tareas de una secretaria

¿Cuáles son las tareas de una secretaria en una oficina?

Una Secretaria es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades Tecnologías de la Información ya sea en una empresa privada o en alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del Directivo o Ejecutivo.

Las tareas de una secretaria son las de gestionar la agenda, manejar información confidencial de la empresa, mantener una comunicación telefónica con clientes o asociados y atender al público que se dirija a la empresa. Igualmente, se trata de alguien encargado o encargada de realizar todas las tareas del área administrativa en la oficina.

¿Cuáles son las tareas más importantes de una secretaria en una compañía?

Las tareas de una secretaria administrativa son:

• Recibir documentos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender visitas.
• Archivar documentos.
• Realizar cálculos elementales.
• Informar todo lo relativo al departamento del que depende.
• Estar al pendiente de la tramitación de expedientes.

Por supuesto, las tareas de una secretaría ejecutiva variarán un poco, pues estas se centran en prestar apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos ocupándose de las peticiones de información y llevando a caboTecnologías de la Informacióncomo preparar la correspondencia, recibir a los visitantes, organizar las reuniones y gestionar los programas de acción en el horario laboral.

¿Cuáles son las tareas de una secretaria en un colegio?

Debido a que es un trabajo que se tiene en consideración en múltiples sectores, también podemos hablar de las tareas de una secretaría de colegio, las cuales son:

• Gestionar la secretaría de la escuela y organizar el correo entrante y saliente, el mantenimiento de registros, la atención al cliente y las fotocopias. 
• Supervisar a uno o más asistentes de secretaría.
• Desde su puesto se encargan de la gestión administrativa y económica del centro siguiendo las instrucciones de la dirección. Pueden elaborar el proyecto de presupuesto del centro, llevar la contabilidad y rendir cuentas ante las autoridades correspondientes.
• Se ocupan de levantar el acta de las reuniones y de dar fe y descripción de los acuerdos adoptados.
• Este cargo se ocupa de custodiar las actas, libros, archivos del centro docente y los documentos oficiales de evaluación. 
• Suelen ser los encargados de la comunicación interna y externa del centro, produciendo el boletín de noticias, elaborando cartas, informes y folletos, respondiendo al teléfono y al correo electrónico, al igual que recibiendo a los visitantes.
• En colaboración con los jefes de departamento, realizan tareas de secretaria ejecutiva y elaboran el inventario general del centro educativo, manteniéndolo actualizado y velando por el buen uso y conservación de las instalaciones y equipamiento escolar.
• Siguiendo las indicaciones del director, se encargan de gestionar y controlar el personal de administración y servicios, velando por el cumplimiento de la jornada y las tareas establecidas. También se ocupan de agendar las citas con las familias y organizar sustituciones de personal ausente.

¿Cuáles son las tareas de una secretaria en diversas áreas?

Como bien lo comentábamos, este puesto existe en múltiples áreas. Por ello, veremos con un poco de mayor detalle algunos de estos campos y sus funciones:

En cuanto a las tareas de una secretaria médica, principalmente se centran en el apoyo al Médico y de dar todo tipo de información en relación con citas, horarios y funcionamiento del consultorio médico, la cual puede ser requerida tanto por los pacientes como por sus familiares. Deben atender también a los visitadores médicos y a otros profesionales de la salud con los que se tenga relación en la consulta o el centro.

También encontramos que existen las tareas de una secretaria recepcionista, quien deberá dar la bienvenida a los clientes u otro tipo de visitantes, atendiendo a sus dudas e interrogantes.

Ahora, si nos referimos a las tareas de una secretaria jurídica, tenemos que considerar que tendrán que asesorar y proporcionar atención al público, organizar citas o entrevistas con los abogados, informar a los clientes los requisitos que se necesitan para adquirir asesoría legal, entre otras cosas.

Y por supuesto, no podemos dejar de hablar de las tareas de una secretaría de gerencia:

• Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación diversa recibida, tanto interna como externa.
• Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar el debido curso.
• Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o enviados por este.

Cualidades que te convertirán en una buena secretaria

Aunque muchos tachen este trabajo como algo sencillo, en realidad es todo lo contrario. Una recepcionista es una persona con múltiples responsabilidades y por ello requiere tener ciertas características que le permitan realizar su trabajo a la perfección. Puede que estas cualidades sean innatas o aprendidas, aunque lo importante es siempre tenerlas presentes. Aquí te damos una lista de estas características:

Detallista

Al tener muchas tareas, es fácil olvidar alguna, lo que incrementa la importancia del ser detallista y organizado, de modo que se prevengan los inconvenientes.

Saber tratar con el público

Se espera que la secretaria sea empática, que sepa manejar a los usuarios y tratarlos adecuadamente. Esto incluye saber interpretar sus opiniones, necesidades y preocupaciones.

Respetuosa

Sabemos que trabajar con el público no es sencillo, aunque esta no es una excusa para ser irrespetuoso. Una buena secretaria sabe mantenerse al margen y dar lo mejor de sí, siempre tratando al personal con buenos valores y buenas costumbres.

Organización

Se encuentra íntimamente relacionado con el primer punto. Mientras más tareas, más desorden, por lo que se requiere ser meticuloso y tener buena memoria para este puesto. Tener un bloc de notas para evitar olvidos puede ser una buena idea en este tipo de profesiones.

Discreción

Puede que el trabajo requiera tratar temas personales o tocar documentos importantes, así que se necesita discreción y prudencia para estos casos.

Multitareas

Nada mejor que una persona que sabe hacer de todo un poco. Esto puede hacerle la vida más sencilla al negocio donde ejerce y toda secretaria siempre es la mano derecha de todos los compañeros, así que deberá saber cómo lidiar con multitud de casos distintos. 

Saber adaptarse a los cambios

Si puedes trabajar adaptándote a las circunstancias, !Esto es para ti! Ya sea en lugares diferentes, en situaciones inesperadas, con distintos tipos de persona, por tu cuenta y mucho más.

Capacidad de anticiparse

Por lo general, los secretarios están un paso más adelante. Esto sin duda es un valor agregado, debido a que la eficiencia y la calidad son buenos rasgos. !Y suelen ser recompensados!

Ganas de servir a otros

El personal secretario suele estar repleto de personas que les encanta servir a otros, por lo que puedes ayudar a una persona o una empresa a lograr una buena comunicación con sus clientes y todo sin dejar de lado las actividades que facilitan el buen desenvolvimiento del negocio.

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