Diagrama de afinidad: qué es, para qué sirve y cómo hacerlo

¿Te has encontrado alguna vez con una gran cantidad de datos, información o número de ideas que no sabes cómo organizar o analizar? ¿Te gustaría encontrar una forma de clasificarlos por temas o categorías, y así facilitar tu proceso de toma de decisiones?

Si es así, el diagrama de afinidad puede ser la herramienta que necesitas para aumentar la calidad de tus decisiones. En este artículo te explicamos qué es el diagrama de afinidad o método KJ, para qué sirve y cómo hacerlo paso a paso.

¿Qué es el diagrama de afinidad?

El diagrama de afinidad es una herramienta visual que se utiliza para ordenar y agrupar datos, información o ideas según su relación o similitud. Es instrumento se basa en el principio de que las cosas que se parecen o tienen algo en común deben estar juntas, y las que no, separadas. El diagrama de afinidad se compone de los siguientes elementos: 

• Elementos: son los datos, la información o las ideas que se quieren organizar. Por lo general, se escriben en notas adhesivas o tarjetas, que se pueden mover fácilmente. 
• Grupos: son los conjuntos de elementos que tienen una relación o una afinidad entre sí. Se forman al agrupar los elementos según sus características o atributos comunes. 
• Encabezados: son los nombres o etiquetas que se asignan a cada grupo, para identificar el tema o la categoría que los representa. 
• Diagrama: es el resultado final de la organización y la agrupación de los elementos, que se muestra en un formato visual, como un mural, un tablero o una hoja. 

¿Para qué podemos usar un diagrama de afinidad?

El diagrama de afinidad sirve para varios propósitos, entre los que se destacan: 

• Organizar ideas, datos o información: el diagrama de afinidad permite ordenar y estructurar la información y grupos de ideas que se tienen, de forma que sea más fácil de entender y de manejar. 
• Identificar patrones, tendencias o problemas: el diagrama de afinidad permite descubrir las conexiones, las similitudes y las diferencias entre los datos, la información o las ideas, y así detectar los aspectos relevantes, los puntos clave o las áreas de mejora. 
• Generar conocimiento o soluciones: el diagrama de afinidad permite sintetizar y analizar la información que se tiene, y así obtener conclusiones, hipótesis, recomendaciones o propuestas. 

¿Cuál es la diferencia entre un diagrama de afinidad y un mapa mental?

El diagrama de afinidad se puede aplicar a diversos ámbitos, como la investigación, la innovación, el diseño, la calidad continua, la gestión, la educación o la comunicación. Algunos ejemplos de usos del diagrama de afinidad son: 

• Analizar los resultados de una encuesta o una entrevista 
• Clasificar los productos o servicios de una empresa o un mercado 
• Ordenar las ideas generadas en una lluvia de ideas o un brainstorming 

• Definir las necesidades o los requisitos de un proyecto o un cliente 
• Crear un mapa mental o un mapa conceptual de un tema o un problema 

¿Cómo hacer un diagrama de afinidad paso a paso?

Para hacer un diagrama de afinidad se requiere de un equipo de trabajo, un espacio de trabajo, unas herramientas básicas o material de trabajo y un tiempo de trabajo. Es último debe ser suficiente para mantener los estándares de calidad al realizar las siguientes etapas: 

• Definir el objetivo: se trata de establecer el propósito y el alcance del diagrama de afinidad, es decir, qué se quiere organizar o analizar, y por qué se quiere hacerlo. 
• Recopilar los elementos: se trata de obtener los datos, la información o las ideas que se van a organizar o analizar, ya sea a partir de fuentes existentes o de generación propia. Se deben escribir los elementos en las notas adhesivas o post it, usando palabras o frases cortas y claras. 
• Agrupar los elementos: se trata de clasificar los elementos según su relación o afinidad, colocándolos juntos o separados en el espacio de trabajo. Se debe buscar el consenso entre los participantes, y evitar las categorías preestablecidas o las jerarquías.  
• Asignar los encabezados: se trata de nombrar o etiquetar cada grupo de elementos, usando una nota adhesiva o una tarjeta de otro color. Se debe elegir un encabezado que resuma o represente el tema o la categoría de cada grupo, y que sea comprensible para todos los participantes. 
• Revisar el diagrama: se trata de verificar que el diagrama de afinidad cumpla con el objetivo planteado, y que refleje la información que se tiene. Se debe comprobar que los elementos estén bien agrupados y encabezados, y que no haya elementos repetidos, sobrantes o faltantes. Se pueden hacer los ajustes o las correcciones que se consideren necesarios. 
• Presentar el diagrama: se trata de mostrar y explicar el diagrama de afinidad al resto de los miembros del equipo, y a otras personas que puedan estar interesadas o involucradas en el tema o el problema.  

El diagrama de afinidad es una herramienta útil y sencilla para organizar y analizar datos, información o ideas dentro de áreas como la gestión de la calidad, y así facilitar la toma de decisiones y la solución de problemas.

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Diplomado en Gestión de la Calidad - USEK

Máster en Sistemas Integrados de Gestión (Calidad, Medioambiente y Prevención de Riesgos Laborales)