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No hay ningún tipo de dudas, la gestión de los clientes, facturas y de los empleados es un proceso bastante importante dentro de cualquier empresa. Llevarla a cabo nos ayuda a ofrecer servicios de preventa, posventa, organizar los pagos de los trabajadores, enviar productos y promociones, fidelizar a los clientes y mucho más; por ello, aprender a crear una plantilla base de datos Excel, o al menos a utilizarlas de la manera correcta es realmente útil en estos tiempos.
Y que no se te pase la idea por la cabeza de hacer la base de datos de la empresa a mano, puesto que esto supone tener cientos y cientos de papeles archivados con la información relevante y la idea de poder encontrar los datos de alguno de los clientes sería una labor algo tediosa que consumiría demasiado tiempo. Aprovecha las ventajas de la tecnología y la posibilidad de formarte de manera online en el uso de Excel, un software bastante útil en el ámbito de los negocios en la actualidad.
Como es de entender, el no poseer una plantilla base de datos Excel apropiada en una empresa supone muchos problemas para acceder a la información que requiramos, por lo que tener una apropiada para las labores que se desempeñan genera una serie de ventajas, como son:
En definitiva, utilizar este tipo de herramientas nos ayuda a tener un orden de la información de proveedores, clientes, trabajadores, inventarios y cualquier otro campo de la empresa; de esta forma es posible evitar contratiempos, aumentar la productividad y facilitar el trabajo para todos los encargados de este ámbito.
Si necesitas una planilla muy específica para tu tipo de trabajo o no quieres utilizar algunos de los modelos que se consiguen en internet, a continuación te mostraremos paso a paso cómo hacer tu propia plantilla base de datos Excel para que puedas almacenar la información que necesites de acuerdo a tus necesidades y gustos.
Lo primero es crear un archivo de Excel y guardarlo como “libro de Excel habilitado para macros”. Ahora, asegúrate de tener dos hojas, una para el “REGISTRO” y la otra para “DATOS”; en la primera llena los datos que recolectarás de los clientes, como el nombre, edad, correo electrónico, dirección, celular y cosas similares, una de las celdas deberá ser reservada para el “código”.
En la hoja de “DATOS” deberías copiar en columnas diferentes la información recolectada de los clientes y marcar de algún color de preferencia la fila debajo de los mismos; esto servirá como recordatorio para que nadie escriba allí y asegurarnos que la fórmula que se use funcione correctamente. Ahora, selecciona la fila con color, ve al menú “vista”, escoge “inmovilizar” y haz clic en la opción de “inmovilizar paneles”.
Ya la plantilla base de datos Excel está tomando forma, pues ahora tendrás que ir a la hoja de “Registro” y seleccionar la celda que reservamos para el código de registro, donde introduciremos esta fórmula: =contar(Datos!A5:A10000)+1
Donde pongas el código aparecerá un “1”; vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la opción de “formato de celdas”; a continuación te saldrá una ventana, busca la pestaña de “Número” y elige la opción que dice “Personalizada”, donde dice “Tipo”, puedes escribir una nueva fórmula para seguir configurando la plantilla como necesites. Da clic en aceptar y luego, en la hoja de “DATOS” selecciona todas las celdas que están debajo de “Código”, donde deberás seguir el mismo proceso para cambiar el formato de las celdas.
Los aspectos más básicos de la personalización los podrás realizar sin tener un extenso conocimiento de Excel, pues solo requerirás asignar colores para cada tipo de información, separar en distintas hojas a los clientes, los proveedores y los trabajadores o cambiar la fuente que te encuentras utilizando. Sin embargo, si deseas dar una personalización más exhaustiva o deseas dotar a tu plantilla de funciones un tanto más complejas, te aconsejamos que puedas realizar un curso para realizar la plantilla de base de datos de Excel de una forma más profesional, de modo que puedas destacar en tu ámbito profesional.
Si quieres hacer de tu plantilla un tanto más dinámica podrías agregar el uso de condicionales para que la modificación de ciertos elementos tenga repercusión en el resto del cuadro, e incluso agregar tablas dinámicas para facilitar el entendimiento de ciertos resultados al verlos de manera gráfica, pues son casi infinitas las posibilidades que te brinda esta plataforma; sin embargo es necesario estudiar un poco sobre ella para entender la amplitud de sus funciones y todo lo que puedes hacer en una plantilla base de datos Excel.
Claro, esto solo es un inicio de cómo puedes hacer un registro o una plantilla de base de datos de Excel; si quieres convertirte en un experto en el uso de este software, te recomendamos que puedas ingresar en Euroinnova, la Escuela de Negocios especializada en formación online, donde encontrarás los mejores programas educativos para dominar esta herramienta que te permitirá tener un control total de la empresa o el negocio donde ejerces.
Aunque si tu interés de estudio en este momento no se encuentra relacionado con el uso de herramientas ofimáticas y la creación de plantilla de base de datos de Excel, la misma institución también cuenta con opciones variadas para ti en cursos, postgrados y maestrías en casi cualquier área de estudio, disciplina u oficio. Todos los programas educativos se ofrecen de manera totalmente online, con información actualizada avalada por múltiples unidades de educación superior y con certificación homologada, de modo que si sientes este es un buen momento para ampliar tu rango de habilidades, esta es una plataforma confiable donde podrás realizarlo de manera segura y con múltiples opciones de pago.
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