que es una recepcionista

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¿Qué es una recepcionista y por qué resulta tan importante para una oficina?

Cuando nos preguntamos qué es una recepcionista la respuesta suele ser bastante sencilla, es la encargada de recibir a los clientes y empleados que se dirigen a la empresa u organización para la cual trabaja. Su tarea principal es darles la bienvenida a las personas con una actitud de calidad, siendo alguien simpática y que transmita confianza, además de responderles cualquier duda que tengan, tanto en persona como por teléfono.

Si ya sabes qué es una recepcionista, debes saber que es normal confundir este cargo con el de una secretaria o asistente administrativo, y es que a menudo las actividades que realizan una y otra son las mismas, con la sutil diferencia que el asistente también tiene la función de atender tareas de Recursos Humanos y poner en práctica habilidades de Contabilidad y Logística.

La secretaria es la que se encarga netamente de los problemas administrativos de la empresa, sin dejar de lado la atención al público en caso de ser necesario. Esta también debe regirse por los estándares de vestimenta impuestos por la organización.

¿Qué encontrarás aquí?

1. ¿Qué es una recepcionista y por qué resulta tan importante para una oficina?
1.1. Tipos de recepcionista
1.1.1. Entre otros tipos de recepcionistas encontramos:
1.2. Importancia de una recepcionista
1.3. Y en cuanto a las tareas principales que realiza una recepcionista
1.4. El perfil que debe tener una recepcionista
1.5. ¿Cuál es el campo laboral del oficio de recepcionista?
2. Cursos especializados en recepción

Tipos de recepcionista

Dentro de lo que es una recepcionista existen diferentes tipos dependiendo del ambiente laboral en donde se encuentre la misma, entre las cuales tenemos:

Recepcionista de hotel: Es aquella persona que trabaja en el área de hotelería y se encarga de recibir a las personas que estén interesadas en usar las instalaciones del hotel, siempre dando una atención de manera cordial y empática. La mayoría de las veces se requiere que esta maneje un segundo idioma, como el inglés, para así poder atender a turistas que no hablen la lengua donde está dicho recinto; de la misma manera, debe tener un buen control a la hora de cambiar divisas porque muchas veces los clientes pagan con moneda extranjera.
Recepcionista de empresa: esta trata en su mayoría asuntos organizacionales, pero también dependiendo de la empresa deberá tener funciones a la hora de recibir personas y proporcionarles una óptima experiencia, teniendo siempre presente que es la primera impresión de la compañía con los clientes.

Entre otros tipos de recepcionistas encontramos:

Recepcionista de eventos: La persona que es una recepcionista debe estar alineada con el evento que se vaya a realizar, por ende, es común que pueda abarcar desde conciertos hasta citas deportivas y mucho más. Cabe destacar que es un trabajo que no se da todos los días, así que su nivel de empatía, proactividad y carisma debe ser aún mayor para que los espectadores tengan una excelente experiencia.
Recepcionista de pequeños negocios: como Spas, salones de belleza, entre otros. La persona encargada de dar la bienvenida a los clientes, que es una recepcionista, deberá tratar a los posibles clientes de manera para que puedan consumir productos del establecimiento; dicho esto, aportará la mayor información para que el visitante pueda tener una mejor elección a la hora de realizar una compra.
Recepcionista clínico: Puede trabajar tanto en una clínica como un hospital y tienen la tarea de recibir a pacientes urgidos de ayuda médica, por lo cual, en su mayoría se vive en un ambiente laboral fuerte.

Importancia de una recepcionista

Dentro de una organización, este puesto de trabajo tiene funciones imprescindibles, ya que es una recepcionista la que ejerce como puente entre la empresa y el cliente; sumado a ello, a nivel administrativo es la que se encarga de conectar entre los diferentes departamentos, por lo cual su nivel comunicativo debe ser alto y hacerlo de manera óptima.

Sin este cargo, la empresa tendrá un débil impacto dentro de la sociedad, además, no se obtendrá una buena organización dentro de la compañía y gestionar los diferentes procesos dentro de la organización no será nada fácil.

Y en cuanto a las tareas principales que realiza una recepcionista

No solo basta con conocer qué es una recepcionista, pues resulta importante determinar cuáles son las funciones principales de este empleo para poder entender y comprender mejor el concepto básico del cargo.

Ya entendemos que una recepcionista es la encargada de recibir a las personas que llegan a la oficina, pero, más allá del recibimiento, ¿qué otras labores deben realizar? A continuación, te contaremos:

Fomenta un ambiente laboral donde reine la paz y la tranquilidad mediante una actitud cordial y acogedora.
Recibe a quien visite su lugar de trabajo y le ofrece solventar sus dudas, guiándole al área a donde necesiten acudir.
Maneja una lista donde se controle la entrada y salida de los visitantes como de los empleados recogiendo sus datos personales.
Está atenta a cualquier actividad sospechosa dentro de la oficina para reportarle a los agentes de seguridad la situación.
Atiende las llamadas de la mejor forma.
Una recepcionista canaliza los correos electrónicos y ofrece una pronta respuesta.
Remite los mensajes a las personas o a las áreas correspondientes.
Coordina los servicios de mensajerías.
Resuelve problemas que tengan los visitantes.
Se encarga de la redacción de los memorandos que se distribuyen al personal de la empresa.
Debe archivar y organizar documentos.
Mantiene su área de trabajo higienizada.

El perfil que debe tener una recepcionista

Después de conocer lo que es una recepcionista y sus distintas funciones, es importante saber cuál es el perfil que deben tener estas personas tan importantes en una oficina.

Poseer alta fluidez de conversación para poder transmitir información de forma clara.
Ser una persona elocuente, que ofrezca un trato cálido y cordial.
Contar con habilidades de redacción, pues estará encargada de redactar información relevante para transmitir a quienes hagan vida en la oficina.
Tendrá que ser una persona organizada, detallista y analítica.
Tener la habilidad de realizar varias tareas al mismo tiempo y poder trabajar bajo presión.
Poseer conocimientos en el procesamiento de textos y hojas de cálculos.
Saber manejar equipos de oficina, tales como fotocopiadoras, impresoras y computadoras.
Debe ser una persona con excelente presencia, pues ellos son la primera impresión que se llevan las personas de la empresa.
Tener claro lo que es una recepcionista para adaptarse de forma óptima a las funciones de este empleo.
Ser empática con los posibles clientes como con los empleados de la compañía.

¿Cuál es el campo laboral del oficio de recepcionista?

Si después de conocer qué es una recepcionista, te interesaste en aprender sobre este oficio para desenvolverte en el plano laboral, es normal que una de las principales dudas que se te presenten, sea si es un trabajo con un amplio campo laboral, o si por el contrario, te costará conseguir empleo.

La verdad es que el oficio de recepcionista tiene bastante campo, pues es un cargo imprescindible en las empresas y oficinas, quienes constantemente están buscando llenar sus vacantes. Igualmente, a pesar que de que el puesto de trabajo de recepcionista se atribuye mayormente al género femenino, no hay que dejar de lado a los hombres que quieran ejercer en este cargo, ya que ambos géneros lo pueden desempeñar.

Y a continuación, si deseas aprender más de lo que es una recepcionista, puedes realizar un curso de recepcionista en Euroinnova, la Escuela de Negocios especializada en formación online, allí podrás adquirir los conocimientos necesarios para que consigas tu trabajo ideal en este campo o en cualquier otro que sea de tu agrado. Ingresa ahora y conviértete en un profesional del mayor nivel gracias a esta institución y sus excelentes ofertas educativas.