Curso de grabación de datos online

Curso de Grabación de Datos Online

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¿Qué son los registros del lugar de trabajo?

Los expedientes de empleo, también conocidos como expedientes de personal, son los registros que mantiene un empleador para hacer un seguimiento de la relación de un empleado con la empresa. Estos registros pueden incluir información básica recogida durante el proceso de entrevista, incluyendo:

• Nombre.
• Contacto.
• Experiencia laboral.
• Formación académica.
• Certificaciones y credenciales
  
• Referencias.
  

Los registros de empleo también pueden contener información recopilada durante el proceso de contratación, algunos de los cuales los empleadores están obligados a verificar y mantener en el archivo por las leyes, tales como:

• Estatus de ciudadanía.
• Número de la Seguridad Social.
• Elegibilidad para el pago de impuestos sobre la nómina.
  
• Condición de exento o no exento.
• Identificación con fotografía.
• Fecha de inicio del empleo.
• Puesto de trabajo.
• Salario.
• Prueba de las autorizaciones y credenciales relacionadas con el trabajo.

Mantener un registro básico de empleo para cada empleado es una responsabilidad legal fundamental para dirigir una empresa. Por ejemplo, conocer el nombre legal completo de una persona, su estatus de ciudadanía y su número de la Seguridad Social permite a un empleador verificar que un empleado potencial tiene derecho a trabajar.

¿Es importante el mantenimiento de un registro de datos en el trabajo?

Cuando contrata a personal o a voluntarios, debe mantener registros, ya sea en papel o en formato electrónico. Es más fácil mantener la confidencialidad y garantizar que los registros se conservan de forma segura si solo se mantiene un expediente sobre cada persona.

Cada vez más, las organizaciones optan por conservar únicamente expedientes electrónicos, escaneando toda la documentación laboral y conservándola de forma segura, con el correspondiente acceso mediante contraseña.

Por otro lado, los registros de empleo que incluyen hojas de tiempo ayudan a justificar que un empleado fue pagado por todo el trabajo realizado a la tasa de pago adecuada y recibió cualquier beneficio vinculado a esas horas de trabajo.

Si un empleado presenta una reclamación por horas extraordinarias no pagadas o por falta de prestaciones, el registro laboral que contiene las hojas de asistencia puede formar parte del expediente que la empresa puede utilizar para defenderse de la reclamación.

¿Cuáles son las ventajas de los expedientes de empleo detallados?

Unos registros de empleo más detallados ayudan a las empresas a prepararse para una mayor variedad de contingencias. Además, favorecen un proceso de recursos humanos más estandarizado y sistemático, que suele ser el objetivo de las empresas con plantillas grandes y diversas.

Por ejemplo, los registros de empleo que incluyen pruebas de las credenciales, autorizaciones y formación de un empleado pueden ayudar a una empresa a demostrar que la persona contratada estaba cualificada para el trabajo en caso de un incidente que exponga a la empresa a la responsabilidad.

Las grandes empresas pueden enfrentarse a reclamaciones por prácticas de empleo discriminatorias, como en los ascensos o los despidos, y un registro de empleo que muestre el historial de las evaluaciones de rendimiento y las medidas disciplinarias puede ser la mejor manera de que la dirección demuestre su imparcialidad o que ha seguido la política estándar de la empresa.

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