Mansioni di assistente amministrativo e contabile

Quali sono i ruoli di un assistente amministrativo e contabile e perché sono importanti?

Forse stai pensando di diventare un assistente amministrativo e abbiamo una grande notizia per te: è un'occasione d'oro!

Certamente, è un lavoro necessario in qualsiasi attività, quindi puoi finalmente dedicarti al settore che tanto ami.

Inoltre, attualmente, la richiesta di questo tipo di personale è in crescita per la necessità di delegare mansioni per specializzarsi in quelle proprie della natura aziendale.

E ovviamente i tempi sono cambiati, quindi se vuoi davvero dedicarti ad esso, devi prestare attenzione alle nuove modalità di lavoro e alle funzioni dell'assistente amministrativo e contabile.

Vuoi saperne di più sulle funzioni dell'assistente amministrativo e contabile ?

Non perdere ciò che ti diremo lungo le linee seguenti.

Andiamo la!

Che cos'è un assistente amministrativo e un assistente contabile?

Assistente amministrativo : sono professionisti che collaborano allo svolgimento del corretto ed efficiente funzionamento del dipartimento amministrativo all'interno di un'organizzazione. Svolgono un gran numero di funzioni, che sono quelle che ottimizzeranno lo sviluppo tempestivo e manterranno informazioni accurate.

Assistente contabile : un assistente contabile è fondamentalmente incaricato di svolgere attività sul campo all'interno del dipartimento, ovvero deve avere conoscenze su come analizzare i conti e i saldi contabili, nonché essere in grado di coordinare i processi di acquisto e vendita e, su tante volte, anche calcolando gli stipendi.

Assistente amministrativo contabile: fa parte dei professionisti nell'area amministrativa contabile, ricoprirà una posizione con compiti abbastanza significativi all'interno di un'azienda , come indica il nome, la persona che ricopre questa posizione deve avere conoscenze in amministrazione e contabilità, questa posizione Sostanzialmente viene gestito in aziende o uffici di PMI, poiché dato il suo funzionamento, la stessa persona può svolgere entrambe le funzioni.

Indipendentemente dal fatto che l'azienda sia privata o pubblica, nell'ambito delle funzioni di assistente amministrativo e contabile svolge attività sul campo.

Le funzioni di un assistente amministrativo e contabile

Come già sappiamo, è una posizione integrante e svolge funzioni di amministrazione e contabilità , la sua gestione dipenderà sempre dalle dimensioni e dall'obiettivo commerciale dell'azienda, poiché non dovresti preoccuparti delle vendite, se l'azienda fornisce consulenza finanza, per esempio. Comunque, generalizzando un po'tra le funzioni di assistente amministrativo e contabile possiamo citare le seguenti:

Gestione amministrativa operativa:

Sono sostanzialmente le funzioni svolte quotidianamente, all'interno delle quali possiamo trovare:

• Attenzione del fornitore.
• Servizio clienti telefonico e faccia a faccia.
• Contatto con enti finanziari.
• L'addebito tempestivo delle fatture a sistema.
• Il controllo dei pagamenti, sia ai fornitori, come parafiscali che tasse e tributi.
• Controllo delle spese.
• Rapporti di vendita.
• Follow-up dei crediti per un rapido ritorno sull'investimento.
• Gestione e controllo dei file. 

Operazioni affaristiche:

È incaricato di cercare diverse opzioni di budget per qualsiasi acquisto o spesa che la funzionalità dell'azienda richieda, come ad esempio: cancelleria, fornitori di servizi, materiali per la pulizia, ecc. Li confronta e informa la direzione in modo che possa scegliere quello più ottimale.

Gestione delle scorte:

In molte occasioni, nell'ambito delle funzioni di assistente amministrativo e contabile, gestisce o partecipa all'inventario, sia per tenere traccia delle attività e delle passività dell'azienda, sia per apportare modifiche se necessario.

La fatturazione:

La fatturazione è qualcosa che si consiglia di portare in un addebito separato per la salute dell'azienda, tuttavia, l' assistente amministrativo contabile deve assicurarsi che le fatture siano conformi al quadro giuridico vigente, nonché verificare:

• Registrazione e controllo delle note di credito.
• note di addebito.

Riconciliazioni bancarie:

Questa è una delle funzioni principali, poiché non dovrebbero esserci differenze negli estratti conto bancari dell'azienda, è il modo migliore per controllare entrate e uscite.

Dichiarazioni e pagamenti fiscali :

In questa parte ci troviamo con obblighi diversi, poiché si tratta di imposte e tributi dove non solo dobbiamo garantire il rispetto delle leggi vigenti, ma anche la dichiarazione e il puntuale versamento dei diversi contributi, dipenderà anche dal Paese in cui si Ciononostante, nell'ambito degli obblighi fiscali e tributari abbiamo:

• Dichiarazione e pagamento dell'IVA
• Dichiarazione e versamento delle ritenute IVA ai fornitori.
• Dichiarazione e pagamento delle ritenute ISLR ai fornitori.
• Dichiarazione e pagamento dell'ISLR stimato sulle vendite mensili.
• Dichiarazione e pagamento dell'ISLR annuale.
• Pagamento ai diversi comuni.
• Pagamento del brevetto.

I parafiscali:

Sono contributi obbligatori imposti per legge a capo dei datori di lavoro, e sono generalmente gestiti anche dall'assistente amministrativo contabile, se non dispone di un ufficio risorse umane.

Preparazione dei libri contabili:

L'elaborazione dei libri è una delle funzioni più importanti dell'assistente amministrativo e contabile, poiché è la persona che si occupa di verificare tutti i conti di un'azienda.

Prima questa verifica avveniva manualmente , ma grazie alla tecnologia oggi ci sono diversi programmi che offrono pacchetti completi di: amministrazione, buste paga e contabilità, queste essendo di grande aiuto poiché, ciò che viene caricato in amministrazione e buste paga può essere integrato nella contabilità, e il mago dovrebbe analizzare solo voci di entrate e spese.

Rapporti contabili:

Tutte le funzioni di assistente amministrativo e contabile finiscono per riflettersi in una serie di report che raggiungeranno i responsabili dei dipartimenti interessati oi loro responsabili.

Proiezione finanziaria e flusso di cassa:

La proiezione finanziaria ci dirà in che situazione di liquidità si trova l'azienda, ed è alimentata dal flusso di cassa. Generalmente, il flusso di cassa viene effettuato quotidianamente per un migliore controllo e la proiezione viene eseguita settimanalmente.

Proiezione dei rendiconti finanziari :

I rapporti contabili serviranno anche a fare previsioni future che aiutano a stabilire le strategie finanziarie dell'azienda.

Importanza delle funzioni di assistente amministrativo e contabile

L'importanza delle suddette funzioni è data perché sono essenziali sia nelle piccole che nelle medie imprese , dove generalmente si occupano anche di compiti legati alle risorse umane, se l'azienda non dispone di questo dipartimento. Nell'ambito delle funzioni di assistente amministrativo e contabile , compiti quali:

• Reclutamento e selezione del personale.
• Calcolo e pagamento della busta paga ai dipendenti.

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