Curso adgg0308

Curso ADGG0308 en Asistencia Documental y de Gestión de Despachos Online

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Maneja los procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información. Conoce el funcionamiento de los centros de documentación y archivo. Aprende sobre protocolo social, presentaciones y saludos. 

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Principios básicos del protocolo social

Si te interesa conocer más sobre protocolo social, ¡quédate! Te ofrecemos detalles interesantes sobre el tema. Primero, te daremos una definición como tal. Podríamos decir que el protocolo social es el conjunto de procedimientos, reglas, maneras de actuar y vestir ante una serie de situaciones. Estas normas son establecidas para saber estar en sociedad.

Está compuesto por una serie de conductas básicas. Estas son:

• Las presentaciones: Se presenta desde la persona de menor jerarquía a la de mayor jerarquía. Dirigirse al cónyuge como “mi marido” o “mi mujer”. Cuando nos van a presentar a alguien y estamos sentados, hay que levantarse en señal de respeto.
• El saludo: Guardar cierta formalidad. El apretón de mano debe ser breve y firme, sin guantes y sombreros puestos. Además, debe mirarse a los ojos y sonreír. 
• La conversación: Hablar y escuchar en el momento adecuado. No interrumpir y evitar silencios largos e incómodos. 
• La puntualidad: En caso de llegar tarde se debe avisar. 

¿Cuáles son las actividades de gestión administrativa?

Para conseguir el éxito empresarial es necesario un buen trabajo en equipo. Dentro de este equipo encontramos la figura del / la secretario /a. 

Es aquella persona que, podríamos decir, es la mano derecha o asistente administrativa de su jefe, el cual suele ser un alto ejecutivo. Entre sus funciones encontramos:

• Recibir documentos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender visitas.
• Acompaña a todos lados.
• Archivar documentos.
• Realizar cálculos elementales.
• Informar todo lo relativo al departamento del que depende.
• Tramitar de expedientes.

Expectativas que debe cumplir un archivista documental

Es fundamental, para cumplir con los objetivos marcados por la empresa, realizar un trabajo de calidad. Para ello te damos algunas nociones que te ayudarán a ser un/a buen/a archivista:

• Llevar a cabo una buena gestión de documentos.
• Diseñar, aplicar y perfeccionar los procedimientos y metodologías para la correcta clasificación e identificación de los documentos.
• Almacenar adecuadamente los documentos.
• Facilidad de consulta del archivo. Es necesario revisar y actualizar los catálogos e inventarios, todo con el fin de poder mantener un orden de los archivos para su consulta eficaz.
• Crear un programa de acceso a los archivos. El objetivo es garantizar el acceso al contenido de dichos documentos de manera fácil y sencilla según sus necesidades.
• Colaborar con otras personalidades o departamentos. Estos pueden ser colegas especializados en gestión documental, expertos en tecnologías de la información o docentes.

Es de relevancia mencionar que los archivos y documentos de una empresa son muy importantes en todos los procesos administrativos y empresariales, por lo que el archivista debe brindar asesorías para mantener el debido orden y manejo de dichos documentos a lo largo del todo el proceso.

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