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Curso Gestión Archivos y Comunicación Cliente 

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¿Qué es la gestión de archivos de una empresa?

A la gestión de archivos de una empresa se le entiende como los distintos procesos llevados a cabo para organizar la totalidad de los archivos de información de una organización. Además de lo mencionado, se encargan de la clasificación de la información a través de distintas carpetas para un acceso más fácil a ellas. La gestión de estos archivos presenta un gran número de beneficios que veremos más adelante.

Algunos de los elementos que componen la gestión de archivos son los siguientes:

• Los llamados archivos, que pueden ser tantos físicos o en los últimos años electrónicos. Son varios datos agrupados que tienen la función de ordenar y categorizar la información de la empresa.
• Los directorios, que son los sistemas cuya principal función es mantener una relación directa entre los archivos vistos anteriormente.
• Los campos que tratan de describir los datos de los archivos, así como servir de identificadores.
• Los llamados registros, que son los diferentes campos que muestran comunicaciones entre sí.
• Por último, el conjunto de todo lo anterior visto, la base de datos. Se trata de distintas unidades que contienen información y que almacenan todos los archivos en su conjunto.

¿Cuáles son las principales ventajas de una buena gestión de archivos?

Las principales ventajas se pueden resumir en:

• Mejora la calidad de la organización y de la información registrada.
• Tiene un mayor control ante posibles accesos que puedan alterar la seguridad del programa.
• Posee un amplio y efectivo soporte para manejar la gran cantidad de datos.
• Los envíos de datos son totalmente seguros.
• La información se encuentra centralizada.

¿Qué es la comunicación con un cliente?

Una comunicación con un cliente se le puede considerar como una determinada estrategia llevada a cabo por una organización para transmitir un determinado mensaje que queremos transmitir a través de distintos canales para que llegue al receptor. A través de la comunicación, también se pretende alcanzar una buena captación y fidelización de clientes.

¿Cómo mejorar los canales de comunicación con los clientes?

Las principales estrategias son:

• Es importante escuchar más que lo que se habla principalmente. Es importante escuchar posibles quejas o dudas y tratar de solucionarlas.
• Es importante personalizar los mensajes para reducir los tiempos de comunicación.
• Es importante ser empático y afectivo con los clientes.
• Usar un vocabulario eficaz y con mensajes emocionales.
• Uso de la tecnología.

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