Curso de lean office

Curso de Lean Office

¿Qué es Lean Office?

Lean Office es una metodología que se refiere a una filosofía de trabajo concreta. Consiste en aplicar los principios del pensamiento lean (que se refiere a una filosofía de mejora continua) a las actividades que se realizan en las oficinas de las empresas. Sus objetivos principales son: por un lado, optimiza los procesos y por tanto, mejora la eficiencia; por otro, elimina los desperdicios.

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Mejora de la eficiencia:

Gracias a esta metodología, las empresas revisan y controlan con todo tipo de detalle sus procedimientos administrativos. Así, podrán llevar a cabo los cambios que se necesiten en su estructura de gestión. Para esto, deben ser capaces de analizar e identificar los posibles problemas a tiempo e intentar eliminarlos. Los beneficios que se obtienen son numerosos. A continuación te contamos algunos de ellos:

• Ahorro de costos: Permite que las empresas y organizaciones ahorren costes optimizando los recursos necesarios. Esto es muy útil, por ejemplo, en el desarrollo de nuevos productos. También se minimizan los gastos asociados al papeleo, ya que se puede prescindir de contratar a una persona que realice exclusivamente este tipo de tareas.
• Simplifica los procesos: Esta herramienta consigue que los directivos identifiquen las ineficiencias existentes en estos procesos de tipo administrativo. Estas se eliminarán o se estudiará cómo mejorarlas y, en consecuencia, se producirá una mejora de la competitividad y la productividad.
• Mayor satisfacción del cliente: Con esta metodología la empresa puede ir más rápido contestando a las peticiones de los clientes. Por tanto, los tiempos de espera de respuestas serán mínimos y no supondrán un problema añadido. Así, los clientes estarán más contentos con la organización e incluso aumentarán sus compras o recomendarán la empresa a conocidos, amigos o familiares. Esto puede ser un gran punto a favor, ya que es importante para darse a conocer e incrementar la competitividad.
• Ayuda a cumplir con la normativa y regulaciones pertinentes en cada caso: La determinación de normas sólidas ayuda a minimizar los tiempos de respuesta y hace que los propios empleados se sientan más satisfechos con su trabajo.

¿Cómo implementar de una manera eficaz el lean office en la empresa?

Lo más importante aquí es saber gestionar la información de una manera eficiente. Para esto, es necesario:

• Conectar con los colaboradores: Es una filosofía que se debe aplicar a toda la empresa, independientemente del tipo de cargo o nivel que se tenga. Los empleados deben tener la confianza suficiente como para opinar de los procesos o de las condiciones laborales. Sobre todo deben dar su opinión acerca de cómo se están llevando a cabo los procedimientos de tipo administrativo. Ellos son los que realizan día a día el trabajo, por tanto, seguro que detectan ineficiencias o maneras de hacerlo mejor y más rápido. Los directivos tienen que estar dispuestos a escuchar a sus empleados. Incluso sería interesante hacer una especie de buzón de sugerencias para aportar cualquier idea que pueda mejorar el ambiente de trabajo de la organización.
• Minimizar los pasos que no sean relevantes: Aquí sería conveniente dibujar un mapa de valor y conectar las áreas de producción con las de no producción. Además, se puede enseñar a los empleados a diferenciar entre las actividades que aportan un valor agregado, las acciones que son necesarias realizar, pero que no generan ese valor y las que no aportan nada y simplemente se siguen llevando a cabo por pura costumbre. Así se podrán establecer prioridades y quitar las que no sean necesarias para el desarrollo de los procesos.
• Usar herramientas digitales: Estas colaboran para llevar a cabo el trabajo de una forma más eficaz. Permiten realizar trabajos colaborativos a distancia y de forma síncrona y llevar a cabo tareas complejas de una manera sencilla. Ejemplos de esto son las aplicaciones móviles, la computación en la nube o los softwares específicos.
• Establecer planes de acción para resolver problemas: Esto agilizará el proceso cuando se presenten situaciones comunes y ayudará a estandarizar las actuaciones de la organización. También se podría implementar para casos más complejos, pero posibles para no tener que estar tanto tiempo pensando en cuál sería la mejor solución. De esta forma se ayuda bastante a los empleados y hace que se sientan más seguros en su trabajo.

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