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Las empresas avanzan y alcanzan el éxito cuando realizan labores minuciosas y específicas, ya que estas conforman el engranaje completo sobre el que se mueve y se pone en marcha una empresa, es por esto que las labores y tareas de oficina que realiza el asistente administrativo tienen una gran relevancia e influencia directa en el éxito de la compañía.
Acompáñanos hoy a conocer la definición de asistente administrativo como agente promovedor del éxito empresarial.
Un asistente administrativo es aquel profesional que se encarga de planificar, gestionar o coordinar todos los aspectos concernientes a las labores administrativas de una oficina, donde realiza tareas relacionadas con la atención al cliente, la redacción, la recepción de documentos, etc.
La definición de asistente administrativo a veces puede ser amplia, y esto se debe a que existen distintos tipos de asistentes o auxiliares de oficina, entre ellos tenemos: el asistente administrativo general, el asistente ejecutivo y el asistente contable. Es muy común que sean confundidos entre sí, pero cada uno cuenta con tareas y actividades específicas a la hora de cumplir con sus labores, pero esto lo veremos más adelante…
Después de conocer la definición de asistente administrativo se hace más evidente la relevancia que tiene para una empresa, es claro que este personal ejerce con muchas destrezas las funciones que apoyan el cumplimiento de los objetivos de una organización, las cuales son:
El profesional administrativo se ocupa de atender las llamadas telefónicas que se hacen a la organización donde labora, este puede tomar notas con los mensajes que dejan si lo cree pertinente, aunque su tarea principal es brindar información básica y estándar.
Si se trata de un asistente ejecutivo, este atiende a primera instancia la línea del jefe directivo con la finalidad de filtrar los mensajes o llamadas hacia su superior.
Este profesional se ocupará de estar en contacto con los individuos que lleguen a la compañía: les atenderá de forma correcta para solucionar las preguntas pertinentes.
Los documentos que lleguen a la organización van a ser recogidos por el auxiliar administrativo, el cual se encargará de revisarlo y confirmar que todo se encuentre en orden, sea por medio de una firma o un sello.
Lo entregará al departamento o a cualquier integrante del personal que corresponda. Este, además, a veces recibe documentación internamente en la compañía de los diferentes departamentos de la empresa o, de la misma dirección general
Es responsabilidad del asistente retener los documentos que recibe, deberá revisarlos periódicamente para asegurarse de conservarlos y conocer su localización precisa para lograr encontrarlos con facilidad. Este puede manejar una base de datos o realizar este proceso manualmente.
En la definición de asistente administrativo y su perfil profesional encontramos que se trata de un experto y entrenado en el área de cálculos y contabilidad, ya que siempre deberá hacer cálculos de grado principal a fin de gestionar facturas, gastos de las peticiones de los consumidores, márgenes de ganancias, etc.
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Cuando se habla de tareas más específicas y especializadas en el área de contabilidad se acude al asistente contable, también llamado auxiliar contable, un asistente que se encarga de actividades como: el monitoreo de cuentas, chequeo de presupuestos, revisión de balances, deducción de impuestos, cotizaciones, etc.
La definición de asistente administrativo contable en el organigrama de una empresa puede confundirse un poco con la del contador, sin embargo este último suele ser contratado como trabajador independiente, mientras que el asistente es un trabajador activo en la compañía que además de ser capaz de cumplir con todas las funciones anteriores, tiene responsabilidades específicas del área:
El administrativo contable está a cargo de la revisión de presupuestos cuando la compañía necesite disponer del dinero, ya sea para un evento empresarial o para el abastecimiento de equipos de oficina, el profesional debe estudiar los diferentes presupuestos y estimar los gastos para darle un informe completo a la gerencia.
Las compañías también necesitan cumplir regularmente con el pago de impuestos, y es por ello que la definición de asistente administrativo contable viene tan relacionado con la palabra "trámite", teniendo que asegurar que se cumplan con todos los procedimientos administrativos contables que involucran a la ley de vigencia, por ende, garantizan que los trámites fiscales y tributarios se lleven a cabo.
El área contable de la empresa emite informes a través del asistente que exponen o hacen visualizar estados económicos de la compañía, balance de cuentas, gastos realizados, etc.
En este puesto el asistente está encargado de los números y cuentas de la empresa, el asistente administrativo contable también evalúa el desempeño y rendimiento de los departamentos de la compañía, con la finalidad de detectar cualquier falla o punto que deba reforzarse en pro de las actividades que ejerce la empresa.
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La definición de asistente administrativo reconoce que este experto se encarga de actividades y tareas de importancia en la empresa, por ende la descripción de su perfil profesional le permite cumplir con las responsabilidades en su totalidad, el cual está conformado por ciertas habilidades y competencias:
Las competencias técnicas del asistente están relacionadas con poseer conocimientos específicos en el manejo de software y hardware que permiten desarrollar la labor administrativa: paquete de Office, laptop, proyectores, copiadoras, sumadoras, tabletas, pantallas HD y otras.
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