manejo de erp: qué es

El manejo de ERP, qué es y cómo funciona

Llevar a cabo la gestión de una compañía es de suma importancia, ya que esta se divide en diferentes departamentos y sectores dentro de su estructura, haciendo que la cantidad de información manejada sea muy grande y constante. Ahora, el mercado laboral está cada vez más suturado debido a la competencia, lo cual es ocasionado por el surgimiento de diversas compañías y, en tal sentido, la gestión empresarial eficiente puede ser lo que lleve a tu organización al éxito: todo esto puedes conseguirlo al conocer sobre el manejo de ERP, qué es y cómo funciona para llevar el control administrativo.

Si quieres saber más de este proceso ¡Sigue leyendo!

En este artículo, explicaremos sobre el manejo de ERP, qué es y por qué realmente debemos de tenerlo presente en el día a día de nuestras empresas, también ser abarcarán temas como sus características y veremos qué ofrece como herramienta y si puede generar los "resultados increíbles" que dicen que da para el crecimiento de cualquier compañía. ¡Así que comencemos!

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) sirve para planificar y gestionar eficientemente los diferentes recursos empresariales. Se trata de una herramienta de gestión empresarial que permite centrar toda la gestión de la empresa agilizando así las diferentes tareas y coordinando las diferentes áreas de la empresa. Gracias a este sistema de planificación de recursos empresariales lograremos mejorar la competitividad, productividad y rentabilidad de la empresa en términos absolutos.

La instalación del software ERP permitirá integrar todo el proceso empresarial bajo un mismo paraguas, logrando así ahorrar tiempo y dinero, mejorando la toma de decisiones estratégicas clave para la empresa. Existen numerosos sistemas de gestión en el marcado adaptados para todo tipo de empresa, ya sea Pyme, microempresa o gran empresa.

Podemos hacer muchas clasificaciones de ERP. Por ejemplo, según el tamaño de la empresa: 

• ERP para grandes empresas

Responden a las necesidades de grandes empresas que trabajan a nivel nacional o global, cuentan con muchos empleados y manejan grandes volúmenes de datos. 

Este tipo de ERP tiene un alto grado de personalización, aunque queda fuera del alcance de la mayoría de empresas. 

• ERP para medianas empresas

También tienen un alto grado de personalización y va dirigido a empresas medianas que no pueden afrontar una inversión como la que hemos visto antes. Son soluciones de gestión empresarial integrada, que centralizan toda la información para facilitar su organización, análisis y distribución. 

Su precio es elevado, pero dentro de un rango que pueden asumir empresas de mediano tamaño. 

• ERP para pequeñas empresas

Las pequeñas corporaciones y autónomos tienen necesidades parecidas a las grandes y medianas empresas, pero cuentan con un presupuesto muy limitado. El precio de estas ERP no es tan elevado y facilitan el acceso de la implementación del sistema, eligiendo sólo aquellos módulos que vayan a utilizar. 

Procesos que se prestan en sistemas de ERP

Cuando tratamos de entender un poco más sobre el manejo de ERP, que es una herramienta óptima de manejo y control, nos damos cuenta que este genera y requiere de procesos que le permiten a este sistema mantener una gestión adecuada en una empresa. Entre estos procesos están:

• Gestión de Stocks.
• Control y gestión comercial y de ventas.
• Gestión financiera .
• Integración con emisión de impuestos.
• Gestión de ventas.
• Informes.

El objetivo de este sistema se centrará sobre toda la planificación de esta información recolectada, para así almacenarla en un lugar donde todos los sectores de la empresa tengan la posibilidad de acceder y administrar sus datos.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Como anteriormente explicamos sobre el manejo de ERP, que es una herramienta que radica en la realización de un sistema que integra actividades y automatiza de forma segura los datos y procesos de una empresa o compañía, este tipo de sistema facilita la gestión y elimina programas de control y origen paralelos que solo retrasan las actividades de la empresa.

Estos sistemas disponen de módulos, los cuales se crean y habilitan en cada área de la empresa. La gran mayoría toma segmentos básico, como facturas o nóminas, pero cada segmento tiene sus especificaciones y recibe módulos ERP adecuados para dicha tarea.

Beneficios de un sistema ERP

El sistema ERP puede contener un buen registro de datos sobre los sectores en un solo lugar, y por lo tanto, los procesos que solían llevar más tiempo se logran automatizar, garantizando así muchos beneficios para una empresa. Gracias a los sistemas ERP se garantiza un mayor control sobre lo que sucede en la empresa. Algunos beneficios pueden ser:

• Acceso remoto al sistema.
• Seguridad de la información.
• Control del financiamiento a tiempo real.
• Inventarios actualizados.
• Emisión rápida de facturas.
• Comunicación asertiva con los clientes.
• Eficiencia de ventas.
• Reducción de costos.
• Efectividad en la gestión tributaria.
• Competitividad.

Principales ERP del mercado

El sistema de gestión empresarial es más común en el mercado, y encontramos varios tipos de software de ERP disponibles, cada uno con sus respectivas características y precios. Los mejores ERP en el mercado suelen ser:

• TOTVS: Ofrece servicios ERP a empresas, realizando las tareas diarias de empresarios  y gerentes de manera aún más fácil. Controla las actividades administrativas y el análisis del ROI (Retorno de la Inversión).

• Cuenta Blue ERP: Permite integrarse con otras plataformas como CRM, los pagos y la automatización dentro del marketing.

• Oracle: Permite la gestión de información contable y las emisiones de informes. Oracle trabaja con un sistema híbrido o instalada en la nube.

• Tiny ERP: Aquí el objetivo es aumentar la eficiencia de cada procesos internos que puedan presentar las empresas, para ofrecer un buen acceso a medidas relevantes y gráficos automatizados.

• Eccosys ERP: Este sistema se centra en la comunicación entre los empleados, para así  ofrecer una mejor solución de ERP.
• Microsoft Dynamics NAV/ Navision: El ERP de Microsoft es otra opción. Es un software ERP que lleva en el mercado más de 20 años. 

Cabe diferenciar también las principales ventajas y desventajas del un sistema de gestión ERP.

Entre las principales ventajas cabe destacar la automatización, que facilita la realización más ágil de tareas rutinarias y de poco valor. Además, impulsará el crecimiento del negocio gracias a la agilización de los procesos. Por otro lado, una gran ventaja es la mejora de la comunicación interna, facilitando un flujo de información integrado y accesible para todas las áreas de la empresa. Ello facilitará además el control y trazabilidad, así como la seguridad de la información almacenada. Gracias a todo ello, la eficacia y eficiencia general de la empresa mejorará, mejorando así el valor aportado al cliente en última instancia.

También se pueden dar una serie de desventajas. Estas están atribuidas generalmente en la dificultad de adaptación e implementación en determinados negocios por su complejidad. Además es posible que los empleados estén poco familiarizados con la gestión de este sistema, con lo cual se requerirá un gran trabajo de formación y adaptación.