Importancia del protocolo: los temas tabú de algunos países
Los procedimientos de una empresa deben ser de conocimiento por parte de todos sus integrantes. El documento donde se recogen es el protocolo al que estarán ligados tanto los empresarios como los trabajadores. La importancia del protocolo está en anticiparse y servir de guía ante futuros conflictos para así lograr, que la imagen de la empresa y su funcionamiento queden dañados.
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El documento que recoge el protocolo de las empresas y que plasma de algún modo sus valores y su idiosincrasia necesita de profesionales especializados en protocolo y organización de eventos. Y es que, estos documentos recogen multitud de aspectos en los que se protege la imagen de marca de las empresas que pueden estar relacionados incluso con la vestimenta. Si estás interesado/a en convertirte en un profesional altamente cualificado del protocolo, te recomendamos que te matricules con el master en protocolo y relaciones institucionales de Euroinnova International Online Education.
¿Cuál es la importancia del protocolo empresarial?
El protocolo empresarial es fundamental en cuanto a potenciar la atmósfera laboral, implementar un clima de respeto entre los colaboradores y un refuerzo de la comunicación empresarial entre sus diferentes áreas o departamentos.
Las empresas que cuentan con un protocolo ganan en productividad, favorecen la sinergia empresarial y provoca un mayor nivel de felicidad y satisfacción entre las personas que allí trabajan. De forma paralela, también logra que el trato con los clientes sea más fluido y cordial.
No existe un protocolo empresarial estandarizado para todas las empresas sino que, cada uno de ellos, estará especialmente diseñado para estas en base a sus características y necesidades. Se consigue de esta forma, evitar situaciones improvisadas, ya que, contendrá todos los criterios y pautas de actuación ante cada situación, para que nada quede al azar.
¿Qué características tiene el protocolo empresarial?
A grandes rasgos el protocolo empresarial se compone de todas las normas internas que deben de cumplir en el seno de una organización. Su utilidad está en marcar las pautas de comportamiento y los procedimientos a seguir de forma diaria o ante una situación prevista. Teniendo en cuenta estas premisas, se pueden determinar las siguientes características del protocolo empresarial.
Documento interno
No existe una norma legal que establezca la obligatoriedad de contar con un protocolo empresarial. Y es que, la importancia del protocolo empresarial es interno, siendo solamente aplicable a los miembros de la organización que deberán de seguir las directrices marcadas por ese documento.
Accesibilidad externa
Los colaboradores externos con los que la empresa tenga relaciones empresariales podrán acceder a estas pautas de comportamiento establecidos para cada área de trabajo o actividad.
Redacción sencilla
La importancia del protocolo empresarial a nivel interno está en lograr la uniformidad de los procedimientos o de actuación ante determinadas situaciones. En este sentido, cuanto más clara sea su redacción más fácil será su comprensión por los miembros de la organización para que sean acatadas las normas sin dejar paso a la improvisación.
Para la elaboración del protocolo empresarial, se deberá de realizar de forma previa un diagnóstico empresarial para prever cuáles son las normas o reglas que deben de seguirse tras el análisis de las diferentes operaciones o de la gestión de la compañía. Se consigue de esta forma, fortalecer la imagen y la reputación de las empresas.
Una de las características del protocolo empresarial es la capacidad de actualización conforme pasa el tiempo, para así favorecer la adaptación de las empresas a los cambios en el mercado, crisis o cambios dentro de la propia organización.
¿Y en el ámbito internacional?
El alto nivel competitivo que existe en los mercados nacionales ha generado que muchas empresas comiencen a internacionalizar sus servicios o productos hacia mercados exteriores en búsqueda de nuevas oportunidades de negocio. Aquí reside la importancia del protocolo internacional que trata de aportar a los dirigentes de las organizaciones un conocimiento sobre las reglas del juego social y comercial de sus socios.
La labor del protocolo internacional aquí está en dar a conocer a las empresas que negocian con otras en el exterior los usos y costumbres de las diferentes culturas para así maximizar los beneficios de la empresa o institución en el futuro.
Previamente a cualquier negociación o desplazamiento hacia un país extranjero para entablar relaciones comerciales con otras empresas es fundamental tener en cuenta algunos aspectos:
- Fiestas nacionales o locales de cada país.
- Idioma elegido para comunicarse durante la negociación, aunque se cuente con la ayuda de un traductor.
- Tipo de saludo empleado (por ejemplo, en Japón no se dan un apretón de manos, inclinan la cabeza)
- Dress code elegido y previamente comunicado a los asistentes.
- Uso de banderas y símbolos oficiales.
- Reproducción de himnos y canciones nacionales.
- Tratamiento de las autoridades a nivel internacional.
- Horas elegidas para fijar las reuniones y el sitio donde se realizarán.
- Respetar las distancias proxémicas.
