Curso superior en administración de fincas y contabilidad

Curso Superior en Administración de Fincas y Contabilidad

¿Qué es un administrador de fincas?

Un administrador de fincas o administrador de comunidades o gestor de fincas, es un profesional que se encarga de la gestión, a petición de los propietarios de fincas rústicas o urbanas, o por decisión de una junta de propietarios, de los asuntos a nivel financiero, legal y técnico, imprescindibles para su mantenimiento y gestión económica.

¿Qué contabilidad debe llevar un administrador de fincas en una comunidad de propietarios?

Los propietarios de viviendas en comunidades de propietarios tienen la obligación de acudir a las reuniones de la comunidad que se celebran de manera anual con carácter general. Pero además, en algunos casos, pueden ser presidentes o secretarios de estas comunidades, y deben encargarse de las cuentas de la comunidad en caso de que estas no las lleve un administrador de fincas o una gestoría a nivel profesional. 

Las obligaciones contables básicas de una comunidad de propietarios

Aunque las comunidades de vecinos que únicamente realicen actividades propias de su naturaleza, no tienen ninguna obligación con respecto a la legislación mercantil, y por tanto, no deben cumplir las obligaciones contables que establece el Código de Comercio, sí que es recomendable que lleven un plan de contabilidad básica que se adapte al Plan General de Contabilidad que haga más fácil la comprensión de las cuentas de la comunidad y la gestión de su patrimonio.

Además, todos los propietarios de un edificio tienen el derecho y la obligación de estar siempre al corriente de las cuentas de la comunidad. Esta información se facilita en las juntas de propietarios o vecinos, que deben realizarse como mínimo una vez al año. En estas reuniones se deben explicar los gastos o los ingresos que se han generado durante todos este periodo y consensuar las medidas que se van a tomar en el futuro y aprobar las cuentas.

En esta misma reunión, se debe elegir un nuevo presidente que debe, en primer lugar, acudir a la entidad bancaria donde la comunidad tenga sus cuentas junto con el presidente que termina su cargo, para cambiar le nombre de la persona que está autorizada a hacer uso de la cuenta en el contrato. El presidente de la comunidad es la única persona que tiene acceso a las cuentas y puede ordenar la realización de pagos, aunque no puede utilizar este dinero sin una autorización previa de gasto aprobada en la junta de vecinos. 

No es necesario para las comunidades, que el año del ejercicio contable tenga coincidencia con un año natural, por lo que se puede escoger cualquier mes para comenzar y acabar el año de ejercicio, siempre que equivalga a un año completo, y puede elegirse para que coincida con aquellos meses en los que hay un mayor gasto en la comunidad, para hacer un balance de gastos e ingresos y poder planificar las acciones a tomar.

¿Debe tenerse un sistema contable para la administración del patrimonio en una comunidad de propietarios?

La contabilidad de la comunidad de propietarios no debe llevarse de manera obligatoria, aunque sí es recomendable. Es por esto que lo más recomendable es utilizar un sistema normalizado que sea de interpretación fácil, como el propio del Plan General Contable. Este podemos adaptarlo siempre a todas las necesidades que existan en la comunidad de vecinos.

Con el fin de llevar una gestión eficaz del dinero de la comunidad, también se puede llevar actualizado un libro de cuentas donde se ingresen todos los ingresos y los gastos que tengan lugar durante todo el año contable.

En el libro de cuentas podemos anotar todas las operaciones de la comunidad de propietarios, como los ingresos que se generan por el pago de cuotas de los vecinos o los pagos a algún servicio externo, como los gastos de limpieza, de mantenimiento del ascensor, o de obras pequeñas. Además se incluirán los gastos imprevistos, como las derramas y se indicará, si lo hay, el fondo de reserva. 

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