Curso organización de actos oficiales

Curso Organización de Actos Oficiales

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¿Qué es la organización de eventos?

La organización de eventos se trata de un procedimiento para diseñar, planificar y llevar a cabo un congreso, una ceremonia, una convención o una reunión similar a estas, aunque todas ellas pueden ser que tengan características distintas. De esto se suele encargar una empresa independiente a la organización que la realiza y su objetivo es que no se produzcan problemas ni en la planificación ni en la realización.

¿Cómo organizar un acto oficial?

Un protocolo de eventos está formado por un conjunto de reglas que se han llegado a establecer por costumbre o normas, existen reglas comunes a todos los eventos y específicas para cada uno de ellos. 

Un evento está dividido en varias partes:

• Organización previa. Se deberá determinar la fecha y el lugar en el que se realizará en función del tipo de estilo que tenga el acto. Será necesario avisar a los invitados a través de invitaciones. Se deberá desarrollar un planning en el que se recojan todas las intervenciones, actividades a realizar, etc. con el tiempo que vayan a durar. Los elementos que se van a necesitar, tales como equipos de sonido, escenarios, presentaciones, etc. será necesario tenerlo antes de empezar a organizar todo el evento.
• Durante el evento. Es necesario contar con uno o varios anfitriones que deberán dar la bienvenida a los invitados, así como dirigirlo y despedirlos. También es muy importante la comida que se deberá pensar si será tipo aperitivo, cena o comida y si será repartida en mesas altas, en tipo banquete, etc. La llegada de los invitados al acto suele ser una hora antes, para que así de tiempo a colocarlos, proporcionarles la información necesaria, así como folletos o acreditación.
• Al terminar el evento. Es altamente recomendable elaborar un acta a modo conclusión del evento y que se le haga llegar a los asistentes a él, así como un agradecimiento por contar con su presencia.

¿Cuáles son las nuevas tendencias en la organización de eventos?

Debido al desarrollo de las nuevas tecnologías, este sector también ha notado cambios significantes como puede ser el tipo de evento. A día de hoy, podemos encontrar conferencias totalmente virtuales, por ejemplo. También se pueden incluir en los eventos el uso de aplicaciones, de códigos QR, las mediciones del ROI, etc. Aunque también podemos encontrar otro tipo de cuestiones que hagan que los eventos cambien en un futuro muy cercano, como pueden ser:

• La implementación de la cocreación. Esto significa que en muchos eventos ya no será el organizador del evento el que tenga que pensar en todos los aspectos del mismo, sino que los propios asistentes podrán encargarse de parte de su planificación.
• La integración. A través de la implementación de herramientas publicitarias, relaciones públicas o marketing directo.
• La tematización. Se debería seguir una temática en la organización del evento acorde con el tema del que trata. 
• La promoción del componente lúdico. El desarrollo de la gamificación es algo importante que se debería incluir en cualquier evento para motivar a los asistentes y conseguir su participación.
• La sostenibilidad. Si fuera necesaria la implementación de stands o una decoración, es muy buena opción que se empleen materiales reciclables como el cartón o plásticos reciclados.

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