ello es aconsejable seguir una serie de pasos: 

• Tener los objetivos de la reunión bien definidos: Antes de organizar cualquier tipo de reunión deben definirse bien todos los objetivos que la empresa o el equipo busca conseguir con la celebración de esta reunión. Algunos objetivos que suele tener una empresa a la hora de llevar a cabo una reunión pueden ser la presentación de algún producto nuevo, la resolución de un problema, la medición de resultados, reunión con clientes o accionistas, etc.
• Informar a todos los participantes con antelación suficiente: Es importante que todos los asistentes a la reunión estén informados de su celebración con un mínimo de 24 horas. Esto les permitirá prepararse para ella, organizar la agenda del día y acudir a ella de forma puntual.
• Elige una hora adecuada: Evita organizar reuniones para las primeras y últimas horas de la jornada, ya que algunas personas pueden tener más complicada la asistencia si tienen condiciones de trabajo diferentes, o si coincide con la hora en que los hijos entran o salen del colegio, etc. 
• Incluir a las personas necesarias: En cada reunión hay que incluir solo a las personas imprescindibles para la misma. Es importante tener en cuenta que el tiempo es uno de los recursos más valiosos con los que cuenta una empresa, por lo que acudir a reuniones innecesarias será un despilfarro de recursos.
• Escoge un lugar adecuado para cada tipo de reunión: El lugar de reunión puede ser considerado un punto clave para el clima general de esta reunión. En el lugar escogido debe tenerse en cuenta el mobiliario, la comodidad, si se va a incluir un catering, si se necesitará algún tipo de material audiovisual, etc. Siempre teniendo en cuenta los objetivos de la reunión se debe escoger el tipo de sala y todos los elementos a incluir en esta.
• Llega con antelación suficiente para prepararlo todo: Si has convocado la reunión debes llegar con antelación suficiente para repasar todos los puntos a tratar, comprobar que funcionan los equipos, que el material es correcto, etc. 
• Dirige la reunión: Los puntos a tratar en la reunión deben presentarse desde un principio y también aclarar el timing y los turnos. Aclara bien todos los puntos más importantes y termina con los puntos más necesarios. También es importante que antes de concluir la reunión se resuelvan todas las dudas y se dejen claras las conclusiones a las que se ha llegado con la reunión. 
• Establece descansos si es necesario: Cada 50 minutos de reunión se suele realizar un descanso de 10 minutos. Si la reunión va a ser larga, se puede pactar el tiempo de descanso con las personas que asistan.
• Comparte las conclusiones y los documentos utilizados: Puedes utilizar las herramientas que utilicéis para la comunicación y compartir archivos en la empresa para dejar claros todos los puntos a los que se ha llegado a los asistentes.

Si quieres seguir profundizando sobre la organización de reuniones, te recomendamos el siguiente post de nuestro blog: Reuniones de trabajo efectivas

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