Curso tutorial hoja de cálculo

Curso Tutorial Hoja de Cálculo

Especialízate en el uso de hojas de cálculo

Cuando hablamos de hojas de cálculo estamos haciendo referencia a un programa informático que nos va a permitir manipular y realizar cálculos complejos con datos numéricos almacenados en tablas. También vamos a tener la posibilidad de automatizar tareas mediante el uso de fórmulas y macros, y crear gráficos como histogramas, curvas, cuadros de sectores, etc. 

Por lo tanto, es una herramienta multiuso que se puede emplear en una gran variedad de actividades, como pueden ser por ejemplo de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones, al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Beneficios de estudiar sobre las hojas de cálculo

Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea.

La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad, eliminando la necesidad de operadores altamente cualificados.

Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

¿Qué tipos de datos encontramos en una hoja de cálculo?

Dentro de las hojas de cálculo, podemos encontrar varios tipos de datos:

Numéricos:

Los datos de este tipo que introduzca en Excel deberán comenzar siempre por un carácter numérico (del 0 al 9), una coma decimal (,), un signo más (+) o un signo menos (-). Además, deberá  tener en cuenta las siguientes reglas:

• No podrá introducir espacios para separar grupos de números. Excel lo interpretará como un rótulo.
• Podrá incluir puntos para separar unidades de millas, de millón.
• El carácter que se utiliza como separador de decimales es la coma (,), en una configuración para el idioma español.
• También podrá introducir números empleando notación científica.
• Por último, podrá añadir el carácter tanto por ciento (%) a un número.

Los datos alfanuméricos y su utilización en hojas de cálculo

Los datos alfanuméricos son combinaciones de letras, números y caracteres de puntuación. La única limitación que impone Excel a los datos alfanuméricos es que nunca podrán exceder de 32.000 caracteres.

Excel permite que los datos alfanuméricos puedan empezar por un número, pero jamás podrán empezar por el signo de igualdad (=), un más (+) o un signo menos, ya que, en estos casos, confundirá el rótulo introducido con una fórmula y mostrará un mensaje de error.

Fórmulas y funciones que verás a lo largo de esta formación

Podrá introducir fórmulas en sus hojas de cálculo para realizar cálculos. Aunque Excel permite el uso de tres tipos de fórmulas (numéricas, lógicas y de cadena), las más usuales son las numéricas. Las fórmulas numéricas hacen cálculos sobre números.

En general, todas las fórmulas que introduzca en Excel deberán comenzar por alguno de los tres caracteres comentados anteriormente (=, +, -). Uno de los hechos más destacables e importantes de las fórmulas es que no solo pueden operar directamente sobre números, sino que también podrá usarlas con direcciones de celdas. En este caso, Excel mostrará en la celda el resultado de sumar los valores contenidos en las celdas ahí nombradas.

Excel reconocerá las fechas y horas que introduzca en los formatos más empleados. Para que Excel reconozca el valor que estamos introduciendo como fecha u hora, tan solo tendremos que utilizar uno de los formatos válidos de fecha u hora reconocidos por este programa.

Los últimos datos admitidos por Excel son las funciones. Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones.

Las funciones siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula, debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No hemos de dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto) o fórmulas.

Dicho de esta forma, parece que es algo simple y de poca utilidad, sin embargo, es una herramienta muy empleada porque permite organizar los datos numéricos que pueden ser manipulados en conjuntos por sus divisiones y aplicar fórmulas y operaciones diferentes que resulten de interés.

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