que hace un asistente personal

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¿Qué es y qué hace un asistente personal?

Uno de las ocupaciones que se han vuelto más populares en la actualidad es la del “assistant” o asistente personal, al cual muchas veces se le conoce como asistente ejecutivo y su objetivo es apoyar al gerente de una oficina o departamento en el desarrollo de todas las actividades relacionadas con su cargo. La labor de este profesional es tan importante para el éxito de la empresa que aquí te informamos, qué hace un asistente personal.

Cabe destacar que las responsabilidades y funciones de un asistente ejecutivo varían de acuerdo con el departamento donde trabaje y el ámbito donde se desarrolle su empresa pues, aunque este puede ser formado por la propia organización que lo contrata, la mayoría de las compañías prefieren emplear a personas con buena formación y experiencia laboral para desempeñar este cargo.

Por esa razón, en este artículo también exponemos qué hace un asistente personal y cuáles son sus funciones y tareas. Al final te indicamos qué debe estudiar para trabajar en un entorno tradicional o en una oficina virtual.

¿Qué encontrarás aquí?

1. ¿Qué es y qué hace un asistente personal?
2. Funciones y tareas del asistente personal ejecutivo
2.1. Las tareas más comunes del asistente
3. El perfil profesional del asistente
4. Cursos de formación profesional del asistente personal
5. Los cursos de Euroinnova para asistente personal
6. Cursos especializados en Asistencia Personal

Funciones y tareas del asistente personal ejecutivo

El asistente personal a diferencia del asistente administrativo tiene la misión de asesorar y orientar al gerente ejecutivo. Dentro de sus funciones destacan las siguientes:

Filtrar los contactos entre su supervisor y los clientes, proveedores y otros empleados.
Al ser el contacto directo entre el gerente y otras personas una de sus funciones es determinar la importancia del contacto de manera profesional y eficiente.
Preparar documentos relacionados con la gestión administrativa de su departamento u oficina.
Contestar correos y llamadas, tanto entrantes como salientes.
Mantener actualizada la lista de contactos; esto es muy importante dentro de lo que hace un asistente personal.
Redactar y realizar comunicados o reportes escritos.
Identificar los aspectos relevantes y sugerir respuestas efectivas.
Entregar reportes a la gerencia y a sus "au pair" o pares.
Gestionar la agenda personal de su jefe, organizando sus reuniones y actividades laborales y personales.
Planificar, contactar y reservar instalaciones para la realización de actividades laborales o eventos corporativos, como salones de fiestas, restaurantes, clubes deportivos, etc.
Elaborar reportes sobre los resultados de las reuniones de trabajo.
Organizar y archivar documentos físicos o digitales.
Actualizar el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y equipos necesarios y solicitar su reposición cuando es necesario.
Supervisar el trabajo del personal de limpieza de la oficina.

Las mencionadas son algunas de las funciones que determinan lo que que hace un asistente personal en su trabajo. No obstante, si quieres saber más sobre qué actividad realiza un asistente personal; seguidamente te referimos algunas de las ocupaciones y tareas más comunes que éste debe efectuar.

Las tareas más comunes del asistente

Si aún te preguntas qué hace un asistente personal, te informamos que sobrepasan el trabajo de una secretaria. De hecho, una de las funciones del asistente ejecutivo es coordinar el trabajo del personal de apoyo administrativo de la oficia; en este aspecto, el assistant debe garantizar el óptimo desempeño del equipo de trabajo.

En resumen, el asistente ejecutivo debe ocuparse de:

Apoyar en la contratación, formación y supervisión de los auxiliares administrativos a su cargo: En este caso debe revisar los currículum de los aspirantes, identificar a los más aptos, detectar si padecen alguna discapacidad leve, realizar las entrevistas de trabajo, seleccionar a los mejores y sugerir su contratación al jefe.

Ayudar a su jefe con la preparación de informes, notas y presentaciones: Algunos asistentes se encargan de organizar conferencias, exposiciones y eventos para la empresa o su supervisor.

Buscar información y documentación actualizada sobre las actividades de la empresa para suministrarla a su jefe: Un buen asistente personal se ocupa de que su jefe esté al día.

