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Conoce las funciones del área administrativa y financiera dentro de la empresa

En cada empresa, compañía, negocio o comercio necesita de personal que ayude a gestionar y promueva el buen funcionamiento del trabajo en la oficina, por esto, se crean departamentos encargados del área administrativa de la empresa, los cuales están conformado por personal asistente administrativo.

Estos profesionales se encargan de realizar todas las actividades que tienen que ver con las funciones del área administrativa, como, por ejemplo, sacar copias, atender llamadas de clientes, redactar, archivar y revisar documentos, coordinar reuniones de trabajo, entre otras funciones.

Si te llama la atención trabajar dentro del área administrativa de una empresa en este artículo te daremos una breve descripción de las funciones que cumple para que puedas saber que esperar hacer en un puesto administrativo.

¡Continúa leyendo!

¿Qué encontrarás aquí?

1. Conoce las funciones del área administrativa y financiera dentro de la empresa
1.1. ¿Cuáles son las funciones del área administrativa y financiera?
2. ¿Cuál es la estructura organizacional del área administrativa?
2.1. ¿Qué es un asistente administrativo?
3. Cursos Especializados en Administrativo

¿Cuáles son las funciones del área administrativa y financiera?

El área administrativa, conformada por un gerente o jefe administrativo y el/los asistentes administrativos, tiene como función principal llevar a cabo las actividades administrativas de una oficina, los aspirantes a pertenecer a ésta área pueden esperar estar a cargo de:

Atención de llamadas telefónicas.
Atender visitas y guiarlas a su destino dentro de la empresa.
Recibir documentos, el asistente administrativo debe recibir los documentos que lleguen a la empresa y verificar que cumplan con las especificaciones para su aceptación, ya sea a través de una firma o un sello.
Custodiar los documentos, es decir, archivar, recibir, tramitar documentos es una de sus funciones básicas.
Realizar cálculos básicos, es vital que el profesional sepa manejar el programa de Excel y conocimientos en el área de contabilidad para gestionar el área financiera de la empresa: facturas, el coste de los pedidos de los clientes, encargarse de calcular los sueldos del personal, la deducción de impuestos.
Comunicar el estatus del trabajo realizado al departamento al que pertenece, el auxiliar administrativo forma parte de un equipo dentro del departamento al que pertenece, por lo tanto ha de comunicar los estatus de los trabajos realizados o por realizar.
Organizar la agenda, es decir, debe recopilar, de manera organizada, en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas a realizar.
Encontrarse al día de la tramitación de expedientes administrativos, por ejemplo, expedientes de contabilidad.
Conocer los procesos desarrollados por las administraciones públicas con las que el departamento tenga relación, por ejemplo, si se trata de una empresa de comercio debe estar al tanto de cómo hacer trámites en el registro mercantil.
Saber utilizar los recursos de oficina, por ejemplo, fotocopiadoras, impresoras, programa Microsoft Office, escáneres, etc.

¿Cuál es la estructura organizacional del área administrativa?

Para que se puedan cumplir las funciones del área administrativa de manera eficiente, este departamento debe tener una estructura organizacional que permita dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de éstas para lograr los objetivos establecidos por la empresa.

Asimismo, es importante destacar que la estructura puede variar en cuanto al número de personal contratado dependiendo del tamaño de la empresa. Por ejemplo, en una mediana empresa la estructura organizacional puede estar conformada de:

Gerente general.
Jefe administrativo.
Supervisor.
Asistente o auxiliar administrativo.

¿Qué es un asistente administrativo?

El auxiliar o asistente administrativo es un profesional del área administrativa de una empresa u organización que se encarga de asegurar el buen funcionamiento de una oficina realizando labores administrativas y actividades generales de la oficina o departamento de recursos humanos, además de redactar los reportes correspondientes durante sus rutinas administrativas.

Por lo tanto, si se desea aplicar al cargo asistente administrativo en una empresa de renombre el aspirante debe contar con experiencia profesional de al menos 1 año en su curriculum vitae. Aunado a esto, el aspirante debe cumplir con las habilidades y las competencias laborales requeridas en el perfil de auxiliar administrativo, lo cual podrás lograr haciendo el curso de Auxiliar administrativo de la Escuela de Negocios Euroinnova.