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El mundo de los papeles y las oficinas no está hecho para cualquier persona, solo unos pocos logran desarrollar las actitudes que se requieren para ser un asistente administrativo reconocido por su trabajo y dedicación. No basta con los conocimientos básicos en el área, se requiere contar con las diversas habilidades de un asistente administrativo.
Cumplir a cabalidad con las competencias de un asistente administrativo no es cosa sencilla, pues esta labor administrativa conlleva una gran responsabilidad y un gran compromiso que recae sobre los hombros de las personas que deciden dedicar su vida a la organización y al correcto funcionamiento de una oficina.
A pesar de los avances tecnológicos del momento, no existe sistema automatizado que pueda reemplazar el recurso humano, y no tanto por sus funciones dentro de la empresa, sino por las habilidades de un asistente administrativo o habilidades de un auxiliar administrativo que son imposibles de sustituir.
Ni siquiera en los momentos más fuertes de la pandemia que atravesamos alrededor del mundo, se desplazó al asistente administrativo por programas computarizados, por el contrario, sus funciones se adaptaron a las circunstancias y podemos observar a asistentes administrativos online en el cumplimiento de sus funciones a través de internet.
No podemos adentrarnos a las habilidades de un asistente administrativo, sin antes conocer la definición de este cargo laboral. Un asistente administrativo es una persona con cualidades y competencias profesionales específicas, que lo hacen apto para asumir la responsabilidad de organizar el correcto funcionamiento de una oficina, así como de encargarse de sus diversos procesos administrativos.
La importancia de las habilidades sociales de un auxiliar administrativo es tal, que de su profesionalismo y dedicación depende que los procesos que se llevan a cabo en una oficina sigan correctamente su curso, pues de salir algo mal, afecta de forma directa en absolutamente todos los procesos que se encuentran en marcha.
Para conocer las habilidades de un asistente administrativo, es relevante, en primer lugar, conocer cuáles son las funciones que debe desempeñar dentro de una empresa, pues de allí dependerá el entendimiento que justifique las habilidades que deba desarrollar.
En este sentido, veamos las funciones más comunes en un asistente administrativo:
Conociendo este punto, pasaremos a identificar las habilidades y seguidamente daremos un ejemplo para que pueda visualizarse la importancia de convertirse en un trabajador integral.
La responsabilidad de un departamento en una empresa, está a cargo del asistente administrativo, quien debe controlar todas las actividades que allí se generen, en este sentido, no basta con que el personal administrativo tenga un abultado currículum vitae y amplios conocimientos para ejecutar ciertas actividades como redacción de documentos, organización de los archivos, manejo básico de equipos computarizados, en fin, lo que llamaríamos competencias profesionales.
En este sentido, las empresas requieren de personal que esté en capacidad de resolver situaciones en búsqueda de respuestas, toma de decisiones, celeridad y efectividad en esos procesos, y otras habilidades más.
Debido a que las tareas que realiza un asistente administrativo son muy variadas, el profesional debe ser multifacético, veamos detenidamente, las habilidades de un asistente administrativo que son indispensables en todo personal:
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Hemos conocido de las funciones elementales y las habilidades de un asistente administrativo y es importante saber que son dos cosas diferentes pero que, de su ejecución en conjunto, dependerá el éxito laboral de un empleado y de la gestión administrativa en general.
Veamos el siguiente ejemplo:
En la función de organización de reuniones, será de suma importancia contar con las habilidades necesarias como el orden para tener a la mano la información adecuada de los diversos clientes y organizaciones en cuestión, además, deberá tomar decisiones para estructurar debidamente el orden a ejecutarse y los horarios a programar. Para este hecho deberá también realizar las llamadas telefónicas para convocar a la junta, donde requiere, además, de habilidad de comunicación para ser amable y cortés.
Así como este ejemplo, existen muchos más, donde el desarrollo de las habilidades y destrezas de un asistente administrativo, serán de suma importancia para que puedan cumplirse las tareas de la mejor manera y por consiguiente, el logro de los objetivos de la empresa en el menor tiempo posible.
Aunque el cargo de asistente administrativo se suele confundir con el cargo de asistente ejecutivo y sus tareas son muy parecidas, las áreas en las que se desarrollan son muy distintas. Pero es importante destacar, que las habilidades de un asistente administrativo y las habilidades de un asistente ejecutivo serán muy parecidas y serán en todo momento favorables a la ejecución de ambas actividades.
Los asistentes administrativos desarrollan sus labores en una oficina, juzgado o despacho, y su campo de acción se relaciona de manera directa con todo lo que se realice dentro de la oficina u organización en la que trabaje. Ahora bien, los asistentes ejecutivos trabajan para una determinada persona, estos son los encargados de organizar las tareas que dicha persona deba realizar diariamente y de garantizar que todo salga de la mejor forma posible.
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Para convertirte en un empleado ejemplar y de excelencia, recuerda que la formación académica juega un papel muy importante, pero también las competencias, habilidades y actitudes de un asistente administrativo, serán determinantes para tu estabilidad laboral. Recuerda que vivimos en un entorno social, donde la interacción con los demás facilita nuestro desarrollo personal.
Hay diversas carreras universitarias que te permitirán adquirir los conocimientos necesarios para desarrollarte en esta área y desarrollar habilidades de un asistente administrativo, como, por ejemplo, la licenciatura en Administración de Empresas, pero también existen centros educativos que te dotarán de conocimiento adicionales y muy útiles al momento de ingresar al campo laboral.
En este sentido, queremos hablarte de la Escuela de Negocios Euroinnova, una excelente y reconocida organización dedicada a la formación académica de sus estudiantes. En su espacio digital tiene la mejor cartelera de cursos, master y especializaciones de todas las áreas del momento.
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