¿Cuáles son las tareas básicas en Excel?

Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo ampliamente utilizado en el ámbito empresarial y personal para organizar, analizar y presentar datos. A lo largo de las diferentes versiones de Excel, las funciones y características han evolucionado, pero las tareas básicas siguen siendo esenciales para aprovechar al máximo este poderoso software. En este artículo, se abordan algunas tareas básicas en Excel como crear y guardar un archivo; realizar operaciones aritméticas; crear y editar tablas dinámicas; y utilizar Power Query. 

Crear y guardar un archivo en Excel

Las tareas más básicas en Excel consisten en crear y, posteriormente, guardar un archivo en este programa de Microsoft. Los pasos para realizar estas tareas son los siguientes:

Crear un nuevo archivo en Excel

• Abre Microsoft Excel en tu computadora. 

• En la pantalla de inicio, selecciona 'Libro en blanco' para crear un nuevo archivo. También puedes hacer clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda y elegir "Nuevo", luego selecciona "Libro en blanco". 

Guardar un archivo en Excel

• Una vez que hayas creado o editado un archivo en Excel, haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana. 

• Selecciona "Guardar como" en el menú desplegable. 

• Elige la ubicación donde deseas guardar el archivo en tu computadora. 

• Ingresa un nombre para el archivo en el campo "Nombre de archivo". 

• Asegúrate de que el formato de archivo seleccionado sea "Libro de Excel" (.xlsx) u otro formato compatible si es necesario. 

• Haz clic en el botón "Guardar" para guardar el archivo en la ubicación seleccionada. 

Ingresar datos en filas y columnas

El primer paso para trabajar con Excel es familiarizarse con las hojas de cálculo, que están compuestas por filas y columnas. Para ingresar datos, simplemente haz clic en una celda y comienza a escribir. Puedes moverte entre celdas utilizando las teclas de flecha o presionando 'Enter' para desplazarte hacia abajo y 'Tab' para desplazarte hacia la derecha. 

Cambiar filas por columnas o transponer datos

En ocasiones, es necesario cambiar filas por columnas o viceversa, lo que se conoce como transponer datos. Para hacer esto, sigue estos pasos: 

1. Selecciona los datos que deseas transponer. 

2. Haz clic con el botón derecho en la selección y elige 'Copiar' o presiona 'Ctrl+C'. 

3. Haz clic en una celda vacía en la hoja de cálculo donde deseas pegar los datos transpuestos. 

4. Haz clic con el botón derecho en la celda vacía y selecciona 'Pegado especial'. 

5. Marca la casilla 'Transponer' en la ventana de Pegado especial y haz clic en 'Aceptar'. 

Operaciones aritméticas con Excel 

Excel ofrece una amplia variedad de funciones y fórmulas para realizar operaciones aritméticas, como sumar, restar, multiplicar y dividir. Para utilizar estas funciones, sigue estos pasos: 

1. Haz clic en la celda donde deseas que aparezca el resultado de la operación. 

2. Escribe el signo igual (=) seguido de la función que deseas utilizar (por ejemplo, SUMA para sumar). 

3. Ingresa los argumentos de la función entre paréntesis, separados por comas. 

4. Presiona 'Enter' para completar la fórmula y ver el resultado. 

Por ejemplo, si deseas sumar los valores en las celdas A1 y A2, escribe =SUMA(A1:A2) en la celda donde deseas que aparezca la suma. 

Crear y editar tablas dinámicas 

Las tablas dinámicas son una herramienta poderosa en Excel para analizar y resumir grandes cantidades de datos. Para crear una tabla dinámica, sigue estos pasos: 

1. Selecciona los datos que deseas analizar con la tabla dinámica. 

2. Ve a la pestaña 'Insertar' en la cinta de opciones y selecciona 'Tabla dinámica'. 

3. Elige dónde quieres que se coloque la tabla dinámica (en una nueva hoja de cálculo o en una existente) y haz clic en 'Aceptar'. 

4. Utiliza el panel 'Campos de tabla dinámica' para arrastrar y soltar campos en las áreas de 'Fila', 'Columna', 'Valor' y 'Filtro' según las necesidades de tu análisis. 

Para editar una tabla dinámica existente, simplemente selecciona cualquier celda de la tabla y utiliza el panel 'Campos de tabla dinámica' para modificar la estructura y el contenido de la tabla. También puedes aplicar filtros y ordenar los datos directamente en la tabla dinámica. 

Power Query en Excel: funciones y aplicaciones 

Power Query (conocida como también "Obtener y transformar") es una herramienta de Excel que permite importar, transformar, combinar y dar forma a datos de múltiples fuentes. A continuación, se presentan algunas de sus funciones más comunes y aplicaciones. 

Importar datos 

Power Query facilita la importación de datos desde diversas fuentes, como archivos de Excel, bases de datos SQL, archivos CSV, páginas web e incluso servicios en línea como SharePoint o Salesforce. Puedes seleccionar la fuente de datos que desees importar desde la pestaña 'Datos' en la cinta de opciones y luego en 'Obtener datos'. 

Filtrar y clasificar 

Una vez que hayas importado los datos en el Editor de Power Query, puedes aplicar filtros para excluir datos no deseados o irrelevantes y clasificar los datos en función de tus criterios. Para aplicar filtros y clasificar, haz clic en el encabezado de la columna y selecciona las opciones de filtrado y clasificación en el menú desplegable. 

Eliminar, dividir y fusionar columnas 

Si necesitas modificar la estructura de tus datos, Power Query ofrece varias opciones. Por ejemplo, puedes eliminar columnas innecesarias, dividir columnas en múltiples columnas en función de un delimitador (como un espacio o una coma) o combinar columnas en una sola columna. Estas opciones están disponibles en la pestaña 'Transformar' del Editor de Power Query. 

Cambiar el formato de los datos 

Power Query permite cambiar fácilmente el formato de los datos, como convertir texto en números, fechas o monedas. Para cambiar el formato de una columna, selecciona la columna y elige el formato deseado en el menú desplegable 'Tipo de datos' en la pestaña 'Transformar'. 

Agregar columnas personalizadas 

Puedes agregar columnas personalizadas en Power Query para realizar cálculos o aplicar transformaciones específicas a tus datos. Para agregar una columna personalizada, ve a la pestaña 'Agregar columna' y selecciona 'Columna personalizada'. Luego, escribe la fórmula o expresión que deseas aplicar en la ventana 'Agregar columna personalizada'. 

Combinar consultas 

Si necesitas unir datos de diferentes fuentes o consultas, Power Query te permite combinar fácilmente consultas utilizando operaciones como 'Unión interna', 'Unión externa', 'Unión izquierda' y 'Unión derecha'. Para combinar consultas, ve a la pestaña 'Inicio' en el Editor de Power Query, selecciona 'Combinar' y elige la operación de combinación que desees aplicar. 

Una vez que hayas realizado las transformaciones necesarias en tus datos, puedes cargarlos en tu hoja de cálculo de Excel haciendo clic en 'Cerrar y cargar' en la pestaña 'Inicio' del Editor de Power Query. Al dominar estas funciones y aplicaciones de Power Query, podrás trabajar de manera más eficiente con datos en Excel y mejorar la calidad y confiabilidad de tus análisis y reportes.

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