Curso gestión documental y contratación

Curso Gestión Documental y Contratación

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Cuando se trata de gestión de documentos, existen dos tipos principales de sistemas: manual y electrónico. Un sistema de gestión de documentos manual está controlado por humanos. Esto podría implicar un sistema de archivo físico donde los empleados presenten documentos manualmente o un sistema en línea donde los empleados ingresen datos en una base de datos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos, por otro lado, es un sistema controlado por computadoras. Esto podría implicar un sistema en línea donde los empleados accedan a los archivos de forma remota o un sistema fuera de línea donde los empleados descarguen archivos a sus computadoras.

Los sistemas de gestión de documentos controlan el almacenamiento, la recuperación y el intercambio de documentos electrónicos. También pueden ayudar a automatizar el proceso de flujo de trabajo mediante la creación de listas de tareas y notificaciones, y pueden proporcionar una ubicación centralizada para todos los documentos. Esto facilita que los empleados encuentren la información que necesitan de forma rápida y sencilla.

Beneficios de usar un sistema de gestión de documentos

• Eficiencia mejorada: un sistema de gestión de documentos puede ayudar a los empleados a encontrar información rápida y fácilmente, lo que mejorará la eficiencia general de la empresa.

• Postura de cumplimiento mejorada: un sistema de gestión de documentos puede ayudar a las empresas a rastrear y monitorear todos los documentos, lo que mejorará el cumplimiento de las regulaciones de la industria.

• Seguridad mejorada: un sistema de gestión de documentos puede ayudar a las empresas a proteger sus documentos electrónicos mediante la implementación de funciones de seguridad como la protección con contraseña y el cifrado de archivos.

• Costos reducidos: un sistema de gestión de documentos puede ayudar a las empresas a reducir sus costos de almacenamiento al organizar y administrar archivos electrónicamente.

¿Qué es un sistema de gestión de contratos? 

Los sistemas de gestión de contratos ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus obligaciones contractuales. Un sistema de gestión de contratos automatizará el proceso de creación de contratos y también ayudará a administrar las renovaciones, modificaciones y rescisiones de contratos. También puede proporcionar una ubicación centralizada para todos los contratos para que las empresas puedan encontrar fácilmente la información que necesitan.

Beneficios de usar un sistema de gestión de contratos

Los sistemas de gestión de contratos son beneficiosos para las empresas porque:

• Ayuda a automatizar el proceso de creación de contratos

• Ayuda para gestionar renovaciones, modificaciones y rescisiones de contratos

• Proporcionar una ubicación centralizada para todos los contratos

Las empresas deberían considerar el uso de un sistema de gestión de contratos si quieren:

• para mejorar su postura de cumplimiento

• para reducir su exposición al riesgo

• para mejorar su eficiencia general

Ambos sistemas ofrecen una variedad de características, algunas de las cuales son esenciales para las empresas. Un sistema de gestión de documentos puede realizar un seguimiento de los cambios en los documentos, comparar diferentes versiones de documentos y corregir documentos. Un sistema de gestión de contratos ofrece la capacidad de crear plantillas para contratos, almacenar firmas electrónicas y realizar un seguimiento del rendimiento de los contratos.

Mediante la realización de este Curso Gestión Documental y Contratación, podrás conocer todos los aspectos importantes y fundamentales con relación a la gestión de los documentos y la contratación en una empresa, puesto que contamos con profesionales del sector que te ayudaran a comprender mejor esta ciencia y te motivarán a conseguir tus objetivos mediante nuestros métodos de enseñanza perfectamente optimizados para la impartición de forma online, gracias a la cual podrás acceder al curso desde cualquier parte del mundo.

La búsqueda de ciertos documentos y la necesidad de buscar datos dentro de una empresa u organismo, puede resultar de carácter complejo si no se cuenta con un buen procedimiento de la gestión documental. Su importancia radica en lo práctico a la hora de trabajar diariamente en una organización. Mediante la Gestión documental, se pueden consultar y buscar información de manera mucho más cómoda, rápida, fácil y muy precisa. También se debe destacar, el compartir datos entre diferentes personas que los necesiten y que tengan permisos para poder visualizarlos. Además, se requiere de cierta gestión debido a la necesidad de desarrollar análisis comparativos y predictivos.

¿Cuáles son las Ventajas de Gestión Documental?

El empleo de una buena gestión documental, permite una serie de ventajas como son:

• Repositorio de todos los documentos importantes de la empresa, los cuales puede ser modificados si son necesarios.
• Aporta cierta seguridad de los documentos, ya que se rigen por unos programas y unas políticas de seguridad bastante rigurosas y un control exhaustivo para el acceso.
• Acceso a los documentos, de manera que su localización sea inmediata y rápida, desde cualquier lugar o dispositivos si se emplea un sistema de gestión documental basado en la nube.
• Mejor organización porque se vuelven más fáciles para ser organizados, localizados o recuperados, que pueden estar ordenados por categorías, apartados, etc.
• Mejora el tiempo de eficiencia, ahorrando tiempo, de manera que se traduce en un ahorro en costes.
• Permite compartir archivos con otros usuarios y, por tanto, colaborar intercambiando archivos y documentos.
• Para llevar a cabo esta gestión de archivos, suelen contarse con programas como el procesador de textos, hojas de cálculo, PDF, imágenes, etc.

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