Muchas veces estas tareas que determinan lo que hace un asistente personal ejecutivo en el ámbito de la empresa, se combinan con otras vinculadas a la vida personal del gerente. Por eso es indispensable que este mantenga una relación armoniosa con la familia del mismo.

El perfil profesional del asistente

En definitiva, las funciones y tareas del asistente personal son variadas, e implica que este profesional debe poseer un perfil personal y profesional muy particular. Sin dudas, para asumir lo que hace un asistente personal de manera eficiente, se debe poseer:

Autoestima y confianza en sí mismo.
Una voz agradable para contestar las llamadas.
Dominio de idiomas, especialmente del inglés.
Creatividad.
Iniciativa.
Desarrollo de la inteligencia emocional.
Empatía y valoración del trabajo en equipo.
Capacidad para identificar detalles importantes, lo cual es vital para lo que hace un asistente personal ejecutivo.
Competencias para la planificación y la organización de los recursos así como para la evaluación de resultados.
Habilidades de comunicación verbal y de relaciones públicas. Esto se debe a que es el encargado de recibir visitantes y servir de enlace entre clientes y directivos.
Flexibilidad para hacer frente a los problemas y situaciones que surgen en su trabajo.
Buenas habilidades de comunicación escrita.
Amabilidad, respeto y consideración.

Debido al nivel de responsabilidad que tiene un asistente personal ejecutivo, éste debe tener los conocimientos y las competencias técnicas necesarias para desempeñar su cargo con eficiencia. De allí la importancia de su formación profesional.

Cursos de formación profesional del asistente personal

Si te entusiasma este cargo y quieres formarte profesionalmente en lo que hace un asistente personal puedes realizar tu sueño en poco tiempo. En la mayoría de los países, incluso en España, la capacitación de este tipo de auxiliar se realiza a través de una carrera técnica, la cual se estudia en el segundo ciclo de educación secundaria.

Como puedes confirmar en las ofertas que se publican en google la mayoría de estos cursos tienen una duración de dos años. El único requisito para realizarlos es ser mayor de edad y haber culminado el primer ciclo de secundaria, lo importante es que en cualquiera de ellos te enseñan qué hace un asistente personal con el propósito de que te desempeñes en forma eficiente.

Las instituciones que ofertan cursos de formación para asistentes personales, imparten conocimientos prácticos sobre la planificación y organización de los recursos necesarios para trabajar en cualquier tipo de organización. Entre las opciones de formación para ejecutar las tareas de un asistente personal destacan las siguientes:

Asistente de Contabilidad Empresarial.
Asistencia Administrativa para la gestión logística y de Comercio Exterior.
Asistencia personal en el área del Turismo.
Asistente personal jurídico.
Asistente educativo.
Asistente Administrativo Online.
Asistente Dirección y Contabilidad virtual.
Asistente Educativo para el cuidado infantil.

Los cursos de Euroinnova para asistente personal

Asimismo te informamos que existen instituciones como Euroinnova, la Escuela de negocios especializada en la formación online que desarrolla cursos para enseñarte qué hace un asistente personal eficiente o cómo utilizar Cortana, el asistente de productividad de Microsoft que te permite ahorrar tiempo y enfocar tu esfuerzo en las tareas más importantes. Estos cursos son homologados en más de 200 países y baremables en las bolsas de empleo y las oposiciones convocadas por la Administración Pública de España.

Entre los cursos que ofrece esta escuela para la capacitación del asistente personal te recomendamos los siguientes:

Curso de Asistencia despachos: En el cual aprendes sobre la naturaleza de la organización empresarial, los principios de la dirección en la empresa, las relaciones interdepartamentales, las funciones del secretario y qué hace un asistente personal en el sector empresarial y en las organizaciones públicas.
Curso Asistencia personal a la Dirección: que te permite convertirte en un experto en la comunicación empresarial y aplicar este aprendizaje en la asistencia a la dirección en diferentes ambientes de trabajo.
Curso Online para Organizar la Agenda Empresarial en una Lengua Extranjera distinta del Inglés: En éste aprendes, como su nombre lo indica, cómo elaborar la Agenda Empresarial, lo cual es muy útil si quieres desempeñarte como asistente virtual para un gerente extranjero.

Visita la web de esta institución y conoce los detalles de más de 19.000 cursos que ponemos a tu disposición.