Actividades básicas de oficina

Todo en actividades básicas de oficina

Las actividades básicas de oficina, son las actividades administrativas que realizan el personal de una empresa, organización o institución. Y que son necesarias para el funcionamiento de las organizaciones. Si se llevan a cabo de forma eficaz y eficiente, los resultados serán mucho mejores que si se hacen de forma deficiente.

La mayoría de los trabajos de oficina requieren habilidades básicas como: comunicación oral fluida, capacidad para escribir, archivar y cierta experiencia con equipos de oficina como computadoras, fotocopiadoras, etc.

Dependiendo del nivel del cargo o responsabilidad asumida, requiere que a persona posea educación técnica, universitaria o de cuarto nivel

Las tareas de oficina pueden asignarse de acuerdo a los procedimientos de oficina de establecimientos individuales. Y pueden comprender una combinación de funciones, como, por ejemplo, atender el teléfono, ocuparse de los registros. También, escribir a máquina u operar un programa de procesamiento de texto, tomar notas estenográficas, operar máquinas de oficina y archivar.

¿Qué es una oficina y qué es un oficinista?

Una oficina se trata del lugar, normalmente se trata de un local, que está preparado y designado para realizar un tipo de trabajo. Según mande la organización o la empresa, y que puede estar diseñada o estructurada de diferentes maneras, como en función del trabajo a desarrollar, en función de los trabajadores, etc.

Por su parte, el oficinista se trata de la persona que trabaja en una oficina, realizando diferentes actividades y funciones. Intenta que el funcionamiento que se lleva a cabo en la empresa sea adecuado y eficiente. Y se consiga una maximización de los resultados económicos de la organización.

¿Cuáles son las actividades básicas de oficina?

En todas las oficinas y en todos los trabajos de oficina siempre hay una serie de actividades que se tienen que llevar a cabo. Y que por ser básicas no significa que no son importantes para la empresa. Por ejemplo, algunas de las actividades básicas que tiene que realizar un oficinista en su lugar de trabajo son:

• Recibir y atender a todos los clientes que lleguen a la oficina, de forma que estén correctamente atendidos y no le ocurra ningún tipo de problema dentro de la oficina
• Planificar cuáles son los métodos de trabajo a realizar, asignando tareas a cada trabajador.
• Redactar y preparar informes y documentos a través de cualquier soporte electrónico o informático, como procesadores de texto o aplicaciones web preparadas para ello.
• Programar y asistir a reuniones para organizar la actividad a llevar a cabo en la empresa y para compartir el trabajo realizado evitando doble esfuerzo entre trabajadores y permitiendo una mayor eficiencia
• Controlar y revisar el correo electrónico y la correspondencia postal de la empresa. Así como también las redes sociales corporativas como Facebook y Twitter. También revisar y controlar otras funciones de interacción con el cliente como la atención de llamadas telefónicas.
• Organizar y clasificar todo tipo de información, archivos y documentos que se encuentren o generen en la empresa. De forma que se permita generar una actividad mejor preparada y con mayor posibilidad de éxito. Esa información y estos archivos ya pueden estar tanto en formato papel como en formato electrónico o digital, lo que permite mayor facilidad de ordenación.

Actividades básicas de oficina respecto al correo electrónico

Por otra parte, los oficinistas pueden realizar otras funciones, básicas según su puesto y su lugar de trabajo, como puede ser la del reparto de todo el correo y la correspondencia a todos los trabajadores de la empresa o la impresión y fotocopia de archivos y documentos.

También pueden encargarse de otras áreas como los temas de burocracia, controlando y llevando a cabo todos los trámites con el banco o con cualquier administración pública.

¿Cuáles son las cualidades que tiene que reunir cualquier oficinista?

Todos los oficinistas deberían reunir una serie de cualidades para garantizar que la actividad de la empresa se desarrolla correctamente y sin ningún tipo de problema. Algunas de estas cualidades que se deben conseguir para asegurar un correcto funcionamiento empresarial son:

• Puntualidad
• Responsabilidad
• Eficiencia
• Preparación profesional
• Aspiraciones
• Cumplimiento en el trabajo
• Trabajo en equipo

Algunas de las cualidades que tiene que reunir un trabajador de oficina se dan y se exigen ya que estos tienen que compartir durante toda la jornada laboral el espacio de trabajo.  Otras de deben más al propio cumplimiento del trabajo solicitado o de la actividad comercial.

Conexiones formativas en actividades básicas de oficina

Para trabajar en la oficina también puede ser necesaria la preparación y la formación. Se requiere la formación del trabajador para que este en cualquier momento sepa cómo actuar y conozca cuál es la necesidad que se demanda en cada momento. 

Se necesita la formación, para que se sepa compartir el espacio de la oficina y se necesita formación para saber cómo trabajar en la oficina. Por ejemplo cómo se maneja el correo electrónico o las redes sociales de Facebook o twitter, así como de cómo generar todo el correo y la correspondencia de manera adecuada.

De esta forma, Euroinnova Formación te ofrece todas las posibilidades de formación para trabajar en la oficina. Conociendo todos los posibles y diferentes trabajos que puede realizar una persona en su lugar de trabajo. También se enseña a cómo gestionar de manera correcta el Facebook y twitter de la empresa. Es decir, las redes sociales corporativas.

En Euroinnova ofrecemos una amplia oferta formativa online en actividades básicas de oficina. A través de nuestra formación online lograrás conocer las tareas administrativas básicas que se realizan en los trabajos de oficina. Si miras en portales de empleo, posiblemente encuentres ofertas de empleo, relacionadas con el perfil auxiliar administrativo. Gracias a nuestra formación en actividades básicas de oficina puede acceder a puestos de trabajo en una oficina.

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