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La posición de auxiliar de oficina funciones, se ha convertido en una de las vacantes con más demandas en estos días. Esto se debe a que las funciones que ellos desempeñan son imprescindibles para las empresas u oficinas, y estas no pueden ser sustituidas por sistemas automatizados, por ejemplo. Lo que quiere decir que, en toda oficina por pequeña que sea, siempre va a requerir de este capital humano.
Tan importante resulta la presencia de un auxiliar de oficina y sus funciones en una organización que de sus labores depende en gran parte el uso y la carga de información, y el funcionamiento de los sistemas administrativos. Generalmente, un auxiliar de oficina y sus funciones, trabaja bajo supervisión, ya sea del jefe del departamento, un gerente o un coordinador.
Es por esto que, Euroinnova en este post quiere mostrarte como ser un buen auxiliar de oficina, como cumplir sus funciones y porque es importante dentro de una organización.
Un auxiliar de oficina, es la persona responsable de asegurar el buen funcionamiento de una organización, realiza labores administrativas como son: la redacción correspondencia, archiva, planifica y coordina las actividades generales de la oficina.
Existen oportunidades, en especial si hablamos de pymes (pequeñas y mediana empresas), donde el auxiliar de oficina funciones son integrales, es decir pueden ocuparse de funciones relacionadas con Recursos Humanos, impuestos y hasta apoyar en tesorería.
Es importante tener en cuenta que hoy en día, el término “Secretaria” poco a poco ha sido reemplazado por “auxiliar de oficina”.
Las habilidades que debe tener un auxiliar de oficina son las siguientes:
Saber gestionar el tiempo para llevar a cabo la planificación es fundamental en este puesto, no todo el equipo de trabajo debe tener acceso a toda la información por lo que es muy importante que sepas mantener la confidencialidad en algunos asuntos. Dentro de sus principales funciones tenemos:
El auxiliar de oficina o como también se le conoce, asistente administrativo, es primordial para el trabajo de campo de una oficina. Si bien es cierto que los ejecutivos, la mediana y alta gerencia desempeñan funciones esenciales dentro de una organización, no podemos desestimar la importancia de un auxiliar de oficina funciones, para el desarrollo operativo de cualquier empresa.
Son importantes puesto que se encargan de llevar el orden, planificar, aportar soluciones, contactar a las personas que sean necesarias en algún momento determinado, informar de todas las reuniones pautadas, entre muchas cosas.
Todas las empresas requieren de un auxiliar de oficina funciones para llevar a cabo la productividad exitosa de la misma, pues si nadie lleva el control y registro de todo lo que se ha realizado nadie sabrá cuál es el paso que se debe seguir, y al no tener instrucciones, los trabajadores harán lo que les parezca conveniente, opción que, por lo general atrasará el buen desarrollo. Por todo lo expuesto antes, comprenderás la importancia de contar con un auxiliar de oficina funciones.
Generalmente, un auxiliar de oficina funciones, trabaja bajo supervisión, ya sea del jefe del departamento, un gerente o un coordinador.
Los auxiliares de oficina, tiene muchas oportunidades de empleo, ya que, desde la oficina más pequeña hasta las más grandes corporaciones e incluso trasnacionales, requieres de uno o varios auxiliares de oficina, aunque dichos trabajadores se desempeñan la mayoría del tiempo en despachos o empresas contribuyendo y asesorando al personal con todos sus conocimientos y habilidades.
Los auxiliares de oficina pueden decidir especializarse en alguna área, trabajando para una firma de abogados o en un consultorio médico, en estos casos, deberán saber términos especializados y llevar a cabo tareas específicas del área.
En muchas empresas, especialmente las pequeñas, el nivel educativo mínimo para obtener el empleo de auxiliar de oficina, es haber terminado la secundaria. Sin embargo, en la actualidad, los empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas, ya sea en Administración, Comunicación, Administración de Empresas o carreras afines.
Es importante poseer este tipo de educación o algo más avanzado, como, por ejemplo: postgrados o maestrías, toda esta formación universitaria es de especial importancia para candidatos que deseen avanzar en sus carreras y convertirse eventualmente en Asistentes Ejecutivos.
Otro punto importante a tener a cuenta es que, los auxiliares de oficina deben prestar especial atención a la forma en que son percibidos por otras personas, por tal motivo, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, el candidato idóneo deberá ser educado y protocolar en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta.
Muchas organizaciones para emplear un auxiliar de oficina, exigen de 1 a 3 años de experiencia en el área, y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint), si es una trasnacional, requerirá también un segundo idioma, el inglés es el más solicitado. Si estas solicitando empleo por primera vez, recuerda siempre que una buena actitud, respuestas certeras en cuanto a conocimiento y mostrarte con mucha disposición, serán siempre tu mejor aliado.
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