La importancia del protocolo en diferentes países
¿Cuál debería de ser el protocolo a seguir ante una negociación con una empresa de Argentina? ¿Y de Arabia Saudí?
Aquí algunas de las recomendaciones que necesitas saber y que ponen en evidencia la importancia del protocolo.
- Alemania: se deben evitar las preguntas personales hacia el interlocutor o sobre uno mismo (se sentirían en la obligación de mostrar reciprocidad). Del mismo modo, temas políticos relacionados con la II Guerra Mundial o el nazismo deberán de ser tabú en una negociación.
- Arabia Saudí: costumbres propias de la religión árabe como la prohibición de comer cerdo, orar seis veces al día, el Ramadán o la poligamia deben estar excluidas de cualquier tipo de negociación, ya que, puede ser entendido como una ofensa.
- Argentina: su admiración por la cultura del viejo continente hace necesario que el protocolo a seguir sea el mismo que si se estuviese negociando con un país europeo.
- Australia: el comportamiento australiano se basa en el fair go que viene a significar que se debe ser lo más natural posible sin necesidad de aparentar o mostrar superioridad.
- Bélgica: la fragmentación del país en flamencos y valones provoca una división interna que no conviene mencionar. Tampoco la familia real que carece de aceptación.
- Brasil: términos como "latinoamericanos", "sudamericanos" o "hispanos" no deberán emplearse para referirse a los brasileños. Lo mismo sucede con la expresión "en América" referido a los Estados Unidos.
- Canadá: La cultura canadiense está más cerca de la británica que de la estadounidense. Evitar hablar de la soberanía de la región de Québec y las comparaciones con Estados Unidos.
- Corea del Sur: Evitar críticas hacia su país o forma de vida. Consideran su cultura como única y superior a otras, incluso China y Japón.
- Chile: Evitar comparaciones con Argentina en todos los ámbitos. Diferencia cultural de negocios entre Chile (influencia anglosajona) y Argentina (italo/española).
- China: Mostrar máximo respeto a personas de mayor rango. Tratarles de "Señor" y mostrar un trato deferente acorde con su estatus y poder.
- Colombia: Comportamiento cortés y amable. Ser más formal en el interior (Bogotá) y menos en la costa (Barranquilla, Cartagena).
- Ecuador: Diferencias regionales entre serranos (Quito) y costeños (Guayaquil) importantes para hacer negocios. Los primeros más conservadores y formales, los segundos más emprendedores y flexibles.
- España: Evitar llevar la contraria. Cambiar de opinión es difícil para los españoles. Orgullo y actitud de no dar el brazo a torcer.
- Estados Unidos: Evitar criticar su cultura o forma de vida. Son respetuosos y no critican otras culturas.
- Filipinas: Evitar decir "no" y tener en cuenta que "sí" puede tener diferentes significados. Los nombres filipinos son complicados y deben pronunciarse correctamente.
- Francia: Elogiar al país y sus productos. Los franceses consideran que "todo lo bueno es francés".
- India: El estatus social es importante. Relacionarse con personas de la misma clase social. Potenciar aspectos que eleven el estatus social.
- Indonesia: Tomarse tiempo para pronunciar correctamente los nombres indonesios. No hacer bromas sobre su significado o sonido.
- Irán: El saludo es largo y elaborado. Evitar contacto físico con las mujeres en público debido a las leyes islámicas.
- Japón: Regalos de empresa son importantes. Ceremonia del regalo y la forma de entregarlo son tan importantes como el regalo en sí mismo.
- México: Evitar temas sensibles como la conquista, época colonial, problemas fronterizos y emigración. Nacionalismo y defensa de la cultura frente a Estados Unidos y España.
- Perú: La gastronomía es una forma de acercarse a los peruanos. Elogiar sus especialidades culinarias.
- Polonia: A los polacos les gusta trasnochar y socializar en bares. Acompañarlos y beber como ellos es una forma de hacer negocios.
- Reino Unido: Los británicos son educados y formales en los negocios. Seguir las "Bristish manners" de saludo y disculpas.
- Rusia: El vodka es importante para relacionarse con rusos. Beber despacio y no intentar igualar su capacidad de consumo.
- Sudáfrica: Evitar hablar de política, religión y conflictos raciales. Escuchar en temas raciales. Diferencias entre blancos de origen británico y Africaaners.
- Suecia: Seriedad y formalidad en las negociaciones. Ambiente relajado, como el uso de saunas.
- Suiza: Importancia de la puntualidad. Justificar y disculparse por cualquier retraso.
- Uruguay: Los uruguayos son sobrios y modestos. Evitar demostraciones de riqueza o comportamientos de superioridad.
- Turquía: Los turcos son hospitalarios y ofrecen té y café durante las reuniones. Aceptarlos como muestra de deferencia. Té caliente en pequeñas tazas y café sin leche.
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