que son los congresos y convenciones

¿Qué son los congresos y convenciones?

¿Tienes conocimiento sobre qué son los congresos y convenciones?  ¿Te has puesto a pensar cuál es la diferencia? Los congresos y convenciones  son una herramienta fundamental para la actualización del personal. Ya sea de una empresa, institución educativa o para crecimiento personal.

Los congresos y convenciones representan una oportunidad comunicativa, que brindara nuevas experiencias a sus participantes. Requiere de una buena planeación, de ofrecer una temática atractiva, actual, fresca e innovadora.

Al tratarse de eventos a gran escala deben planificarse con suma cautela, ya que reúne a un público estricto y hay que cuidar los más mínimos detalles con el fin de brindar al público una experiencia gratificante. A continuación definiremos qué son los congresos y convenciones.

¿Qué son los Congresos?

Para responder a la pregunta sobre qué son los congresos, debemos partir de la propia experiencia. Son aquellos eventos donde se transmiten enseñanzas, nuevas técnicas o actualizaciones sobre un tema o líneas de investigación específicas. El sector médico es una de las áreas que más congresos organiza actualmente. Estas reuniones generalmente cuentan con patrocinadores de la rama relacionada al tema del congreso.

Este se caracteriza por ser un evento que proporciona un conocimiento por lo general son privados y el participante debe cancelar la entrada. En algunas ocasiones la cuota puede incluir solo la entrada al evento. En otras viene incluido en el paquete material de apoyo, hospedaje, vuelos, comidas, todo varía en función de los organizadores.

Evidentemente, al conocer qqué son los congresos y convenciones podrás detectar que en su mayoría están acompañados de exposiciones. Se requiere de una locación pertinente para un gran número de personas. Influyen factores como la duración que puede variar de 1 hasta 7 días.

Estos congresos deben ser patrocinados, lo que implica que los organizadores lo deben vender a empresas y a los asistentes. Es necesario dedicar al menos un año de antelación para planear un congreso exitoso.

¿Qué son las Convenciones?

Cuando comprendes la diferencia entre qué son los congresos y convenciones puedes tener la certeza de que no se trata de la misma cosa. Así pues, te contamos que a diferencia del congreso, una convención es una reunión planeada por una empresa para sus colaboradores.

Esto con el fin de dar a conocer resultados, ejecutar actividades de integración, motivación e incentivo. Este último dado el caso de convenciones que incluyen fase de recreación con algún destino turístico.

Por la magnitud del evento,  se aconseja invertir un tiempo estimado no menor a 6 meses de anticipación. Este tipo de evento requiere igual cautela que la planeación de los congresos, ya que en ambos implica la satisfacción de un gran número de personas.

Habitualmente estos eventos mantienen convenios con hoteles, líneas aéreas, sedes, centros de convenciones, lo que influirá en la reducción de gastos. Además, se deben tomar en cuenta todos los detalles que marcaran la diferencia y proporcionarán una experiencia única a los participantes. Estos deben contar con la participación de personal calificado y certificado que avalen su experiencia en el área.

Existen tips para la ejecución y planeación de congresos y convenciones:

Quizá ahora tienes más claro qué son los congresos y convenciones.  Aquí te dejamos algunos tips para desarrollarlos.

•  Planeación: reunir el personal y asignar roles y tareas.
• Establecer un plan de trabajo.
• Manejar un calendario en la consecución de las etapas.
• Determinar los objetivos.
• Definir el público que asistirá al evento.
• Fijar presupuestos.
• Llevar control de gastos.
• Crear fondo monetario por eventualidades extras.
• Detallar elementos necesarios para el evento.
• Definir una fecha que no concuerde con días festivos ni vacaciones.
• Tener en cuenta el lugar del evento e identificar que estén dadas todas las condiciones necesarias para el evento.
• Manejar un número determinado de participantes.
• Definir el mobiliario y la decoración del lugar.
• Crear espacios de tiempo para descanso.
• Tomar en cuenta las necesidades de los participantes para efectos de conectividad, los asistentes podrían necesitar de enchufes accesibles.
• Realizar la promoción temprana del evento, usar medios informativos impresos y digitales.
• Ofrecer certificación.

Especialízate en Congresos y Convenciones

Ya que has detectado que son los congresos y convenciones te recomendamos que si estas pensando en organizar uno de estos eventos puede contratar una empresa con experiencia en el área. Si no es de tu gusto, en Euroinnova te ofrecemos cursos para la correcta planeación de estos eventos.

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Además medir sus implicaciones, incidencias, estrategias de planeación y más. Todo con el fin de garantizar un evento de calidad y excelencia. Capacítate para tener el conocimiento más calificado en el área de planeación y ejecución de eventos.  En Euroinnova Business School garantizamos el éxito de tu carrera con nuestros avanzados cursos que marcan la diferencia a nivel mundial.