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La labor del Oficial de seguridad privada, requiere la tarea de llevar un registro de información para que pueda ser leído por los encargados de los turnos siguientes dejando así constancia de las operaciones y/o actividades realizadas durante un período de tiempo o turno, donde un supervisor puede tener información para ser analizada, que facilite la toma de decisiones oportunas. Dicha tarea debe ser efectuada en un cuaderno que es denominado "Libro de novedades diarias".
Cualquier empresa o gerencia, requiere de un personal que pueda responder de manera efectiva y rápida, ante diferentes situaciones que pueden suscitarse, por lo cual el Oficial de seguridad privada tiene la labor de prevenir alguna acción, que atente la seguridad o coloque en peligro a personas o bienes de un edificio, galpón, sede o institución a proteger, asimismo deberá asistir e informar en casos de emergencias.
Como mecanismo de seguimiento y control, se utiliza comúnmente el libro de novedades diarias, en el cual por guardia sirva de informe de los hechos acontecidos en la jornada de trabajo que corresponde a un oficial de seguridad privada, como parte de un reporte.
Adicionalmente, el oficial de seguridad es recomendable que posea ciertas características personales, tales como:
Entre las acciones más pertinentes a ser llevadas a cabo por un Oficial de seguridad privada, se encuentran las siguientes:
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Ya hemos dicho que el elemento de control y registro por excelencia que utilizan las empresas de seguridad privada es el libro de novedades diarias y su uso es fundamental para los profesionales del área.
Si bien en la mayoría de las legislaciones no está contemplado este elemento, es una buena práctica su utilización. En el mismo el oficial de seguridad deja asentado cada novedad y es firmado por el supervisor una vez observados.
Este elemento de registro, como muchos otros, permite a la empresa tener un elemento de prueba ante un juicio, que muchas veces son solicitados (así como planillas y otros elementos) por los órganos estatales de justicia. El personal de seguridad debe tener plena conciencia de la validez y utilidad de esta herramienta, ya sea para mantener el formalismo en estos registros así como la importancia de su resguardo.
El libro de novedades diarias debe tener hojas foliadas y debe constar en cada acta fecha, hora y lugar así como nombre, apellido y firma para que tenga validez como un documento.
Como ya indicamos, cada hoja en el libro de novedades diarias, deberá ser debidamente foliada, esto con el fin de impedir que desaparezcan o se modifiquen folios o registros asentados, ni tachones en la escritura, sino que se debe de escribir nuevamente debajo la oración o palabra correcta.
En el libro de novedades diarias se asientan cuestiones tales como:
Es de suma importancia, que toda la información sea asentada en forma clara y precisa y sin omitir detalles. En muchas ocasiones, el libro de novedades diarias puede ser de prueba para demostrar diferentes hechos ocurridos o para esclarecer cualquier situación, mediante un acta.
Cada vez que sea solicitado el libro de novedades diarias, por el personal gerencial, será entregado inmediatamente, el cual deberá de ser leído y revisado siempre en la presencia de un supervisor o encargado de la empresa de seguridad.
En todos los casos se asentarán los datos e información, que se considere de utilidad en el libro diario de informes u otros, de acuerdo a la naturaleza de la empresa u organización.
Este es un punto clave dentro de la tarea del personal de seguridad privada.
El personal de seguridad tiene la importante tarea de vigilar y al mismo tiempo controlar y proteger a las diferentes personas que ingresan al edificio o establecimiento; por tal motivo deberemos de clasificar a las mismas en tres grandes grupos con la finalidad de diferenciarlos entre sí:
Cada uno de ellos tiene una forma particular de operar y de ser controlados y vigilados.
Son todas aquellas personas que concurren al edificio, pero no pertenecen al personal diario del establecimiento. Sus motivos pueden ser muy diversos: comprar, divertirse, pasear y también por supuesto robar. La vigilancia aquí es la común dispensada.
Estos suelen ser fácilmente identificables por el uniforme que llevan, los mismos tienen un claro propósito y un lugar determinado hacia dónde se dirigen. Es tarea del vigilante registrar su ingreso, sus datos, la hora y a quién van a ver. Siempre se tendrá en cuenta el horario correcto de ingreso y egreso de mercaderías y materiales del establecimiento.
Son todas aquellas personas que trabajan dentro del edificio diariamente (dentro de los locales, personal de limpieza y personal de seguridad inclusive), por tal motivo deben de ser correctamente identificados por todos los vigilantes.
En algunas ocasiones y si la duda está bien fundada se le puede pedir a cualquiera de los empleados que muestre el contenido de sus bolsos, mochila o carteras. Para el personal de limpieza es obligatorio realizar el cacheo al ingreso y egreso de los mismos.
En todos los casos se asentarán los datos e información que se considere de utilidad en el libro diario de informes.
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