¿Cómo llevar las finanzas de una pequeña empresa?

En las pequeñas empresas, la salud financiera es fundamental, ya que esta determina la viabilidad y éxito de sus proyectos a largo plazo. Con ella, es posible mantener liquidez, cubrir gastos, inversiones o afrontar contingencias. Además, determina el acceso a créditos o financiamiento cuando estos sean necesarios. En lo que sigue, se presentan algunos consejos sobre cómo llevar las finanzas de una pequeña empresa.

Consejos sobre cómo llevar las finanzas de una pequeña empresa

Planificar las finanzas  

Una planificación financiera sólida es elemental para el éxito de una pequeña empresa. Por esta razón, es necesario comentar por establecer objetivos financieros claros y realistas, tanto a corto como a largo plazo. Estos, de hecho, deben incluir las proyecciones en lo que respecta a los ingresos, gastos, inversiones y flujos de efectivo. Además, es importante elaborar un presupuesto detallado que contemple todos los aspectos del negocio, como costos fijos y variables, compras, marketing, entre otros. Como puede verse, es importante asegurar de actualizar dicho presupuesto periódicamente y ajustarlo en consecuencia según las condiciones del mercado y las necesidades de la empresa. 

Ahora bien, al tratarse del primer paso, deben contemplar la identificación y evaluación de riesgos, como las fluctuaciones del mercado, los cambios en las regulaciones o ciertos problemas en la cadena de suministro si es que se trabaja con proveedores. Para ello, es necesario desarrollar estrategias para proteger la estabilidad financiera del negocio. 

Llevar registros de gastos e impuestos 

Con un registro detallado y organizado de los gastos e impuestos, se puede administrar de mejor manera las finanzas de una pequeña empresa. Estos registros ayudan a comprender los costos operativos, identificar oportunidades de ahorro y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. En cuanto a consejos para llevarlo a cabo, se pueden mencionar los siguientes: 

• Categorizar y documentar los gastos. Se clasifican los gastos según categorías, como alquiler, servicios, salarios, entre otros. Es importante conservar los recibos, factoras y otros documentos asociados para respaldar los registros. 

• Utilizar software de contabilidad. Este permite registrar y rastrear gastos e ingresos de manera eficiente, así como puede facilitar la preparación de informes y declaraciones fiscales. 

• Registrar las deducciones fiscales. Es importante identificar los gastos que son deducibles de impuestos. Las deducciones pueden incluir actividades de la empresa, como seguros y gastos en infraestructura. 

• Cumplir con los plazos fiscales. Hay que tener en cuenta las fechas límite para presentar las declaraciones. Esto contribuye con la elusión de multas o sanciones. 

• Contratar un profesional. Aunque sea una pequeña empresa, es necesario contar con un profesional en contabilidad y fiscalidad, ya que pueden evitar errores que luego podrían impactar en la estabilidad financiera del negocio. 

Monitorear el rendimiento 

Otra manera de llevar las finanzas de una pequeña empresa consiste en monitoreas el rendimiento de la empresa. Esto es necesario para tomar decisiones informadas y, desde luego, para garantizar la viabilidad a largo plazo de la empresa. Se deben establecer indicadores de rendimiento que reflejen los objetivos financieros y así evaluar luego el progreso. Algunos de estos indicadores son la rentabilidad, liquidez, ingresos, entre otros. 

Por su parte, monitorizar también incluye analizar los estados financieros de la empresa, como el balance, el flujo de efectivo, entre otros, para identificar tendencias y áreas de preocupación en torno al rendimiento. Para esto, se pueden comparar los objetivos y las tendencias en las que están inmersos los competidores. Esto permitirá mejorar estrategias comerciales y financieras. 

Separar cuentas 

Cuando se trata de una pequeña empresa, es importante separar las cuentas personales y comerciales para mantener un registro claro y preciso. Esto facilita el seguimiento de ingresos y egresos relacionados con el negocio sin incurrir en confusiones y errores. Para lograr esto, se debe abrir una cuenta bancaria y obtener una cuenta de crédito exclusivamente para la empresa para utilizarlas únicamente en transacciones comerciales. Esto permite rastrar fácilmente los flujos de efectivo y simplificar el proceso de elaboración de informes financieros.  

Establecer un fondo de emergencia 

Un fondo de emergencia es una reserva de destinada a cubrir gastos imprevistos o inesperados que puedan surgir en la pequeña empresa. En efecto, puede proporcionar una red de seguridad financiera para enfrentar desafíos económicos, como la pérdida de ingresos, la reparación de equipos o la contratación de personal adicional, todo esto sin poner en peligro la estabilidad del negocio. 

Ahora bien, para establecerlo, se debe calcular cuánto dinero se necesitaría para cubrir gastos operativos durante un periodo determinado, que puede ser un trimestre o dos. Luego, se establece un objetivo de ahorra y se crea un plan para alcanzarlo, ya sea ahorrando una cantidad fija al menos o asignando un porcentaje de los fondos de ingresos. 

También hay que tomar en cuenta que el fondo de emergencia debe diferenciarse de la cuenta de ahorros para garantizar que los fondos estén disponibles cuando realmente se necesiten sin afectar la liquidez del negocio. Se debe revisar y ajustar el tamaño de los fondos de emergencia según cambien las condiciones o circunstancias de la pequeña empresa. 

Educarse 

Cuando se trata de pequeñas empresas, la educación financiera es clave para gestionar con éxito las finanzas. Invertir tiempo y recursos en adquirir conocimientos sobre finanzas y contabilidad permiten tomar decisiones informadas y evitar errores costosos. Algunas formas de mejorar la educación financiera son: 

• Leer libros y artículos sobre finanzas y contabilidad para pequeñas empresas, que cubran temas como la gestión del flujo de efectivo, la planificación financiera, la preparación de informes financieros y la optimización fiscal. 

• Participar en cursos y talleres de formación financiera, que pueden ofrecerse a través de instituciones educativas, organizaciones de desarrollo empresarial o cámaras de comercio. 

• Aprovechar recursos online como blogs, podcasts y videos, que ofrecen consejos y guías prácticas sobre temas financieros relevantes para las pequeñas empresas. 

• Establecer relaciones con profesionales financieros, como contadores y asesores fiscales, que puedan proporcionar orientación y asesoramiento específico para la empresa. 

• Unirse a grupos y redes de pequeñas empresas, donde se comparten experiencias y se aprender de otros propietarios de negocios que enfrentan desafíos financieros similares

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