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Todo alto cargo de una empresa requiere alguien de confianza que trabaje a su lado, y no nos referimos a un sub gerente o sub director para la toma de decisiones o puesta en marcha de proyectos, sino de un asistente que apoye sus actividades. A veces este personal va más allá de las funciones dentro de su área, así que indaguemos sobre el asistente personal con funciones adicionales.
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El cargo de asistente personal puede ser también denominado auxiliar administrativo, asistente ejecutivo, asistente administrativo, asistente de administración y anteriormente secretario, aunque sus funciones no son ciertamente las mismas, están relacionadas con las de oficina, enfocadas en actividades directamente administrativas.
Entre ellas tenemos las siguientes funciones:
A esto se le puede sumar cualquier otra actividad interna del departamento al que pertenezca, además de mantener siempre una actitud segura, responsable, agradable y colaboradora en el entorno laboral.
Con los avances de la tecnología han surgido actividades para asistente virtual tipo robot como el asistente personal de Google, pero aunque sus funciones se cumplan a total cabalidad, no puede reemplazarse la presencia física de un asistente, sobre todo si se cuenta con un asistente personal con funciones adicionales que sea multifuncional.
Es natural que en algunos cargos los trabajadores logren identificarse tanto con sus funciones y cumplirlas con tanta disposición, que lleguen a abarcar labores más allá de las dispuestas por el perfil del cargo.
Esto suele suceder comúnmente, y en algunas oportunidades pueden ser exigidas por el jefe actividades que no están acorde a sus funciones, así como exceso de trabajo, aumento del horario o tareas adicionales que no corresponden a las administrativas.
En este sentido, bien puede ser por consentimiento y disposición del asistente personal con funciones adicionales que las cumpla, o por lineamientos de su jefe que se las exija.
Dejando claro que el cargo se presta para que se genere una estrecha relación de amistad entre el asistente y su jefe, el asistente personal con funciones adicionales, puede ejecutar las siguientes actividades:
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Estas actividades pueden definir al asistente personal con funciones adicionales, como un trabajador integral, completo y funcional, capaz de resolver problemas y tomar decisiones respetando sus límites.
Es importante destacar, que cuando hacemos referencia al asistente personal con funciones adicionales, utilizamos este nombre para denotar al recurso humano que ejecuta esas actividades, pero no es un cargo definido ni una profesión, simplemente hemos tenido la iniciativa de hacer un post que nos dé a conocer este tipo de funciones adicionales que muchos asistentes personales suelen asumir.
En tal caso, si estás sobrepasando tus funciones como asistente personal o estás buscando la manera de resaltar como el empleado ejemplar, ya conoces las actividades que un asistente personal con funciones adicionales puede cumplir. Pero atención, debes tener mucho cuidado si decides tomar ese rol, porque pueden desencadenarse una serie de problemas que pondrán en riesgo tu puesto y reputación.
Entre las consecuencias que pueden darse a lugar, tenemos las siguientes:
Si como asistente personal de tu jefe has asumido responsabilidades como la imagen de representante de los hijos ante reuniones y eventos, por ejemplo, es de suma importancia que le prestes gran atención a las decisiones que tomas, que vigiles bien a los chicos, que evites accidentes, que supervises sus actos y tantas cosas más. Situaciones como secuestros o pérdidas de los niños, podrían ser motivos para sufrir alguna demanda legal que puede poner en riesgo tu libertad.
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Si estas dentro de una relación matrimonial o conyugal, deberás manejar con mucho cuidado esta situación, pues tu pareja puede malinterpretar tantas ocupaciones y disposiciones que no son competencia de tu cargo. Y esto, no solo desde la parte del asistente, sino también puede darse desde la parte del jefe ante su familia.
La envidia es un tema que siempre se ha visto inmiscuida entre el grupo de trabajadores de una empresa, y si tus responsabilidades son tales que te has convertido en la mano derecha de tu jefe, pues de seguro muchos hablarán de ti y pondrán en riesgo tu reputación. Intenta mantenerte al margen de los chismes y no comentes más de los necesario, así asegurarás trabajo por mucho tiempo.
De seguro manejas información de todo tipo en el despacho de tu jefe, cuentas de banco, estados financieros, claves de acceso a sistemas de seguridad, convenios comerciales, y pare de contar; así como acceso a archivos y documentos de información muy reservada. En este sentido, tu posición deberá ser siempre callada, discreta y sobre todo muy confidencial, así evitarás futuros inconvenientes y grandes problemas legales.
Este es un caso muy particular, porque generalmente los sueldos y salarios destinados para un cargo están directamente controlados por la gerencia de recursos humanos de la empresa, en este sentido, es necesario que tu trabajo y tu tiempo sea valorado no solo moralmente, sino también económicamente.
El asistente personal con funciones adicionales, deberá solicitar a su jefe inmediato una mejor remuneración por todas aquellas funciones extras que cumple, bien sean directas o indirectas de la empresa.
Si tienes en cuenta estas especificaciones, y sabes manejar muy bien la situación, de seguro llegarás a ser el empleado del mes en la empresa y tu jefe te mantendrá a su lado mientras dure su gestión administrativa. Es más, en algunos casos puede darse la situación de que han sido removidos de sus cargos a otros departamentos y han solicitado la asignación de su personal de confianza, como aquel asistente personal con funciones adicionales que se convirtió en más que un empleado.
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Si deseas convertirte en un asistente personal eficiente y muy productivo, puedes recibir capacitación adicional al área administrativa para complementar tu desarrollo integral. En este caso, la Escuela de Negocios Online, pone a tu alcance el curso de Integración Social, donde te darán las mejores herramientas para convertirte en un profesional de excelencia.
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