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¿Sabías que la función de un asistente administrativo es básicamente apoyar las actividades cotidianas del área administrativa que se realizan diariamente en una empresa? De allí que sean indispensables para el correcto funcionamiento de las mismas, sin importar el área en el que se desenvuelven.
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Un asistente administrativo, también conocido como asistente administrativo administrativo, es el profesional que se encarga de las tareas administrativas sencillas pero importantes de una empresa u oficina en concreto. Su preparación suele consistir en cursos o carreras técnicas relacionadas con la gestión empresarial, administración o finanzas.
A estos profesionales se les conocía como “secretarios” hasta hace unos años, pero con el tiempo el término “asistentes” reemplazó al primero. Sin importar el cambio del nombre, se caracterizan por tener aptitudes multidisciplinarias que les permiten realizar funciones generales para las que no necesitan conocimientos técnicos específicos, funciones como redactar, imprimir y organizar documentos o, se pueden encargar de realizar tareas más específicas para las que sí requieren habilidades concretas, tales como la logística de eventos y gestión de cuentas financieras.
La esencial función de un asistente administrativo está compuesta por la realización de tareas y actividades del área administrativa para mantener en buen pie y camino a la oficina, departamento o empresa donde labora, asegurándose constantemente de llevar a cabo acciones pertinentes en:
La principal tarea con la que debe cumplir un asistente administrativo es la de gestionar los documentos importantes de la empresa. Generalmente esta tarea va de la mano con el almacenamiento, organización y la administración de archivos, sin embargo encontramos que en algunas ocasiones es necesario que la función de un asistente administrativo alcance la redacción, corrección o de edición de la documentación.
Estas últimas tareas mencionadas son mucho comunes en aquellas oficinas encargadas de asuntos legales o, cuando cumple el papel del asistente ejecutivo, donde es probable que deba tomar dictado o registrar todo lo acordado en una reunión. Para esto es necesario que esté relacionado con la terminología usada o los distintos procedimientos legales.
Esta es una de las tareas más comunes sobre todo en las organizaciones más pequeñas, donde el profesional suele tener la responsabilidad de representar a la empresa en la que trabaja atendiendo a todos los clientes que llegan a la empresa de manera personalizada. El asistente también se encarga de atender llamadas telefónicas o contestar correos electrónicos de usuarios que precisen información acerca de la organización.
En las empresas más grandes, también deberá cumplir con la tarea de recibir y atender a socios o grandes proveedores, orientándolos en la conformación de las instalaciones de la empresa, asegurándose de que no necesiten nada en las reuniones con la gerencia y llamándolos para confirmar eventos (siguiendo el cumplimiento de la agenda).
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Por otro lado, la función de un asistente administrativo está relacionada directamente con el departamento de Recursos Humanos, ya que es un profesional que suele colaborar en el control de los datos personales de los empleados de una empresa.
En la mayoría de los casos, el auxiliar administrativo es quien facilita cierta información del personal cuando los departamentos de una empresa la requieren, además suele encargarse del cálculo de nómina, realiza estadísticas del personal y atiende los procesos administrativos relacionados de la empresa u organización.
La organización de agenda y asistente administrativo es otra función de un asistente administrativo, por lo que este profesional lleva el control de la mayoría de las actividades que los gerentes y otros miembros realizan en torno al desarrollo de la empresa u oficina, esto con la finalidad de que los eventos pendientes se den sin contratiempos, lo cual implica que estudien la prioridad de cada tarea para que las distribuyan en el periodo de tiempo correcto.
Los eventos organizados pueden ser desde juntas de trabajo, almuerzos de negocios y congresos hasta fiestas empresariales de gran tamaño e importancia. Sea cual sea el caso, el asistente debe ocuparse de gestionar los aspectos que se relacionan a dichos eventos haciendo reservas, reuniendo los documentos necesarios, convocando invitados e incluso confirmando la asistencia de las personas.
Además de los auxiliares administrativos que se encargan de las tareas administrativas generales y genéricas de la empresa, también podemos encontrar asistentes más especializados y con labores más específicas, donde tenemos a: los contables y logísticos.
El asistente administrativo contable es el que se encarga de tareas de índole contable que en su mayoría son sencillas, como llevar los libros de contabilidad, registrar las transacciones económicas, actualizar la base de datos de productos o compra/venta, etc. Estos tienen amplios conocimientos de programas informáticos especializados como Excel para apoyarse en la realización de sus tareas.
Entre las funciones de un auxiliar contable tenemos:
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También está el asistente administrativo logístico, quien se dedica a coordinar todo lo relacionado con la cadena de suministro y venta de los bienes y servicios que comercializa una empresa, eso quiere decir que se encarga de la parte administrativa de la recepción de materia prima necesaria para elaborar productos o de los productos ya elaborados.
Entre las funciones de un asistente administrativo logístico:
Ahora que conoces la función de un asistente administrativo, es importante que sepas cuáles son las cualidades personales que conforman la descripción de un buen profesional para ejercer todas sus actividades de manera óptima:
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