Posgrado organización hojas de cálculo

Posgrado Organización Hojas de Cálculo

Las hojas de cálculo se utilizan de forma frecuente para la entrada y el almacenamiento de datos. Es importante organizar estos datos de manera correcta para evitar que se produzcan errores y para hacer más fácil su análisis posterior. 

Recomendaciones para organizar una hoja de cálculo

• Introducir todos los datos en la misma tabla o marco de datos: Es muy buena idea organizar todos los datos en una tabla única, con filas para individuos y columnas para variables. Esta tabla se completará por celdas, comenzando desde la esquina superior izquierda y sin saltarse ninguna línea de datos. Es importante no utilizar más de una fila para los nombres de las variables, y estos se deben colocar en la primera fila.
• Ser consistente:
  • Debemos codificar las variables categóricas de forma consistente, utilizando un único valor común para cada dato.
  • Además, los valores que falten se deben indicar también de forma consistente, utilizando siempre un mismo código y dejando las celdas en las que falten valores en blanco.
  • Si van a estructurarse los datos en múltiples tablas, también es recomendable ser consistente con el diseño, y en todas las hojas poner la misma estructura y variables.
  • Las fechas se deberán introducir también en un mismo formato. 
• Establecer un nombre adecuado para las variables: No se recomienda utilizar espacios en nombres de variables ni archivos, sino que lo recomendable es usar guiones bajos, puntos o guiones medios, que utilizaremos en todo el documento. Los nombres que se establezcan deben ser breves y tener un significado. 
• Cada columna debe llevar una sola variable: Una variable se corresponde con una característica o métrica de un individuo donde pueden establecerse diferentes niveles o valores. En los casos en los que al individuo le corresponde un solo valor, se tiene que quedar una columna única para cada variable. Si el mismo individuo puede tener varios niveles a la vez, se deberá crear una columna para cada nivel. 
• No es recomendable codificar las variables cualitativas, sino evitar su codificación. 
• Las variables numéricas se deben mantener como variables numéricas.
• No se recomienda utilizar colores ni resaltado para la codificación de datos: Es preferible crear una nueva variable en otra columna para representar la característica que queremos resaltar.
• No realizar cálculos en los archivos de datos brutos: El archivo de datos tendrá que contender solo los datos, sin incluir cálculos ni gráficos u otras explicaciones o anotaciones. Si fuera necesario añadir algún comentario, se podrá incluir una columna específica para ello.
• Anonimizar la base de datos: No se deberá incluirse la identidad de las personas de la base de datos.
• Crear un diccionario de datos: Se recomienda tener un archivo separado que explique el significado de aquellas variables que hagan más fácil su comprensión. Se recomienda tener un archivo separado que haga más fácil la comprensión de las personas que puedan analizar los datos. En este diccionario se pueden contener los datos del nombre exacto de cada variable en el archivo, de una explicación del significado de cada variable, de las unidades de medida, de una versión del nombre de las variables que se pueden utilizar para la visualización de los resultados en las tablas.

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