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El asistente administrativo es un profesional que ejecuta diversas tareas administrativas y de oficina, entre las que destacan la redacción de cartas, el manejo de la correspondencia, la organización y mantenimiento de archivos ya sea electrónico o de papel, entre muchas otras que se ejecutan dentro de una empresa.
Si quieres trabajar en esta área, es importante que tengas conocimiento, formación y que sepas todo en relación al asistente administrativo, qué es, sus principales funciones, el perfil y ofertas laborales con respecto al cargo.
Para entender por qué es importante la tarea de este profesional, primero es fundamental conocer todo del asistente administrativo, qué es, sus funciones, perfil y otros aspectos importantes. La figura de este profesional es crucial dentro de la oficina, ya que son los responsables del correcto funcionamiento de la empresa u organización, y son la cara visible de la misma.
Dentro de sus labores destacan la atención de las llamadas, la planificación de la agenda y consulta de clientes, pero no son solo estas sus tareas, ya que tiene asignaciones que van mucho más allá. Un asistente administrativo es la persona que se encarga del correcto funcionamiento de una oficina o empresa para lo cual realiza tareas administrativas como la planificación de asignaciones, coordinación de actividades, organización de reuniones y más. Has podido conocer del asistente administrativo, qué es y su importancia dentro de una organización.
A un asistente administrativo también se le conoce con el nombre de auxiliar administrativo, este puesto se convierte en esencial para las pequeñas y medianas empresas, en las que llevan labores relacionadas al área de los Recursos Humanos, esto si no se cuenta con este departamento dentro de la organización.
Lo que sí es importante saber es que las labores de un asistente o auxiliar administrativo varían un poco dependiendo de si trabajan en una gran empresa o en una pequeña compañía, no obstante, hay tareas que se mantienen comunes en ambas.
Vamos a resumir las tareas de un auxiliar administrativo en seis puntos principales:
Muchas veces el puesto de un asistente administrativo está en la recepción, por lo que dentro de sus funciones están el acoger a las visitas, conducirlas al lugar correspondiente, recibir correspondencia y paquetes para distribuirlos a los distintos departamentos de la empresa o compañía. Continúa conociendo todo lo referente al asistente administrativo, qué es, perfil y funciones principales que debe cumplir.
No solo es la primera persona que puede recibirte en la empresa, sino que se encarga de la atención de las llamadas, inclusive, debe estar preparado para dar informaciones generales o de un departamento en especial, también puede desviar las llamadas a la dependencia que requiere la persona que está estableciendo contacto con la empresa u oficina. Además de recibir a las personas, es quien las despide al momento de que terminan su visita.
Los documentos que son generales dentro de una empresa, son organizados en un archivo, estando entre ellos, facturas, contratos, declaraciones de impuestos, entre otras. El auxiliar administrativo lleva una organización minuciosa del mismo, con la finalidad de que en el momento que se requiera, se encuentre lo que se está buscando. Sabes del asistente administrativo, qué es y la importancia de su labor; continuemos conociendo sus principales funciones.
Quien desempeña este cargo debe ser una persona muy organizada. Adicional a mantener el orden el archivo, también se encarga de estructurar la agenda, por lo que se debe preparar las citas comerciales, los eventos corporativos, al igual que las reuniones con los clientes de la organización, entre otras.
Es quien se comunica con las personas involucradas en las citas o encuentros, de forma de establecer en sí una especie de recordatorio para que no se les olvide que deben estar presentes en la reunión. Ya has conocido del asistente administrativo, qué es y algunas de sus funciones.
Estos profesionales se encargan de realizar el orden del día en lo que respecta a las reuniones, pero no solo esto, sino que convocan a quienes deben asistir al encuentro, confirman su asistencia y verifican que el lugar de la reunión esté óptimo.
Es quien ejecuta los procesos básicos relativos a la contabilidad financiera, por lo que las empresas buscan que este cargo lo ocupen quienes tengan titulaciones en Administración y Dirección de Empresas o Contabilidad.
Siempre ha sido importante la figura del asistente administrativo dentro de las organizaciones, se puede decir que esta asistencia se desarrolló debido a que fue surgiendo la necesidad de que quienes ocupan grandes cargos requerían un apoyo para realizar las múltiples actividades y labores que tenían que ejecutar.
Sin saberlo, la actividad de asistente ha estado presente desde hace mucho tiempo, incluso las antiguas tribus tenían un jefe, pero a su vez había una o varias personas que los apoyaban y ayudaban en sus decisiones. Anteriormente a la persona que cumplía el rol de asistente se les llamaba secretaria ejecutiva.
Al saber aspectos relevantes del asistente administrativo, qué es y las tareas que debe realizar, podrás desempeñar sin problema este cargo dentro de una organización, empresa u oficina.
Los profesionales en este ámbito pueden ejercer sus funciones en muchas áreas, pudiendo citar entre ellas la de recursos humanos, contabilidad, proyectos, sin dejar a un lado las ventas, marketing, departamentos financieros y de cobros.
Independientemente del lugar en el que cumpla con sus labores, debe ser un profesional que tenga paciencia, que cuente con habilidades sociales, ordenado, también es importante que posea una ortografía excelente y un vocabulario bastante amplio. No se debe dejar de lado el hecho de que sepa trabajar en equipo, y por sobre todo que tenga un alto sentido de la responsabilidad, de la prudencia y de la ética. Es una profesión que se basa en el apoyo a las grandes empresas.
Has podido conocer aspectos de gran relevancia del asistente administrativo, qué es, sus funciones, áreas en las que puede desempeñarse, entre otros, sin embargo, también es relevante que tomes en consideración las competencias con las que se debe contar:
Quienes desempeñan este rol estarán en la capacidad tanto de coordinar como también de implementar diversos procedimientos administrativos, al igual que establecer los trabajos en orden de prioridad y coordinar actividades distintas en base a servicios administrativos. Dentro del desarrollo de sus funciones se encuentran el llevar a cabo actividades relativas del servicio al cliente, contabilidad de operaciones de la empresa u oficina, diseño de productos específicos y de servicios.
Has conocido del asistente administrativo, qué es, labores, funciones y más, así que si cuentas con el perfil para ocupar este cargo y tienes las habilidades, aptitudes y destrezas para cumplir las tareas a las cuales nos referimos, pero quieres profundizar tus conocimientos, podrás hacerlo con la Escuela de Negocios Euroinnova, que te brinda la oportunidad de hacer cursos, máster y especializaciones a nivel online, para que llegues a ser un excelente asistente administrativo de cualquier empresa u organización. Euroinnova es tu mejor oportunidad.
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