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En la actualidad, el oficio del secretario ha venido evolucionando y adaptándose muy bien a diversos ámbitos y áreas profesionales, por lo tanto si te interesa este trabajo sin duda debes conocer todo lo relacionado con las especializadas funciones del secretario en cada área de empleo donde ejerce su labor.
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Este grupo de profesionales representan un papel relevante dentro de cualquier organización debido a las funciones que llevan a cabo, dada su importancia para mantener el buen funcionamiento y desarrollo en pro de gestionar y cumplir con los compromisos existentes de la institución.
Hay que destacar que este oficio ha llegado a ser tan importante que muchos países dedican un día especial para agradecer a estos trabajadores por su ardua labor. En este sentido, aquí encontrarás todo lo relacionado a este cargo y las características más relevantes para que evalúes si se adapta a tus habilidades, destrezas y gustos, sin más que añadir ¡comencemos!
El secretario es la persona que se desempeña como asistente administrativo dentro de una entidad pública o privada, con el objetivo de llevar a cabo dentro de una oficina todas aquellas tareas que se requieran para el correcto funcionamiento de la institución.
De esta manera, el profesional debe estar formado y capacitado para manejar información confidencial y trabajar de la mano con ejecutivos de mayor jerarquía, bien sea en gerencia, direcciones, consejo o presidencias.
Paralelamente existe un debate de otras definiciones de acuerdo al área, por ejemplo:
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Para poder desarrollarse de forma correcta en este campo es recomendable tener en cuenta cuáles son las funciones del secretario en líneas generales, entre estos aspectos podemos encontrar:
Una de las funciones del secretario que suelen ser evaluadas con mayor frecuencia es su forma de relacionarse, pues en la mayoría de las compañías son los encargados de orientar a los clientes a las reuniones o hacerlos esperar, por ello deben tener el llamado "don para la gente", es decir, la capacidad de relacionarse y comunicarse correctamente y de manera eficiente.
Entre las funciones del secretario está la de coordinar citas, reuniones, entrevistas o eventos de índole empresarial para poder desarrollar estas actividades de manera eficaz y eficiente.
Otras de las principales funciones del secretario son las de redactar, revisar, organizar y archivar documentos tales como recibos, reportes, oficios, hojas de cálculos u otro tipo de documentación administrativa de manera digital o física, manteniendo un respaldo de la información.
Una de las funciones del secretario más importantes es la discreción en el manejo de la información, puesto que tiene acceso a data reservada muy importante dentro y fuera de la empresa donde trabaja, cumpliendo una función de garante de seguridad al manejar constantemente información relevante.
Los secretarios son los encargados de llevar el control del inventario de las oficinas solicitando y reemplazando insumos y equipos ofimáticos de importancia.
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Así como existen diferentes tipos de empresas e instituciones del mismo modo existen diferentes tipos y funciones del secretario según su área de especialización. Para el área de administración se pueden categorizar de acuerdo a departamentos, de esta manera es más sencillo comprender las actividades que deben desarrollar:
La parte directiva de las instituciones en la mayoría de los casos requieren de mayor apoyo por la gran cantidad de información y documentos que manejan. Los secretarios de la dirección general se encargan de mantener al día los documentos para la junta directiva de la empresa:
Algunas de las funciones del secretario en esta área son:
Al hablar de alta dirección se debe saber que esta es la parte administrativa que tiene una relación más estrecha con los altos niveles de la compañía, es decir, el director general. Este tipo de secretario realiza una función más personalizada y se encarga de que exista una buena comunicación entre el director y el resto de la compañía.
Entre las funciones del secretario personal podemos encontrar:
Aquellas compañías que son más pequeñas también requieren de las funciones del secretario para poder desarrollarse correctamente, por ello tener en claro que deben hacer es importante:
El Estado tampoco se escapa de las labores de la secretaria, y es que las funciones del secretario de gobierno se relacionan con el cumplimiento de deberes que implican decisiones políticas de los estados y países. Algunas de las actividades que suelen realizar son:
Es importante tener en cuenta la manera en que estos profesionales son percibidos por otras personas, por lo cual deben poseer cualidades y características que le permitan desenvolverse y adaptarse en el trabajo, proyectando una actitud positiva y entusiasta, además siendo educados y protocolares demostrando sus habilidades de servicio.
Cada contratante evalúa las cualidades de su personal de acuerdo a las funciones del secretario que vaya a desempeñar, de este modo, se suelen escoger candidatos con el siguiente perfil:
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